Бухгалтер: свой или на аутсорсе?
Аутсорсинг бухгалтерского учета позволяет бизнесу значительно снизить статью затрат. А это не только зарплата – сюда входят и организация рабочего места, плата за софт, канцелярские принадлежности, всевозможные отчисления, курсы повышения квалификации и т. д. Аутсорсинговая фирма не болеет накануне сдачи отчетности, не уходит в отпуск, не страдает мигренями и нервными срывами. Появляется больше гарантий и пространства для маневра.
По данным компании «Форос Аудит», в развитых странах до 80% организаций ведут бухгалтерский учет через специализированные аутсорсинговые фирмы. Сейчас и в России этот сервис становится все популярнее. Тем более что аутсорсеры несут материальную ответственность за свои ошибки. Говорит Николай Пацков, генеральный директор «Конструктора документов FreshDoc.ru»:
«Аутсорсинг предполагает принципиальную возможность возмещения аутсорсером штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета. В случае со штатным бухгалтером подобное скорее исключение, а о крупных суммах вообще речь не идет».
От теории – к практике
На словах все прекрасно. А как на деле? Практика показывает, что и у аутсорсеров бывает и низкое качество услуг, и ошибки, и неверно составленные документы. Тем более что руководитель компании не всегда разбирается в финансовых тонкостях, чтобы проконтролировать этот участок, и зачастую проблемы выявляются только при проверке соответствующими органами, что влечет массу неприятностей и штрафов. Даже если заставить аутсорсера переделать все как надо – потерянное время и нервы вам никто не возместит.
Второй важный момент: мало кто учитывает специфику работы с удаленными специалистами. Поясняет Наталья Сторожева, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель «Русской Школы Управления»:
«Многие руководители, с которыми мы работаем, недовольны аутсорсерами, особенно в регионах. Отдавая какой-то вид деятельности на сторону, компания не всегда готова к тому, что с такими людьми надо по-другому работать – не так, как со штатными сотрудниками. Сложности начинаются, когда к аутсорсерам применяют те же методы и принципы управления. Руководители привыкли, что сотрудники всегда под рукой, смотрят на сроки, готовы переделывать один и тот же проект. Аутсорсер же за каждую переделку будет брать дополнительные деньги и сдвигать график. Для успешного взаимодействия с ними нужно строго прописывать планы и графики по всем видам работ и постоянно следить за их исполнением. Штатному сотруднику руководитель может сказать: “Леночка, а что у нас с отчетом? Как дела в этом проекте?” – и после отчета скорректировать действия. С аутсорсером же все должно быть жестко зафиксировано, прописаны все детали. Если не выстроить четких отношений, не будет возможности влиять на таких сотрудников, то есть как сделали, так и сделали. С аутсорсерами всегда трудно наладить личный контакт – они просто зарабатывают деньги, причем часто параллельно в нескольких фирмах.
Еще один важный момент: не всегда можно оценить качество работы такого исполнителя. Например, некоторые из наших клиентов жалуются на делегирование кадрового делопроизводства. Многим кажется, что дешевле отдать этот процесс в стороннюю компанию, чем держать в штате бухгалтеров. Раз в месяц приходит человек, смотрит документы, что-то заполняет, и вроде все хорошо. А потом плановая проверка выясняет, что нет приказов о найме, через один оформлены приказы об увольнении, неправильно заполнен табель или не заполнен вообще и т. д. И количество выписанных штрафов перекрывает экономию от аутсорса».
Однако работать с аутсорсерами хоть и хлопотно, но можно. Нужно искать другие схемы, подбирать более ответственных исполнителей, переписывать договор, корректировать бюджеты.
Так кому выгоден аутсорс в первую очередь?
Индивидуальным предпринимателям, небольшим фирмам, предприятиям с отлаженными шаблонами работы и рутинными операциями. «Если у вас нулевая отчетность, то аутсорсер возьмет за это от 1000 до 3000 рублей в месяц. Штатному бухгалтеру надо будет платить не ниже минимальной зарплаты – 10 000 рублей, плюс 4400 рублей налоги, итого 14 400 рублей. Таким образом, в начале деятельности, когда обороты небольшие, выгоднее аутсорсер», – поясняет Вячеслав Тертус, директор бухгалтерской фирмы DELUS LLC.
Кому лучше оставить штатного специалиста?
Для крупного бизнеса либо решения объемных и нестандартных задач все-таки разумнее держать специалиста в штате – это дешевле и надежнее. Если много споров с налоговой, на аутсорсинге разоришься. Но если вы все-таки решили нанять аутсорсера – внимательно читайте договор, в частности пункты об ответственности сторон.
Рассказывает Юрий Гольдберг, основатель сервиса заказа ремонтов PriceRemont и портала готовых дизайнов интерьеров ReRooms:
«Для холдингов, где часто проводятся изменения структуры или совершаются покупки-продажи бизнесов, нужен свой бухгалтер, способный принять, восстановить бухгалтерию, оценить те или иные практики учета операций. У него меньше вероятность системной ошибки. Но если задача творческая, нужно перепроверить ее решение у независимого аудитора. Свой, проверенный бухгалтер зачастую несет и функции финансового директора, может составить и корректировать кассовые и бизнес-планы. Такие услуги по-настоящему качественно предоставят только специализированные инвест-банковские консультанты за очень дорого».
Каждый выбирает по себе
К выбору бухгалтера-аутсорсера стоит подходить взвешенно, вникая в каждый пункт договора и жестко обозначая ответственность за ошибки и срыв сроков. Низкое качество работы здесь явление обычное. Поэтому сложные задачи, требующие контроля и вовлеченности исполнителя, лучше все же оставлять внутри компании. Либо искать аутсорсера с хорошей репутацией, коих немало, но сэкономить на их услугах уже не получится.
Опубликовано 13.12.2016