IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Закупаем софт для бизнеса: четыре распространенных вопроса

Руслан Галка | 25.12.2019

Закупаем софт для бизнеса: четыре распространенных вопроса

Кажется, что купить софт очень просто. Выбрал товар, перешел к оплате, скачал дистрибутив, ввел лицензионный ключ — пользуйся. Все действительно так, если вы покупаете «массовое» ПО для домашнего использования, например подписку на антивирус. Если же приобретается софт для бизнеса, то на каждом из этапов — от выбора до техподдержки — компанию ожидают подводные камни, и не всегда закупщики к ним готовы. Какие же особенности ПО как товара нужно знать, чтобы покупка завершилась успешно?


Почему ПО поставляется долго?

Мы живем в мире, где большинство товаров становятся нашими через считанные секунды после оплаты: будь то йогурт, билет в кино или подписка на доступ к музыке. Однако в случае программных продуктов это не всегда так: во многих случаях поставка может составлять до двух недель. Это нужно учитывать при планировании бизнес-процессов: заранее рассчитывать все так, чтобы необходимые лицензии не были нужны «вот прямо сейчас».

img

К сожалению, реальная дата поставки почти не зависит от конкретного реселлера. Иными словами, чаще всего бесполезно уходить к другому поставщику и просить поставить продукт быстрее. Это происходит потому, что во многих случаях лицензионный ключ генерируется вендором уже после получения оплаты. Таким образом, ваши деньги должны поступить на счет реселлера, затем — на счет дистрибьютора, затем — к вендору, и только после этого команда компании-разработчика генерирует и высылает ключ. Если офис производителя ПО расположен за рубежом, то стоит учесть разницу в часовых поясах, а также национальные праздники (которые у нас являются рабочими днями) — и вот набралось уже несколько дней. Кроме того, далеко не все вендоры работают оперативно, особенно если речь об экзотическом ПО, выполняющем узкоспециализированные задачи.

Иногда у реселлера есть возможность ускорить этот процесс. Однако лишь в том случае, если между ним и вендором сложились партнерские отношения. Имеет смысл проверить, какой статус имеет ваш поставщик в партнерской программе компании-разработчика: «платиновый», «золотой», «серебряный» или «бронзовый», — часто это можно сделать прямо на сайте вендора. Правда, не у всех вендоров есть такие программы.

Что лучше: постоянная лицензия или подписка?

Ответ на этот вопрос зависит от особенностей вашего бизнеса. Чаще всего оптимальным вариантом оказывается приобретение лицензий по подписке.

  • Во-первых, в таком случае вы получите постоянно обновляемое программное обеспечение: как только выйдет новая версия, сразу сможете пользоваться всеми ее преимуществами.

  • Во-вторых, при регулярных платежах не нужно выделять сразу большую сумму на приобретение программного обеспечения, а все расходы прогнозируемы.

  • В-третьих, если бизнес растет (или, наоборот, сокращается), можно гибко подстраивать необходимое количество подписок и платить только за фактически оснащенные рабочие места.

  • В-четвертых, не нужно следить, какие именно лицензии настала пора обновлять – все происходит автоматически.

img

Но есть сильные стороны и у постоянных лицензий. Нужны они в первую очередь небольшому бизнесу, работающему на устаревшем «железе» со старыми версиями операционных систем. В таком случае плюсы подписки превращаются в минусы: регулярно обновляемый софт может быть просто несовместим с наследием ранее установленного программного и аппаратного обеспечения. Есть и еще один, очень утилитарный плюс: постоянную лицензию проще поставить на бухгалтерский учет.

Как защититься от проблем при проверках?

Бизнес часто становится объектом проверок подлинности программных продуктов, которые проводит МВД. Использование нелицензионного софта влечет ответственность: гражданско-правовую, административную, а в случае масштабных нарушений — даже уголовную (ст. 146 УК РФ). Но как доказать, что ПО в компании лицензионное?

Первый способ — представить доказательство того, что софт действительно был приобретен. Когда-то компании хранили коробки от дисков с программными продуктами – при проверке этого было в принципе достаточно, но неудобно. Поэтому производители ПО стали выпускать голографические наклейки: они прикреплялись к корпусу компьютера и были первым (хотя и неофициальным) свидетельством того, что это рабочее место оснащено лицензионным софтом.

img

Однако времена коробок ушли в прошлое – сегодня 99% всех программных продуктов распространяются в виде электронных ключей. Но аналог наклеек есть и сейчас: это цифровые лицензии, которые можно сохранить в формате PDF и предъявить при проверке.

Есть и другой способ продемонстрировать легальность ПО: предоставить проверяющим органам бухгалтерские документы, подтверждающие постановку программного обеспечения на учет в организации.

Как правильно сэкономить?

Программное обеспечение — особенно специализированное — является одним из основных инструментов производства и часто стоит довольно дорого. Однако надо понимать, как именно следует экономить.

Например, не стоит приобретать ПО в сомнительном магазине: проверить вашего бизнес-партнера можно, посмотрев отзывы на «Яндекс.Маркете» и проверив его партнерские статусы по сайтам вендоров.

img

Кроме того, нужно следить за тем, чтобы низкая цена не была обусловлена недоначисленным НДС. Дело в том, что налог на добавленную стоимость действительно может не начисляться — но только в том случае, если поставщик софта может предоставить всю цепочку лицензионных договоров (вендор — дистрибьютор – реселлер — покупатель). В противном случае компания-покупатель рискует получить штраф от налоговых органов.

Есть и правильные способы сберечь деньги. Первый из них — следить за специальными предложениями, которые делают вендоры программного обеспечения. Часто они устраивают акции, которые можно условно разделить на несколько видов:

  1. Скидки при переходе с конкурирующего продукта.

  2. Скидки за объем: при покупке N лицензий вы получите скидку X%.

  3. Скидки при совместном приобретении двух дополняющих друг друга продуктов (например, основного софта и плагинов к нему).

  4. Скидки при переходе со старой версии ПО на новую — разумеется, этот перечень неполон.

Кроме того, некоторые производители ПО предоставляют специальные условия для компаний определенных отраслей: чаще всего для медицинских организаций или учебных заведений. Если вы представляете, например, вуз, стоит внимательно присмотреться к программным продуктам, у которых предусмотрены академические версии, — скидки на них могут составлять от 10 до 30%. Правда, нужно быть готовым собрать копии документов, подтверждающих ваше право на скидку, — в первую очередь лицензии на образовательную деятельность.

Software (ПО компьютера)

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 12/2019], Подписка на журналы

Об авторах

Руслан Галка

Руслан Галка

Директор по маркетингу компании «Системный софт».


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Можно ли, поняв, что половина информации не доходит до серого вещества, отсеиваемая «вратами сортировки», что-нибудь с этим сделать?
Уже довольно многие согласны с тем, что в крупных организациях необходимо создавать т. н. «службы заказчика», предоставляющие аутсорсинг ИТ-услуг.
На первой встрече по первому проекту, на котором я выступала в роли аналитика, я молчала, хмурила брови и писала что-то в блокнот. В общем-то, я и сейчас на встречах с бизнесом хмурю брови и пишу в блокнот. Но только раньше я это делала от неопытности, а теперь от неожиданности.

Компании сообщают

Мероприятия

15.07.2020
Создание и вывод на рынок hardware-продукта

Санкт-Петербург, онлайн-трансляция

17.07.2020 — 18.07.2020
Лаборатория: бизнес как система.

онлайн, 10.40 -18.00 (мск)

23.09.2020 — 24.09.2020
Форум Индустриальной Роботизации

Санкт-Петербург, Чернорецкий пер. 4-6