ПрактикаКак это сделать

Офисная IP-телефония вне офиса

Алексей Бессарабский | 19.07.2011

Офисная IP-телефония вне офиса

Как выстроить идеальную систему коммуникаций с удаленными сотрудниками?

В статье:

В чем заключаются сложности связи вне офиса

Какие существуют решения проблемы связи вне офиса

Почему конкретное решение эффективно в конкретной ситуации

 

В чем заключаются сложности связи вне офиса

Уезжая в командировку, мы обычно бросаем: «Буду на связи... по возможности». Но что значит «быть на связи» и как выстроить идеальную систему коммуникаций с удаленными сотрудниками?

Прежде всего, хочется, чтобы коллеги, клиенты, близкие и друзья могли до нас дозвониться. Желание простое, но здесь есть несколько нюансов. Во-первых, хочется, чтобы входящая связь не встала компании «в копеечку», как часто бывает в роуминге. Во-вторых, связь должна быть максимально удобной для того, кто звонит. В идеале мы вообще не должны сообщать, что уезжаем, оставаясь доступными по обычному офисному телефону.

Вторая «больная» тема для находящихся в командировке — высокая стоимость входящих и исходящих звонков (прежде всего, в родной город). Во время рабочей поездки нам нужно обсудить множество вопросов с коллегами, совершить запланированные звонки клиентам и партнерам, да и просто позвонить домой. И мы звоним, стараясь быть краткими, отодвигая важные решения до возвращения или с ужасом представляя общую сумму счета за связь.

При этом находящимся в отъезде сотрудникам нужно не просто совершать единичные звонки, а продолжать активно участвовать в бизнес-процессе.

Чаще всего в командировки отправляются наиболее квалифицированные сотрудники — консультанты, руководители, ведущие менеджеры по работе с клиентами, технические эксперты. Непрерывность их коммуникаций с коллегами и клиентами позволяет оперативно принимать важные решения, сократить цикл продаж, улучшить качество командной работы, уменьшить потребность в найме дополнительных сотрудников. Чтобы не «выпадать из жизни» компании, всем им необходимо быть полноценным абонентом ее телефонной сети и пользоваться привычными сервисами.

Какие существуют решения проблемы связи вне офиса

В большинстве офисов рабочие места стандартны — однотипные телефоны, одинаковые способы подключения. А ситуации, с которыми может столкнуться командированный в другой город или страну сотрудник, могут быть разными — от обычных до форс-мажорных. К тому же пользователю могут быть доступны самые разные средства или каналы связи.

img

Как правило, это ноутбук с программным телефоном, с чьей помощью можно выйти на связь, если есть широкополосный (Wi-Fi) Интернет, например, в аэропорту, холле гостиницы, в офисе партнера или в кафе. Однако во время поездок ноутбук включен не всегда. Тогда на помощь может прийти коммуникатор с возможностью широкополосного подключения к Сети.

Если отсутствует коммуникатор или качественный Интернет, всегда найдется мобильный телефон, поймавший местную GSM/GPRS-сеть. Но бывает и так, что единственный устойчивый способ связи — городской телефон (например, в местной гостинице).

Рассмотрим четыре решения, позволяющих наладить коммуникации с удаленными сотрудниками, и попробуем оценить их с точки зрения описанных выше критериев:

  • Мобильный телефон в роуминге
  • Skype
  • Удаленное подключение к офисной IP PBX
  • Виртуальная АТС

1. Мобильный телефон в роуминге

Самое простое решение — не предпринимать никаких особых действий и положиться на роуминг, который предоставляет мобильный оператор. Многие современные АТС позволяют установить переадресацию с рабочего расширения на мобильный телефон, что без особых усилий делает удаленного сотрудника доступным для коллег и клиентов. На этом плюсы данного решения, к сожалению, заканчиваются.

К минусам относится то, что доступность командированного ограничена: во многих помещениях мобильная связь неустойчива или счет слишком часто «уходит в минус», так как точно рассчитать объем звонков почти никогда не удается. К тому же невозможны даже простейшие операции, например переадресация звонка коллеге или инициация конференции.

img

И наконец, такое решение весьма затратно. Типичная стоимость входящих и исходящих звонков в

роуминге по России составляет 9–10 руб. за минуту разговора, стоимость исходящих SMS — примерно 4 руб. В последнее время среди дополнительных услуг операторов появились пакеты с бесплатными входящими звонками в роуминге (стоимостью примерно 150 руб. в месяц), что делает такую связь дешевле и часто снимает необходимость покупки местных SIM-карт. Однако порядок трат на исходящие звонки при этом остается прежним.

2. Skype 

Речь идет об использовании Skype там, где есть широкополосное подключение к Сети. Это решение стало привычным для многих, и по простоте и удобству использования его можно поставить на второе место после мобильного телефона. Основное преимущество интернет-мессенджера по сравнению с GSM-связью — экономичность. Во-первых, мы можем совершать более дешевые звонки на городские номера родного города (так, звонки в Москву обойдутся примерно 73 коп./мин, а стоимость SMS составит 2,1 руб.), во-вторых, разговоры с абонентами, у которых тоже включен Skype, бесплатны. 

С другой стороны, даже в компаниях, практикующих применение Skype, в онлайне находится в лучшем случае половина сотрудников. Звонки через Skype клиентам еще менее вероятны. Поэтому возможность бесплатно позвонить ограничена отнюдь не только случаями отсутствия Интернета.

Более серьезный недостаток состоит в том, что Skype не позволяет подключиться к офисной АТС, поэтому абонент все равно выпадает из привычного корпоративного коммуникационного пространства (в теории решения существуют, но они достаточно сложны в реализации и технически доступны лишь для отдельных АТС).

3. Удаленное подключение к офисной IP PBX

Одним из основных достоинств IP PBX является возможность подключения удаленных сотрудников. Классическое техническое решение — построение IP-туннеля (скажем, IPsec или SSL) между ноутбуком путешественника и IP-сетью компании. Как только туннель «поднят», ноутбук становится частью корпоративной сети передачи данных; в результате появляется возможность подключения к офисной IP АТС с помощью софтфона. Чаще всего для совершения звонков можно использовать стандартный SIP-протокол, но иногда на помощь приходят и фирменные протоколы производителей АТС.

Для построения IP-туннелей достаточно программных средств (например, OpenVPN), но лучше все же использовать «железный» VPN-концентратор или возможности маршрутизаторов и брандмауэров для терминирования VPN-соединений.

img

Подключение расширений офисной АТС с помощью IP туннелей — решение более высокого уровня, чем рассмотренные выше. Его главное достоинство — полноценное подключение к офисной АТС везде, где есть достаточно качественный Интернет. Сотрудник постоянно доступен по короткому номеру, он может звонить коллегам, используя их короткие номера, переадресовывать вызовы, участвовать в конференциях, оставаться членом своих групп и т. д. С финансовой точки зрения это решение тоже очень привлекательно. Входящие и исходящие звонки в офис становятся бесплатными, а исходящие звонки в родной город стоят столько же, сколько звонки коллег, работающих в офисе.

К сожалению, плюсы кончаются там же, где и IP-связь; при отсутствии или нестабильной работе Интернета мы возвращаемся к ограниченным возможностям и высоким ценам на услуги мобильной связи, о которых писали выше.

Кроме того, при работе с IP PBX пользователи ограничены в выборе телефонов — в их распоряжении только софтфон на ноутбуке, а не привычный коммуникатор. Теоретически для мобильных платформ тоже существуют VPN-клиенты, но их подбор для разных платформ, стыковка с VPN-концентратором и тестирование получившейся схемы обычно не вызывают большого энтузиазма.

Другой недостаток решения — его сложность. Для малых предприятий, где нет ИТ-специалиста, данный вариант оказывается практически недоступным. Да и в крупных корпорациях на практике часто реализуется «со скрипом», недочетами и только для единичных сотрудников.

Дополнительными ограничениями такого способа могут стать необходимость инвестиций для построения и обслуживания VPN и повышенные требования к ширине интернет-каналов из-за дополнительных полей в IP-пакетах. В некоторых случаях VPN и второе поле с IP-адресом могут увеличить необходимую ширину канала до двух раз.

4. Виртуальная АТС

Получить доступ к рабочему пространству, которое осталось в офисе, можно и с помощью «облачных» коммуникаций. В этом случае услуга предоставляется в «облаке» — то есть удаленно на оборудовании компании-провайдера. Речь, прежде всего, идет о виртуальных АТС. Если есть высокоскоростной доступ в Интернет, по этому каналу связи пользователь получает масштабируемую офисную АТС, «собирающую» всю компанию, ее филиалы и удаленных сотрудников в единое рабочее пространство с помощью общего номерного плана. Как правило, виртуальная АТС продается «в одном флаконе» с многоканальными городскими номерами. 

Для того чтобы руководитель или специалист был всегда доступен по обычному офисному номеру, нужно настроить переадресацию входящих звонков на клиентские устройства.

После этого, если путешественник имеет доступ к широкополосному Интернету (чаще всего это Wi-Fi), он может принимать VoIP-звонки на софтфон на ноутбуке или коммуникаторе. Как и в случае удаленного подключения через IP-туннель, проблема стоимости междугородних разговоров решается кардинально — связь с сотрудником будет бесплатной, где бы он ни находился. Кроме того, удаленный клиент может пользоваться всеми сервисами виртуальной офисной АТС.

Если доступа в Интернет нет, принимать звонки можно на мобильный или на городской телефон гостиницы или офиса партнера (в целях экономии или в случае проблем с GSM-связью). 

С финансовой точки зрения идеальная ситуация для подключения к облачной АТС — ноутбук или коммуникатор с программным телефоном, подключенный к Сети. В этом случае командированный, можно сказать, находится у себя в офисе. Звонки в свою компанию бесплатны, звонки в родной город проходят по гуманным тарифам местной связи, в другие города или страны — по недорогим расценкам на междугороднюю или международную связь своей компании.

Если доступа в Интернет нет, а нужно срочно позвонить, скажем, в центральный офис, ситуация усложняется. И тогда могут помочь дополнительные услуги поставщиков услуг виртуальной АТС, такие как callback или «Бесплатный вызов» (8-800).

При callback происходит замена дорогого исходящего звонка из другого города с мобильного телефона на более дешевый входящий. Это приводит к экономии, если у командированного бесплатные входящие в роуминге. В таком случае исходящие звонки стоят столько же, сколько звонки на мобильный в «домашнем» регионе.

При правильном выборе провайдера связь через «8-800» может быть выгоднее, чем обычный «межгород» (хотя, конечно, все зависит от частоты и географии командировок). Но главное — более удобной, поскольку в самый неподходящий момент у командированных могут возникнуть проблемы с оплатой звонков в офис в незнакомом городе. 

Почему конкретное решение эффективно в конкретной ситуации

Оценивать экономическую эффективность исходя только из стоимости звонков нельзя, ведь затраты на каждое решение нужно рассматривать в соответствии не только с текущими, но и с будущими потребностями конкретной организации. В случае использования традиционной офисной АТС это покупка, инсталляция и обслуживание, в случае виртуальной — арендная плата и молодость российского рынка виртуальных АТС. Однако и в том и в другом случае затраченные средства обычно позволяют «закрыть» более широкий круг задач, чем связь с удаленными сотрудниками. Хотя здесь будут уместны немного другие, более широкие расчеты и решения. А пока стоит отметить, что каждое из предложенных решений для организации связи с удаленными сотрудниками позволяет сохранить главное — эффективность работы специалиста (а значит, и компании в целом). И определять степень этой эффективности каждая компания должна самостоятельно, исходя из конкретных нужд, задач и целей своего бизнеса.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Десять лет назад мы говорили о будущем цифры и управления с Пеккой Вильякайненом - технологическим предпринимателем и опытным инноватором. То будущее, о котором мы говорили тогда, наступило. День за днем, со скоростью времени.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

ТехноКлуб «Дефицит чипов: как выжить в новой реальности?»
Зеленоград, конгресс-центр ОЭЗ «Технополис Москва»
Бесплатно
04.08.2021
10:30
У лояльных хмурый день светлей.
ОНЛАЙН
09.08.2021 — 10.08.2021
19:00
Международная конференция по информационной безопасности ZeroNights
Санкт-Петербург, Кожевенная линия, 40, «Севкабель Порт»
3 490 руб
25.08.2021
09:00–23:00
Конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
Москва, отель Метрополь, Театральный проезд, 2
25.08.2021
09:30–17:00