Когда удобно работать с документами в среде Google Docs
Большинство из нас пользуются офисными приложениями, однако задействуем мы лишь малую часть заложенных в них возможностей. Конечно, любой офисный пакет универсален настолько, что позволяет решать самые сложные задачи, но всем ли это необходимо? Кто-то создает объемные документы, включающие консолидированные данные, объекты из других приложений, макросы, формы и целые подпрограммы, написанные на встроенном языке, впрочем, много ли таких? Практика показывает, что немного. Причем это касается не только Microsoft Office, но и других офисов: OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony. Большинство пользователей создают с их помощью текстовые документы и простые электронные таблицы, ну и еще прибегают к услугам почтовых клиентов. Если вы относитесь к их числу, попробуйте задуматься: есть ли смысл в громоздком, сложном и при этом не дешевом продукте?
Возможно, для ваших задач достаточно «облачной» среды из веб-приложений, не требующей для работы ничего, кроме браузера и доступа в Интернет. Таких предложений несколько: Office 365 от Microsoft, iWork.com от Apple и Google Docs. Остается только определиться, есть ли у вас веские причины переходить на них. (Лично я выбрал Google Docs еще в тот момент, когда существовали Writely и Google Spreadsheet.)
Перечислю эти причины:
вы не создаете сложных документов;
вы часто меняете рабочее место (ПК дома, ноутбук или планшет в дороге, ПК в офисе, интернет-кафе);
вы нуждаетесь в кросс-платформенной среде (используете разные платформы и ОС);
вам часто требуется организовать совместную работу над документами с несколькими соавторами, для оперативного внесения изменений в тексты;
вы не готовы расстаться с большой суммой денег на оплату лицензионного ПО, а применять пиратский софт не позволяют убеждения;
вы хотите сэкономить место на жестком диске и свести к минимуму количество имеющихся программных продуктов;
вы терпеть не можете, когда на компьютере запущено несколько отдельных программ, но спокойно миритесь с десятками вкладок в браузере;
вас раздражает длительное время загрузки офисного пакета или время открытия небольшого документа;
вы постоянно забываете нажимать кнопку «Сохранить», из-за чего частенько теряете введенную информацию;
вам приходится регулярно сталкиваться с разными форматами документов, что создает трудности и задержки в работе;
вам надоели постоянные проблемы с почтовым сервером, пропажи важных писем, море спама и прочие неприятности;
и наконец, вы мечтаете о том, чтобы получить универсальную рабочую среду, которая позволит вам с помощью одного продукта иметь доступ ко всем функциям офиса.
Данный список можно продолжать, но даже этого перечня (а точнее – любого из его пунктов) достаточно для того, чтобы перейти на «облачный» документооборот. Например, у меня существует необходимость писать статьи, заметки в блоги и обзоры на различные сайты, хранить собственные записки, создавать несложные электронные таблицы, просматривать презентации, иногда рисовать пояснительные картинки к своим статьям и другим записям. Все это я делаю в среде Google Docs. Хотя справедливости ради добавлю, что на жестком диске «живет» и OpenOffice.org – на всякий случай.
В чем заключаются особенности Google Docs
Электронные таблицы, текстовый редактор, почта, интернет-коммуникатор, читалка новостной ленты - и все это поместилось в браузере. Даже календарь-планировщик, органайзер, калькулятор и часы-будильник-таймер там же. Словом, весь офисный набор.
Главной особенностью офиса Google является работа с документами в браузере. Вам не нужно ничего устанавливать на ПК: если у вас есть браузер Google Chrome и почтовый аккаунт на @gmail.com, вы можете сразу же приступить к работе и сделать это без ограничений – достаточно ввести почтовый адрес и пароль. Впрочем, браузер можно использовать любой другой. К примеру, если вам привычнее Internet Explorer – пользуйтесь им, а для удобства установите панель Google.
Доступ к документам, а также их загрузка и структурирование производятся на главной странице
Вторая особенность – автосохранение документов. Все действия с ними автоматически сохраняются в «облаке» и даже внезапный разрыв связи или отключение электроэнергии не повредят документу: после восстановления связи вы продолжите свое занятие с того места, на котором остановились. Но будьте осторожны! Если вы по-прежнему работаете и с другими (стационарными) офисными пакетами, привычка не контролировать процесс сохранения сослужит плохую службу (а к хорошему привыкаешь быстро, как оказалось!).
Третья особенность – работа с документами широко распространенных форматов: Google Docs понимает стандартные типы документов и умеет их конвертировать для сохранения на жестком диске в требуемый формат (вплоть до PDF). Это очень удобно, когда у вас множество разнотипных документов. Впрочем, разработчики предупреждают, что при конвертировании могут возникать сбои в форматировании, но на моей памяти подобных проблем не было.
Редактирование текста в полноэкранном режиме мало чем отличается от привычного интерфейса - разве что функций поменьше.
И наконец, четвертая особенность – совместная работа. По умолчанию документ создается приватным и доступен только для вас; но если надо – можно предоставить к нему доступ другим лицам. Для этого предусмотрено два режима: «Редактор» дает возможность вносить исправления в документы, а «Читатель» предоставляет права для просмотра.
Электронные таблицы даже в облачной среде - мощный инструмент. А уж для таких простых табличек - и вовсе незаменимый.
Есть и иные особенности: интеграция с другими сервисами, возможность публикации документов непосредственно на веб-ресурсах, перевод текста (причем достаточно корректный) на многие языки, вставка формул и рисунков, автоматическая проверка орфографии, а также отправка документа электронной почтой адресатам (группам, по списку выборочно) в любом из поддерживаемых форматов. Кроме того, документы, хранимые в формате Google Docs, не расходуют дисковое пространство.
Каковы ограничения Google Docs
Разумеется, главное ограничение продукта – функциональность. Доступны только базовые возможности, характерные для офисных продуктов.
Не стоит забывать и о безопасности: если ваши документы содержат ценные данные, размещать их в публичном месте (пусть даже и защищенном) опасно. Как показали события последнего года, утечка информации возможна даже из (казалось бы) закрытого ресурса – любое интернет-хранилище не защищает вас стопроцентно от подобных эксцессов.
Еще одно ограничение – доступный объем для хранения информации. По умолчанию он составляет 1 Гбайт (бесплатно). Если же такого ресурса мало – можно перейти на платный вариант и расширить его до 16 Тбайт (хотя вряд ли это кому-то пригодиться), но дополнительные 20 Гбайт обойдутся всего в $5 в год, а 80 Гбайт – в $20.
Впрочем, существуют и другие ограничения, вроде непривычного интерфейса, отсутствия проверки пунктуации, вертикальной линейки и прочих функций, привычных для стационарных офисных продуктов, а также невозможности выполнять операции копирования/вставки правой кнопкой мыши. Ну и, разумеется, нельзя работать без регистрации почтового адреса в системе.
Выводы
Как высказался один мой коллега: «Если бы Google Docs не существовало, его стоило бы создать!». Это очень хороший инструмент для тех, кто не хочет быть привязанным к одному рабочему месту с его уникальными настройками. Практически все повседневные задачи в части работы с документами можно решать при помощи Google Docs, а некоторым пользователям (например, мне) этот «облачный» сервис создает полноценную офисную среду. Календарь-планировщик, почта, средство электронной коммуникации, хранилище изображений и документов – полностью заменяют привычный набор разнородных программных продуктов. Достаточно просто запустить браузер – и можно приступать к работе. Просмотреть план текущих задач и новости, ответить на почту, пообщаться с нужными людьми, найти и проанализировать необходимую документацию, написать заметку в блог или статью – например, вот эту самую, которую вы только что прочитали.
