Как хранить лицензии на ПО, или Помоги себе SAM
Парк ваших компьютеров и серверов разросся, банк используемого ПО увеличился в разы, а сотрудник, ведающий учетом лицензий и дистрибутивов, требует увеличения жалованья и двух помощников, грозя увольнением? Что ж, значит, пора серьезно пересмотреть парадигму подхода к управлению вашими нематериальными активами, а точнее — ввести новые способы анализа и каталогизации, хранения лицензий, дистрибутивов программ, ключей и тому подобных инструментов.
Здесь самое время вспомнить о SAM — Software Asset Management, специализированном программном подходе, позволяющем полностью автоматизировать процесс контроля, учета и формирования отчетов об используемом на компьютерах компании ПО и привязанного к нему пакета лицензий. Как правило, такие программы умеют не только собирать статистику о компьютерах в сети и их ПО, но и превентивно сообщать о потенциальных проблемах, например истечении срока действия лицензий или появлении нелицензионного ПО.
Воспользовавшись подобными инструментами, руководителю значительно легче принимать решения о финансовых операциях с софтом. Можно также подобрать наиболее оптимальную финансовую стратегию, которая позволит свести к минимуму затраты на оплату и продление лицензий, таким образом оптимизировав расходы. Безусловно, самостоятельно ни одна программа этого сделать не в состоянии, но если речь идет о парке электронно-вычислительных машин в несколько десятков, а то и сотен единиц, то ПО окажет огромную помощь и весьма быстро окупится.
Среди наиболее известных пакетов следует отметить LANDesk Inventory Manager, «10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров», Тotal Network Inventory, Flexnet Manager, Alloy Navigator и др. Какой из них предпочесть, сказать сложно, каждая программа имеет свои преимущества, поэтому к выбору лучше привлечь профессионала или самостоятельно внимательно изучить особенности продуктов. А для понимания того, как это работает, рассмотрим процесс управления на примере ПО Total Network Inventory (TNI).
Итак, первый шаг — инвентаризация ПО, установленного на ваших серверах и рабочих станциях. TNI проанализирует данные на всех устройствах, работающих под управлением Windows или Mac OS X, которые обнаружит в сети, и представит их в максимально удобном для восприятия виде. На этом этапе легко выявить агнцев и козлищ, после чего несанкционированно установленные или необязательные на конкретном компьютере версии программ можно сразу ликвидировать. Девиз первого шага — «Ничего лишнего, только обязательное!». Неоценимую помощь на этом этапе окажут фильтры и система поиска, позволяющая отсортировать ПО по издателю, подразделению и другим признакам.
Как видно на иллюстрациях, достаточно выбрать одну программу из перечня обнаруженных, чтобы незамедлительно понять, на каких компьютерах она установлена. Разумеется, тут же можно оценить ее легитимность и срок действия лицензий.
Порядок в компьютерном хозяйстве наведен? Прекрасно! Следующий шаг – заполняем базу лицензий. Для каждого программного обеспечения следует добавить ключ в базу данных и привязать к соответствующему продукту с обязательным указанием стоимости, даты приобретения и срока действия. Работа кропотливая, но проделать ее придется только единожды. А кроме того, TIN поможет в наглядной форме подобрать тип лицензии.
Примечательно, что в дополнение к текстовой информации программа предложит сохранить в базе сканы документов, изображения и даже файлы ключей, так что любая нужная информация всегда будет под рукой. И конечно же, на этом этапе у всего обнаруженного ПО будет виден лицензионный статус: самое время проверить все продукты и при необходимости произвести над лицензиями требуемые действия: продлить, докупить, снять с обслуживания и т. п.
Как это выглядит? Посмотрим на скриншот: программа показывает зеленым цветом то, что в порядке, и выделяет красным просроченные или завершившие свой срок действия ключи, тут же информируя о количестве как свободных, так и недостающих.
Но и это не всё: по каждой проблеме можно получить детальное описание сути возникшей неприятности и причин ее возникновения. Таким образом, остается только внимательно следить за отчетами о состоянии лицензий и своевременно реагировать на предупреждения, чтобы не допустить неприятных ситуаций.
И наконец, есть еще один нюанс: человеческий фактор. К сожалению, в каждой компании найдутся чрезмерно активные сотрудники, которые могут устанавливать на свои рабочие места то, что категорически нежелательно или попросту запрещено, и в то же время удалять, по их мнению, «абсолютно бесполезные» программы. Системы аудита ПО помогут и здесь: достаточно разбить подопечные компьютеры на группы и пометить любой программный продукт как «обязательный» для одной группы и/или «запрещенный» для другой.
Очевидно, что применение системы учета, хранения и актуализации дистрибутивов не требует особых навыков и знаний – справится пользователь любого уровня. Но зато подобная система способна заменить несколько человек и огромное количество шкафов-каталогов с архивами договоров, лицензий, копий платежных документов и прочего. Разумеется, ощутимо снизится и нагрузка на ИТ-отдел, к которому не будут обращаться сотрудники с проблемой истекшего срока действия лицензионного ключа.
Впрочем, это лишь малая часть преимуществ от внедрения средств SAM. На практике они дают весьма ощутимый выигрыш, позволяя грамотнее планировать бюджеты и уменьшать операционные расходы предприятия.
Опубликовано 19.05.2017