ERP-система для малого бизнеса: что она даст и как ее внедрить
Бытует расхожее мнение, что ERP-системы слишком сложны, чтобы использоваться в малом бизнесе. Действительно, в первую очередь на память приходят такие монстры, как SAP или Oracle, внедрение которых под силу только крупным корпорациям. Однако и для небольших компаний использование такой системы возможно, и даже более того – подчас она становится для них драйвером роста, позволяя быстро выйти на совершенно новый уровень.
ERP для SMB
Наверное, многих удивит, что в качестве полноценной ERP-системы может выступать даже хорошо настроенный экселевский файл, в котором правильно выстроены формулы, зависимости, графики и т. п. Да, вести учет и планирование в нем действительно возможно, но это крайне сложно и неудобно. Причина проста: формулы в Excel опираются на большое количество исходных данных, которых с каждым днем становится все больше, и тут бизнесу уже насущно необходим инструмент, позволяющий не только учитывать, но и планировать ресурсы. Речь идет о системе ERP (Enterprise resource planning).
Размеры, оборот, капитализация, число сотрудников предприятия – все это вторично. А первичны потребности бизнеса, ведь только они позволяют определить, нуждается ли компания в развертывании ERP-системы. Скажем, подобный шаг будет абсолютно бесполезным, если, как описывалось в известном анекдоте 90-х, «два бизнесмена договорились, что один продаст другому вагон мармелада, после чего первый побежал разыскивать деньги, а второй – мармелад». Хотя до сих пор первичные запросы на предварительную оценку проекта поступают и от СМБ-заказчиков. Тем не менее надеюсь, что среди читателей данной статьи таковых нет, потому что система управления предприятием на основе планирования ресурсов необходимо только тому бизнесу, который находится в стадии роста.
При этом неважно, от какого первоначального состояния компания совершает эволюционный дрейф. Это может быть как весьма скромный бизнес, достигший первой зрелости и испытывающий потребность в четком представлении о собственных структурах и резервах, так и достаточно солидное предприятие, менеджмент которого стал задыхаться в потоке поступающей информации. И, конечно, ERP станет выходом при совершении качественного скачка в развитии.
Залог успеха
Коль скоро мы говорим о малом бизнесе, для которого несвойственно содержать в штате ИТ-подразделение или даже просто системного администратора, то возникает законный вопрос: каким же образом здесь будет осуществляться проект по внедрению ERP? Должен сразу же огорчить (а возможно, и обрадовать) вопрошающих: 75% трудозатрат в такого родп проектах приходится на долю предприятия-заказчика – вне зависимости от его размеров, отрасли деятельности или числа бизнес-процессов.
Дело в том, что определяющим условием успешности ERP-проекта является готовность заказчика перестроить свои бизнес-процессы в соответствии с методологией, которую предлагает данная система. Новые – грамотные, понятные и прозрачные, поддающиеся анализу и прогнозированию – бизнес-процессы и есть главное конкурентное преимущество, которое дает бизнесу ERP. Всё остальное, включая быстроту реакции, управляемость, возможность долгосрочного (в том числе предиктивного) развития, – лишь следствие главного.
Итак, решение о внедрении ERP-системы руководством предприятия принято. К чему стоит готовиться компании? Какие принципы при осуществлении проекта исповедовать?
Приготовьтесь к затратам. И прибыли
Необходимо понимать, что, начиная ERP-проект, вы подвергаете свою компанию масштабной перестройке, цель которой – в разы повысить эффективность бизнеса. Поэтому раз и навсегда уясните для себя, что это мероприятие может оказаться весьма затратным. В качестве утешения спешу заверить: уже через год все затраты окупятся, причем с лихвой, а ощутимый эффект вы почувствуете уже к концу первого месяца работы.
Тем не менее спрогнозировать ход проекта еще до его начала и запланировать расходы лучше заранее. А значит, нужно четко представлять основные слагаемые предстоящего мероприятия.
Этапы ERP-проекта
На практике принято выделять 11 этапов внедрения ERP-системы. Стоит понимать, что в данном случае речь идет о стандартном проекте, который при необходимости может дополняться и другими этапами. Описывать каждый нет нужды, тем более что первый и самый важный – изменение бизнес-процессов компании – мы уже упомянули. Да и проходит он не одномоментно, а в течение всего проекта.
Все остальные действия (установка системы, ее развертывание, конфигурирование и т. п.) можно определить как еще один этап, в ходе которого подрядчик демонстрирует заказчику логику функционирования ERP и согласовывает ее применимость. И только затем осуществляется тонкая настройка. Таким образом, окончательная доработка системы осуществляется «по живому», а залогом успеха становится взаимопонимание с обеих сторон.
Что дальше?
Не следует опасаться, что внедрение ERP и начало эксплуатации системы означают для компании остановку в развитии. Я намеренно не уточняю здесь, о чем конкретно идет речь, ведь развитие бизнеса сегодня обязательно влечет и развитие корпоративных технологий. Если вы еще не используете CRM-систему, то очень скоро ощутите потребность в ней. Хорошая новость: многие разработчики платформ ERP предлагают решения, обладающие дополнительным модулем, который вы легко и просто сможете развернуть в своей системе, обеспечив безболезненную интеграцию двух решений. То же самое касается и системы постановки задач, совместной работы сотрудников, управления логистикой, закупками и т. п.
Какую систему выбрать
Это самый сложный и самый неочевидный вопрос, у каждого эксперта имеется свой, нередко весьма оригинальный взгляд на данную проблему. Готовых советов давать не стану. Проще очертить круг общих требований к системе, вернее платформе, потому что в результате проекта создается уникальное ERP-решение с учетом потребностей каждого заказчика.
Во-первых, система должна быть гибкой и масштабируемой, причем не только по нагрузке (количеству рабочих мест), но и по функциям. Разумнее всего, повторю, выбрать модульную версию, при помощи которой можно будет последовательно автоматизировать все ключевые бизнес-процессы.
Во-вторых, процесс внедрения должен быть описан, а эффект предсказуем. В противном случае теряется весь смысл инициируемого проекта.
И наконец, третье. Учитывая, что мы ведем речь о компаниях СМБ, не располагающих обширным бюджетом, выбранная система должна позволить сэкономить на ее внедрении. Я в таких случаях рекомендую остановиться на одной из платформ с открытым исходным кодом. И в качестве примера назову Odoo, Flectra или iDempiere, которые позволят забыть о лицензионных отчислениях за каждое рабочее место, подключаемое к системе. А экономия на лицензиях может составить 40% стоимости всего проекта!
Опубликовано 02.11.2018