IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Системы печати, сокращающие издержки

Сергей Грицачук | 03.02.2020

Системы печати, сокращающие издержки

Оснащение офиса или предприятия системой централизованной печати — первый шаг к экономии средств компании. Вместо множества индивидуальных принтеров, требующих постоянного обслуживания и практически неконтролируемых с точки зрения как разумного потребления расходников, так и конфиденциальности, устанавливается единый мощный копировально-множительный агрегат, способный без труда обслужить большое количество пользователей и выполнить практически любые задания на печать. Но достаточно ли этого?

Увы, ответ отрицательный. Просто так взять и заменить десяток-другой принтеров на один мощный копир можно и даже выгодно, но его бесконтрольное использование мгновенно порождает другие проблемы и в результате вместо ожидаемой выгоды принесет прямо противоположный эффект. Отчего так происходит? Причин тому несколько, но основные из них порождены именно централизацией. Вспомните: часто ли возникала ситуация, когда, отправив задание на печать, вы попросту забывали о нем? Или, отправившись к общественному принтеру, не могли найти свой документ среди груды распечаток?

Достаточно этих двух пунктов, чтобы осознать масштабность проблемы, а тому, кто видел, как в конце рабочего дня клининг-менеджер отправляет в мусорный пакет невостребованные распечатки (которые к тому же могут содержать конфиденциальную информацию!), осознавать нечего — всё очевидно. Бесконтрольность порождает хаос, а хаос порождает проблемы — причем для компании эти проблемы чреваты серьезными материальными убытками. И не только потому, что сотрудники, обрадовавшись появлению мощного принт-центра, начнут массово тиражировать не только рабочие, но и личные документы, увеличивая расходы компании на бумагу, тонер, и прочие операционные расходы.

img

Представьте себе, что будет, если документ с конфиденциальной информацией попадет в руки конкурентов. Впрочем, достаточно и того, что его прочтут не имеющие допуска сотрудники — разглашение гарантировано, убытки могут достичь космических масштабов, а концов не сыскать, ведь доступ к бумагам с грифом “Confidential” ограничен лишь крышкой мусорного бака на задворках бизнес-центра.

В остальном потери не столь масштабны, но ощутимы: по нескольку раз отправленные задания, сложность в поиске собственного документа, даром потраченное рабочее время, простои или, наоборот, чрезмерные пиковые нагрузки на оборудование. Все это приводит к повышению затрат, при которых уже ни о какой экономии речь не идет.

Но выход из ситуации есть, и он, как ни странно, очевиден: необходимо дополнить централизованную структуру печати специализированной системой управления. Программно-аппаратный комплекс, объединенный с устройствами для тиражирования документов в единую инфраструктуру, позволяет установить четкий контроль за выполнением заданий на печать. Традиционно он состоит из сервера печати с предустановленным специализированным ПО и дополняется системой идентификации и аутентификации пользователей. Благодаря грамотно настроенным политикам все вышеперечисленные проблемы устраняются: ни один документ не пойдет в печать до тех пор, пока не будут соблюдены все условия, необходимые для выполнения запроса.

Таким образом, отправляя документ на печать, сотрудник еще не запускает его тиражирования: документ направляется на сервер, где устанавливается в очередь и снабжается сопроводительной информацией об отправителе, времени и месте печати, степени конфиденциальности и пр. Для получения копии достаточно подойти к печатающему центру и пройти процедуру аутентификации — сразу после подтверждения личности копир выдаст требуемый документ, а на сервере сохранится запись о том, что он был распечатан.

img

Нетрудно догадаться, что невостребованные документы осядут на сервере печати и в любой момент администратор сможет их обнаружить и удалить (если, конечно, это не проделано автоматически самой системой контроля доступа печати согласно предварительным настройкам). Таким образом, лишней работы принтер не сделает, расходники будут сэкономлены, а заодно и с безопасностью никаких проблем. Эта схема оправдывает себя и в других ситуациях: после установки системы контроля и управления печатью действия каждого пользователя будут запротоколированы, что позволит легко отследить нарушения.

Например, в конце выбранного периода (день, неделя или месяц) можно проанализировать объем распечаток и выявить сотрудников-рекордсменов: возможно, им требуется помощь в оптимизации труда, а возможно, они печатают личные документы, что, конечно же, должно быть строжайше пресечено. Впрочем, система может и сама просигнализировать ответственному лицу о чрезмерно монументальном задании, и заблокировать его до выяснения причин. Также можно настроить квоты по пользователям и группам и уведомлять пользователя (и администратора) о превышении выделенного лимита печати.

Итак, внедрение системы контроля печати позволит компании существенно сократить расходы за счет:

  • экономии на бумаге, расходных материалах и комплектующих;

  • экономии на обслуживании, ремонте и профилактике печатного оборудования;

  • экономии за счет исключения нецелевого использования производственных мощностей;

  • экономии за счет минимизации затрат рабочего времени на печать.

Впечатляет? Безусловно. Но и это не всё: системы управления печатью способны распознавать типы заданий и выбирать для них наиболее оптимальные режимы, чего сами сотрудники практически никогда не делают (например, письмо, отправленное по электронной почте, может быть распечатано в двустороннем виде). Такой подход сокращает количество использованной бумаги и тонера: казалось бы, мелочь, но в масштабах предприятия экономятся немалые средства. Кроме того, можно оптимизировать направления печати: монохромное задание, по ошибке направленное на цветной фотопринтер, будет автоматически переадресовано на черно-белый — опять же экономия.

Остается упомянуть о программных продуктах, посредством которых решается задача централизованного управления печатью. Среди них как фирменные, например, HP Access Control, так и решения сторонних разработчиков – FollowMe Printing, Equitrac, PaperCut и SafeCom и др., у каждого из которых свои особенности (например можно выделить поддержку электронных карт пользователей или NFC-модулей в смартфонах).

Выводы

Подсчитать точную сумму экономии от внедрения системы контроля печати изначально практически невозможно, поскольку неясно, сколько ресурсов расходуется нецелевым или неоптимальным способом. Однако достоверно известно, что эффект достигается всегда и средства, вложенные в модернизацию инфраструктуры, окупаются в любом случае. Поэтому внедрение подсистемы контроля и учета печати при переходе на централизованную схему — обязательно. И не только ради экономии, но и для повышения уровня защищенности информации предприятия, а это, согласитесь, бесценно.

управление печатью

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 01/2020], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия

10.04.2020
Финтех 2020

Москва, InterContinental

14.04.2020 — 15.04.2020
CONFERENCE FOR BEST BRANDS 2.0

Даниловский Event Hall, ул. Дубининская, д. 71, стр. 5