Управление печатью: экономия на практике
Сложно представить современный офис без печатного оборудования. Даже в самой маленькой компании есть хотя бы один принтер, а более крупные организации располагают значительным парком печатающих устройств различных производителей. При этом зачастую не только хозяева компаний, но и руководители ИТ-подразделений имеют весьма смутное представление, сколько принтеров установлено в их офисах и филиалах, сколько пользователей в среднем приходится на один принтер и каковы в среднем объемы печати одного устройства и стоимость содержания всей ИТ-инфраструктуры.
Мало того, не все руководители в курсе, что совокупная стоимость владения сервисом печати складывается не только из амортизации печатающих устройств, стоимости расходных материалов (бумаги, картриджей и др.) и зарплаты ИТ-специалиста, обслуживающего систему печати. Необходимо также учитывать затраты на электроэнергию, стоимость рабочего времени, которое сотрудники теряют из-за невозможности распечатать документы и необходимости обращаться на HelpDesk, а также административные расходы на обслуживание многочисленных счетов от различных поставщиков, отслеживание запаса расходных материалов, анализ объемов и видов печати и пр. А главное, какие убытки компания может понести из-за утечки конфиденциальной информации вследствие неправильного использования функций печати, копирования и сканирования.
Как же компании пытаются снизить свои издержки на печать?
Маленькие компании стремятся экономить на расходных материалах, например, перезаправляют картриджи или покупают «совместимые», причем сомнительного качества. В краткосрочной перспективе это, конечно же, снижает затраты, но частенько приводит к снижению качества печати и поломкам принтеров. Ведь тонер и чернила для современных печатающих устройств — это довольно сложные компоненты, физические и химические свойства которых должны точно соответствовать характеристикам конкретного аппарата, иначе со временем проявятся знакомые многим дефекты печати, приводящие к необходимости дорогостоящего ремонта.
Безусловно, более серьезную экономию способен обеспечить переход на электронный документооборот, и в этом направлении движутся многие компании. Однако в силу ряда требований законодательства, а также привычки многих сотрудников и руководителей работать именно с бумажными версиями документов процесс идет медленно, и в большинстве случаев говорить о существенном снижении объемов печати в расчете на одного сотрудника пока рано.
Крупные компании, особенно распределенные, состоящие из нескольких подразделений, офисов, филиалов, обращают внимание на автоматические системы контроля и управления печатью. Многих волнуют вопросы безопасности, экономии и централизованного управления системой печати.
Опытом внедрения такой системы в компании «АЭМ-Технологии» делится генеральный директор и руководитель ИТ-подразделения ГК «ОЛВИТ» Виталий Мамаев:
– Наш первый проект по внедрению программно-аппаратного комплекса MyQ в АО «АЭМ-Технологии» состоялся в 2011 году. Основными задачами были объединение всего парка печатающего оборудования головного офиса компании, расположенного в Санкт-Петербурге (Колпино), и производственной площадки в городе Петрозаводске в единую систему с возможностью мониторинга печати и сканирования, получения статистики по каждому пользователю и каждому принтеру, обеспечения безопасности информации и сокращения издержек на печать.
Парк печатающего оборудования заказчика составляли принтеры, многофункциональные устройства и плоттеры разных производителей, поэтому мы предложили использовать универсальное решение MyQ, которое имело полный функционал возможностей для решения поставленных задач.
Первое, что порадовало ИТ-департамент заказчика, – это легкое подключение к системе MyQ, возможность интеграции с Windows Active Directory (импорт данных), простота настройки. Теперь ответственный ИТ-специалист мог контролировать ресурс картриджей и состояние каждого принтера, добавленного в систему MyQ, что позволяло своевременно заказывать расходные материалы и вызывать сервисных инженеров для проведения регламентных ремонтных работ, минимизируя простои оборудования из-за поломки или закончившегося картриджа.
Вторым, не менее значимым преимуществом стало удобство настройки пользователей. Стоит отметить интуитивно понятный русифицированный интерфейс, возможность интеграции с AD, а также простоту настройки политик для групп пользователей или конкретных сотрудников. Каждый пользователь заводится в системе с индивидуальным ID и может пройти идентификацию на устройстве с помощью пин-кода, набранного на клавиатуре, или посредством карты. Эта функция позволяет ограничить доступ к устройствам посторонних, неавторизованных пользователей.
MyQ имеет возможность сохранять на сервере задания на печать, поступившие от каждого пользователя в течение заданного периода. Сотрудники службы безопасности или руководитель могут просмотреть любое задание. Благодаря этому вероятность использования принтера для личных нужд была минимизирована, в результате чего затраты на печать, в том числе бумагу, снизились более чем на 15% уже в первые месяцы использования MyQ.
Система мониторинга печати MyQ имеет мощный функционал отчетности: ИТ-отдел может с помощью универсальных шаблонов сформировать отчеты и статистику по пользователям, по устройствам, по отдельному филиалу, а также отчет по изменению печатного трафика.
На основе статистики, полученной в первые месяцы работы системы, была разработана политика квот и ограничений на печать и копирование. Так, всем сотрудникам по умолчанию была настроена двусторонняя печать, но для отдельных сотрудников введены органичения по количеству напечатанных страниц, а некоторым отделам ввели лимит на цветную печать и копирование.
В 2015 году наша компания провела модернизацию ранее установленного программно-аппаратного комплекса MyQ и создала единую систему управления печатью теперь уже для трех подразделений «АЭМ-Технологии»: главного офиса в Колпино и произвдственных площадок в Петрозаводске и Волгодонске. Для всех трех площадок развернуто корпоративное облако MyQ.
Таким образом, основная задача была решена: создана единая эффективная безопасная среда печати для компании-заказчика. В 2019-2020 году мы продолжили сотрудничество в сфере обновления и расширения комплекса. Огромное преимущество решения MyQ – его масштабируемость и универсальность: уже построенную систему контроля и мониторинга печати легко расширить путем дозакупки лицензий для новых печатных устройств и добавления их в существующую систему.
Подводя итог, хотелось бы еще раз отметить, что решение MyQ – одно из самых удобных на рынке в плане внедрения. Оно легко подстраивается под особенности ИТ-инфраструктуры заказчика и выполняет все актуальные задачи по обеспечению централизованной печати и сокращению издержек на эту статью.
Опубликовано 31.01.2020