IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Цифровая трансформация документооборота

Максим Белоус | 13.02.2019

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Цифровая трансформация документооборота

Благодаря нынешнему прогрессу технологий простейшие, казалось бы, инструменты повседневной бизнес-деятельности год от года становятся все более изощренными. Речь, конечно, не о степлерах или оснастке для штампов, хотя и эти чисто прикладные устройства заметно эволюционируют, – разговор пойдет о базовом оргтехническом инструментарии офисного документооборота – принтерах, сканерах, МФУ, копирах.

По мере того как информационный обмен все ощутимее цифровизуется, острее встает необходимость бесшовно и эффективно сопрягать движение бумажной и электронной документации по «нервной системе» предприятия, ведь в нее входят не только живые менеджеры разного уровня, но и их цифровые помощники: ERP-решения, средства машинной аналитики и автоматизированной работы с архивами.

Вот почему сегодня офисный комплекс оргтехники должен представлять собой не разрозненный зоопарк чисто прикладных устройств для оцифровки, либо вывода на бумагу документов, но единый гармоничный центр управления документооборотом — Managed Document Services (MDS). Имея дело с самыми разнородными материалами на входе – от рукописных пометок и бумажных формуляров до сложных PDF-документов с разметкой и тегами, – такая система обеспечит своему хозяину целый ряд бизнес-преимуществ и коренным образом модернизирует саму структуру движения информационных потоков внутри компании.

img

Всё для умного бизнеса

Практически любой бизнес-инструмент сегодня включает в себя три компонента: оборудование, программное обеспечение и компетенцию. Традиционно заказчики предпочитали готовые инструменты целиком, закупая оборудование и ПО у поставщиков и расширяя посредством внутренних ресурсов компетенции штатных ИТ-специалистов. Однако во множестве случаев — и подсистема печати не исключение — подобный подход перестает себя оправдывать.

Унификация ИТ-отрасли, едва ли не повсеместная в эпоху первых «IBM-совместимых» ПК, все чаще уступает место множеству слабо совместимых проприетарных решений. Каждое из них обладает собственными плюсами и минусами — и каждое нуждается в освоении, что делает специалистов-универсалов если не полностью исчезающим видом, то крайне дорогостоящим приобретением для любого работодателя, чья основная область бизнес-интересов лежит за пределами ИТ-сферы.

В этом, собственно, причина стремительного роста популярности облачных решений и аутсорсинга в последнее время. Специалисты на стороне поставщика таких услуг – поскольку он на этом и специализируется – располагают не только необходимыми компетенциями, но и богатым опытом, а заказчики, не расходуя чрезмерных средств, получают возможность качественно решать каждую из своих задач в строго определенном контрактом объеме.

img

Так, программное обеспечение KYOCERA Document Solutions как раз и позволяет компании наиболее эффективно использовать свои ограниченные ресурсы для наилучшего удовлетворения потребностей в сканировании, печати и обращении оцифрованных документов в организации в целом. Основываясь на отлично зарекомендовавшей себя (в том числе и на российском рынке) аппаратной платформе, продуманном многофункциональном ПО и навыках авторизованных вендором специалистов, разработанное MDS-решение открывает доступ к компетенциям уровня одного из ведущих мировых разработчиков в области документооборота и не несет при этом обременительных ресурсных и временных затрат (в первую очередь на содержание и непрерывное переобучение штата соответствующих специалистов).

KYOCERA Document Solutions предлагает широкий спектр оргтехники, что позволяет при наличии совместимого со всем этим парком гибкого управляющего ПО выстраивать эффективные MDS-системы под требования любых заказчиков с весьма переменчивыми запросами. Ведь такие системы отличаются комплексным характером: помимо печати охватывают и сканирование, и пересылку оцифрованных документов, и вопросы информационной безопасности, разграничения доступа к оборудованию, формирования политик печати и пр.

img

Поставщик MDS-услуги на базе KYOCERA Document Solutions заключает с заказчиком единый SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне обслуживания), консолидирующий ответственность и гарантирующий исполнение ожидаемых объемов работ в оговоренные сроки с заявленными качеством и надежностью. Оптимизация номенклатуры печатного оборудования в ходе воплощения проекта в жизнь позволяет заказчику дополнительно снизить эксплуатационные расходы за счет сведения закупок расходных материалов в единый уверенно контролируемый канал.

Весь спектр ПО для MDS

Отлаженное решение для организации современного документооборота должно отвечать целому ряду требований. Помимо наиболее очевидного — сокращения расходов на печать, сюда входят: обеспечение безопасности данных в ходе как оцифровки с бумажных носителей, так и вывода на печать; оптимизация временных затрат на пересылку цифровых документов про различным каналам; обеспечение интеграции готового решения с мобильными гаджетами и многие другие.

Все эти задачи находят в случае KYOCERA Document Solutions соответствующее программное решение. К примеру, расширенная система обработки документов – ScannerVision – обеспечивает полный цикл маршрутизации оцифрованных документов: от сканирования до архивного хранилища на основе метаданных с использованием тегов. Персонализированная же консоль управления PanelPlus предоставляет каждому пользователю устройства, произведенного под маркой KYOCERA и оснащенного HyPAS платформой, удобный настраиваемый доступ ровно к той функциональности печати/копирования/сканирования, которая необходима и достаточна для исполнения его должностных обязанностей.

img

Среди уже доступных программных решений KYOCERA Document Solutions особо выделяется KYOCERA Net Manager (KNM) — единый центр мониторинга и управления MDS-сервисами в пределах всей сети заказчика. Благодаря дружественному интерфейсу это ПО обеспечивает доступ даже самого неподготовленного пользователя к практически полной функциональности, которая может потребоваться от принтера, сканера или копира. В частности, составляющая FollowMe в составе KNM позволяет исполнять однажды отправленное на печать задание на любом доступном в сети печатающем устройстве. Конфиденциальность выводимых на печать данных при этом обеспечивается за счет требования предварительной авторизации пользователя на выбранном принтере с применением PIN-кода, либо смарт-карты. Возможно использование комплексных политик печати, включая разграничение доступа к цвету, а также сбор статистики и автоматизированное формирование регулярных отчетов.

Другое важное и поистине уникальное на рынке программное средство из данного пакета – KYOCERA Capture Manager (KCM) – начнет поставляться через официальные каналы вендора уже в ближайшее время, позволяя заказчику сделать решительный шаг на пути к цифровой трансформации. Представляя собой специализированную MDS-службу для оптимизации управления децентрализованными процедурами сканирования в пределах организации с использованием всего доступного в локальной сети оборудования, KYOCERA Capture Manager обеспечивает идентификацию обрабатываемого документа по типу, а также обработку и извлечение данных и их перенаправление для дальнейшего вывода на ERP-системы, в СУБД, облачные хранилища, сетевые папки и т. п.

img

В итоге поступающая в «нервную систему» организации информация из любых источников становится сразу же доступной для дальнейшей работы: адекватно распознанной с аналоговых оригиналов, структурированной, должным образом отформатированной, размеченной в соответствии с правами доступа уполномоченных сотрудников, а также совместимой с аналитическими бизнес-приложениями, включая ERP-решения и бухгалтерские системы.

KYOCERA Capture Manager не только разгружает персонал заказчика от утомительных и кропотливых бизнес-процедур, но и обеспечивает такие преимущества, как сокращение задержек в ходе оценки обстановки и принятия решений менеджментом среднего и высшего уровня. Вдобавок каждый оцифрованный им документ сохраняет свою исходную структуру, что заметно упрощает организацию поиска нужных данных, в особенности архивных.

Юридические и логистические отделы крупных предприятий, не говоря уже о специализированных подразделениях по обработке входящей корреспонденции, наверняка по достоинству оценят удобство и эффективность KYOCERA Capture Manager. Вместе со всем комплексом специализированного ПО KYOCERA Document Solutions это решение для многих заказчиков станет краеугольным камнем нового, подлинно эффективного офисного документооборота.

Компания: Kyocera

Другие материалы рубрики

Загрузка...

Компании сообщают

Мероприятия

22.08.2019
ИТ-пикник

Санкт-Петербург

23.08.2019
DISKOBALL от DataLine

Москва, Стадион "Метеор"

29.08.2019
Европейский опыт клиентского сервиса

Санкт-Петербург, Генеральное консульство Швеции, Малая Конюшенная ул., 1/3

29.08.2019 — 30.08.2019
II Петербургский Цифровой форум

Санкт-Петербург, Ленэкспо, павильон 7

04.09.2019 — 06.09.2019
MERLION IT Solutions Summit