Прощайте, счеты: бухгалтерия уходит в облака
Как бизнес в облака пошел
Облачные сервисы изначально были задуманы как платформа для доступа к нужным данным из любого места, в любое время, с любого устройства. Бизнес активно выходит в облака: небольшие компании используют их даже активнее, чем крупные корпорации. Причем облачные технологии используются не только для хранения массива данных, но и для запуска комплексных операционных и аналитических систем, от логистики и ретейла до финансов.
Развертывание собственных систем на серверах компании требует большого количества времени, трудовых ресурсов и инвестиций, а благодаря облачным технологиям любые мощные сервисы доступны по разовой или регулярной подписке. Сотрудники не зависят от простоев серверов и поломок компьютеров и могут получить доступ к документам все офиса, а благодаря росту скорости и качества внутренних операций улучшились и условия развития бизнеса, и общий уровень услуг для клиентов.
А что же бухгалтеры?
Глобализация, ускорение темпа работы компаний, онлайн-доступность и резкий рост ИТ-составляющей в бизнесе сильно увеличили объем обрабатываемых данных, операций и транзакций. К бухгалтерии сегодня предъявляются повышенные требования к скорости операций, взаимодействию с контролирующими органами и контрагентами. Хранить ценные данные на машинах бухгалтерии или офисных серверах при том, что объем информации постоянно растет, а запас мощности аппаратного обеспечения и емкость дисков ограничены, – не самый оптимальный вариант.
Постоянно докупать ресурсы и рабочие места (компьютеры и лицензии ПО) слишком затратно, да и системы резервного копирования критичных данных с учетом их планирования, установки и обслуживания обходятся едва ли не дороже серверов и ПК компании. В облаке же можно наращивать производительность по запросу – причем как увеличивать ее, так и уменьшать, исходя из потребностей конкретного бизнеса. Данные в облачной бухгалтерии сохраняются в реальном времени, регулярно создаются резервные копии. То есть снимается вопрос капитальных затрат на ERP-систему и обслуживающее ее «железо».
Отдельная статья экономии– штатные специалисты — достигается при использовании подписных облачных сервисов. Как правило, облачная бухгалтерия в рамках подписки предлагает собственные услуги. У небольшого бизнеса не всегда есть возможность содержать бухгалтера, а аутсорсер требует времени на пояснения и коммуникации. Здесь как раз и спасает облачная бухгалтерия и ее дополнительные сервисы: с одной стороны, собственник может быстро сам зайти в систему и совершить нужные действия, а с другой – его консультант или иной сотрудник тут же увидит изменения в системе и сможет продолжить или завершить работу.
Прозрачность, безопасность и актуальность информации
Задержка в передаче ценной информации или неоднородность данных в разных точках компании выливается в прямые убытки. В облаке можно действовать быстро и принимать согласованные управленческие решения: как минимум, бухгалтеру не нужно объяснять руководителям ситуацию с проводками, статус платежа или годового отчета. Большинство сервисов предлагают отчеты и аналитику для менеджеров.
Безопасность и сохранность данных – еще одно серьезное требование современной бизнес-среды. Данные теряются как по вине сотрудников или устаревшего оборудования, так и по причине хакерских атак, частота и эффективность которых превосходит все мыслимые пределы: по данным НАФИ, только в 2017 году российский бизнес потерял от взломов почти 116 млрд рублей.
Сложившееся недоверие к безопасности облачных технологий беспочвенно: бухгалтерские сервисы в облаках защищены гораздо более надежно, чем системы, установленные на предприятиях. Дело в том, что обычно такие сервисы находятся в специализированных дата-центрах, где требования к безопасности и сохранности данных довольно жесткие. Они регулярно проверяются на соответствие стандартам, потому что их прибыль напрямую зависит от соблюдения критериев сервиса.
В России наблюдается ужесточение требований к прозрачности ведения бизнеса. Здесь возникает и масса новых форм отчетности, и интеграция с системами государственного мониторинга, и работа бизнеса с данными по ФЗ-152 и многое другое. Провайдеры первыми стараются привести свои облачные сервисы в соответствие с требованиями, ведь для их бизнеса это критично: кроме штрафов, могут случиться громкие скандалы, которые приведут к массовому оттоку клиентов.
Что может бухгалтерия в облаках
Сегодня – практически все. Современные российские сервисы предлагают весь спектр функций и инструментов, которыми занимаются разные бухгалтерские отделы в фирмах любого масштаба: от ИП до крупной корпорации, от УСН и ЕНВД до ОСНО и патента, от товарного учета до кадрово-зарплатных операций, от электронной налоговой отчетности с актуальным календарем до отчетов в фонды, от работы с кассой до интеграции с банковскими системами. Доступны и реестры, и сводная внутренняя аналитика разных типов по компании – от ежедневной до годовой.
Умные системы, помимо анализа работы предприятия и круглосуточной онлайн-поддержки по различным вопросам, от налогово-финансовых до технических, предлагают ряд полезных сервисов вроде интеграции с другими ИТ-системами, проверки контрагентов по ИНН, совместной работы с документами, оптимизации налогообложения и анализ возможных вычетов и многое другое.
Удобны облака и для аутсорсинга: делегировать бухгалтерские услуги становится все выгоднее для компаний, да и самому бухгалтеру удобно вести всех своих клиентов в одной системе, доступной из любой точки планеты.
Опубликовано 17.08.2018