Закупаем софт для бизнеса: четыре распространенных вопроса
Кажется, что купить софт очень просто. Выбрал товар, перешел к оплате, скачал дистрибутив, ввел лицензионный ключ — пользуйся. Все действительно так, если вы покупаете «массовое» ПО для домашнего использования, например подписку на антивирус. Если же приобретается софт для бизнеса, то на каждом из этапов — от выбора до техподдержки — компанию ожидают подводные камни, и не всегда закупщики к ним готовы. Какие же особенности ПО как товара нужно знать, чтобы покупка завершилась успешно?
Почему ПО поставляется долго?
Мы живем в мире, где большинство товаров становятся нашими через считанные секунды после оплаты: будь то йогурт, билет в кино или подписка на доступ к музыке. Однако в случае программных продуктов это не всегда так: во многих случаях поставка может составлять до двух недель. Это нужно учитывать при планировании бизнес-процессов: заранее рассчитывать все так, чтобы необходимые лицензии не были нужны «вот прямо сейчас».
К сожалению, реальная дата поставки почти не зависит от конкретного реселлера. Иными словами, чаще всего бесполезно уходить к другому поставщику и просить поставить продукт быстрее. Это происходит потому, что во многих случаях лицензионный ключ генерируется вендором уже после получения оплаты. Таким образом, ваши деньги должны поступить на счет реселлера, затем — на счет дистрибьютора, затем — к вендору, и только после этого команда компании-разработчика генерирует и высылает ключ. Если офис производителя ПО расположен за рубежом, то стоит учесть разницу в часовых поясах, а также национальные праздники (которые у нас являются рабочими днями) — и вот набралось уже несколько дней. Кроме того, далеко не все вендоры работают оперативно, особенно если речь об экзотическом ПО, выполняющем узкоспециализированные задачи.
Иногда у реселлера есть возможность ускорить этот процесс. Однако лишь в том случае, если между ним и вендором сложились партнерские отношения. Имеет смысл проверить, какой статус имеет ваш поставщик в партнерской программе компании-разработчика: «платиновый», «золотой», «серебряный» или «бронзовый», — часто это можно сделать прямо на сайте вендора. Правда, не у всех вендоров есть такие программы.
Что лучше: постоянная лицензия или подписка?
Ответ на этот вопрос зависит от особенностей вашего бизнеса. Чаще всего оптимальным вариантом оказывается приобретение лицензий по подписке.
-
Во-первых, в таком случае вы получите постоянно обновляемое программное обеспечение: как только выйдет новая версия, сразу сможете пользоваться всеми ее преимуществами.
-
Во-вторых, при регулярных платежах не нужно выделять сразу большую сумму на приобретение программного обеспечения, а все расходы прогнозируемы.
-
В-третьих, если бизнес растет (или, наоборот, сокращается), можно гибко подстраивать необходимое количество подписок и платить только за фактически оснащенные рабочие места.
-
В-четвертых, не нужно следить, какие именно лицензии настала пора обновлять – все происходит автоматически.
Но есть сильные стороны и у постоянных лицензий. Нужны они в первую очередь небольшому бизнесу, работающему на устаревшем «железе» со старыми версиями операционных систем. В таком случае плюсы подписки превращаются в минусы: регулярно обновляемый софт может быть просто несовместим с наследием ранее установленного программного и аппаратного обеспечения. Есть и еще один, очень утилитарный плюс: постоянную лицензию проще поставить на бухгалтерский учет.
Как защититься от проблем при проверках?
Бизнес часто становится объектом проверок подлинности программных продуктов, которые проводит МВД. Использование нелицензионного софта влечет ответственность: гражданско-правовую, административную, а в случае масштабных нарушений — даже уголовную (ст. 146 УК РФ). Но как доказать, что ПО в компании лицензионное?
Первый способ — представить доказательство того, что софт действительно был приобретен. Когда-то компании хранили коробки от дисков с программными продуктами – при проверке этого было в принципе достаточно, но неудобно. Поэтому производители ПО стали выпускать голографические наклейки: они прикреплялись к корпусу компьютера и были первым (хотя и неофициальным) свидетельством того, что это рабочее место оснащено лицензионным софтом.
Однако времена коробок ушли в прошлое – сегодня 99% всех программных продуктов распространяются в виде электронных ключей. Но аналог наклеек есть и сейчас: это цифровые лицензии, которые можно сохранить в формате PDF и предъявить при проверке.
Есть и другой способ продемонстрировать легальность ПО: предоставить проверяющим органам бухгалтерские документы, подтверждающие постановку программного обеспечения на учет в организации.
Как правильно сэкономить?
Программное обеспечение — особенно специализированное — является одним из основных инструментов производства и часто стоит довольно дорого. Однако надо понимать, как именно следует экономить.
Например, не стоит приобретать ПО в сомнительном магазине: проверить вашего бизнес-партнера можно, посмотрев отзывы на «Яндекс.Маркете» и проверив его партнерские статусы по сайтам вендоров.
Кроме того, нужно следить за тем, чтобы низкая цена не была обусловлена недоначисленным НДС. Дело в том, что налог на добавленную стоимость действительно может не начисляться — но только в том случае, если поставщик софта может предоставить всю цепочку лицензионных договоров (вендор — дистрибьютор – реселлер — покупатель). В противном случае компания-покупатель рискует получить штраф от налоговых органов.
Есть и правильные способы сберечь деньги. Первый из них — следить за специальными предложениями, которые делают вендоры программного обеспечения. Часто они устраивают акции, которые можно условно разделить на несколько видов:
-
Скидки при переходе с конкурирующего продукта.
-
Скидки за объем: при покупке N лицензий вы получите скидку X%.
-
Скидки при совместном приобретении двух дополняющих друг друга продуктов (например, основного софта и плагинов к нему).
-
Скидки при переходе со старой версии ПО на новую — разумеется, этот перечень неполон.
Кроме того, некоторые производители ПО предоставляют специальные условия для компаний определенных отраслей: чаще всего для медицинских организаций или учебных заведений. Если вы представляете, например, вуз, стоит внимательно присмотреться к программным продуктам, у которых предусмотрены академические версии, — скидки на них могут составлять от 10 до 30%. Правда, нужно быть готовым собрать копии документов, подтверждающих ваше право на скидку, — в первую очередь лицензии на образовательную деятельность.
Опубликовано 25.12.2019
