Как провести эффективную виртуальную встречу

Ключевая проблема виртуальных собраний остается актуальной с тех пор, как первый начальник сказал своей команде бросить все и выслушать, что он хочет сказать. Встречи часто превращаются в долгую бессвязную болтовню, когда работа отодвигается на второй план, а сотрудникам читают проповеди, пишут авторы блога для организаторов мероприятий Eventmanager.

Если вы хотите провести наиболее эффективные виртуальные встречи, сначала изучите проблемы, с которыми сталкиваются все:

• недостаток внимания участников;

• неуважительное отношение ко времени участников;

• непонимание целей, задач и обязанностей.  

Помните об этом, когда начнете планировать мероприятие.

Еще один момент, который следует учитывать, – несмотря на экономию средств за счет того, что сотрудники сидят на месте и не тратят время на передвижение, если виртуальная встреча не является эффективным форматом для сотрудничества, обмена знаниями или какой-либо другой бизнес-цели, это недейственный вариант. Не поддавайтесь соблазну променять снижение затрат на неэффективность.

Это не означает, будто виртуальные встречи не могут быть конструктивными. Часто на виртуальном совещании основное внимание уделяется технологиям. Но этого не должно быть. Прежде всего, вам надо убедиться, что бизнес-цель этой встречи достигнута. Вы можете сделать это, применив передовые практики и стратегии виртуальных встреч.

Определите свою цель и выберите наиболее подходящее программное обеспечение для виртуальных встреч

Каковы цели у мероприятия? Это сотрудничество, внедрение, обучение, объявление или что-то еще? Цель будет определять структуру и наиболее эффективные инструменты виртуальной встречи. Например, если целью является обучение, вы можете ввести в свою виртуальную встречу компонент геймификации или элемент веселого игрового шоу.

С другой стороны, если мозговой штурм – то, что вы ищете, можно сосредоточиться на программном обеспечении для виртуальных встреч, разработанном для знакомства с идеями, такими как инструменты составления диаграмм связей. 

Будьте профессионалом: помните, что виртуальные встречи должны проводиться в более медленном темпе, чем традиционные, после важных заявлений, вопросов и заданий необходимы паузы, поскольку возможна задержка в 2–3 секунды для определенной части ваших посетителей.

Установите правила взаимодействия и ожиданий, чтобы все понимали, что приемлемо, а что нет. Немногие сотрудники рискнули бы играть в игры на своих телефонах, сидя рядом со своим начальником, проводящим презентацию, но это часто случается на виртуальных встречах.

Почему? Потому что сотрудники чувствуют себя невидимыми. На виртуальных встречах они делают то, чего не делали бы офлайн. Составьте краткий список ожиданий (например, отсутствие многозадачности) во время разговора, чтобы убедиться, что все понимают, какие варианты допустимы, а какие – нет. Необходимо установить правила с самого начала, чтобы не было вопросов.

Добавим, что с популярные решения представлены в статьях серии «Полезные инструменты для виртуальных встреч».

Назначьте координатора команды, чтобы все голоса были услышаны

На виртуальной встрече, особенно при работе с задержками в Интернете, важно иметь того, кто может удерживать людей от разговоров друг с другом, возвращаться к теме, если кто-то прерывает, и гарантировать, что все голоса будут услышаны. 

Координатор также может предложить перерывы для длительных встреч. Как показывает практика, продолжительность виртуальных собраний должна составлять менее 30 минут с интервалами между ними. Еще немного, и вам захочется делать перерывы, как при личном общении. В юмористической рекламе линии одежды Diesel сделана пародия, чтобы решить проблему слишком продолжительных собраний, и создана тесная, неудобная комната со столом, который наклоняется, если встреча идет более 15 минут.

Координатор может использовать время перерыва и начала каждой встречи, чтобы помочь каждому участнику чувствовать себя комфортно. Хороший координатор столь же важен для виртуальной встречи, как и хороший организатор вечеринки.

Важное примечание: человек также может чувствовать себя неуверенно, например, если он является единственным удалённым сотрудником или единственным сотрудником в своей области (территориальной.

Создайте равные условия для лучшего сотрудничества и взаимодействия

Когда участники встречаются виртуально, существует множество проблем, которые необходимо устранить. Они могут включать:

• Нахождение в другом географическом регионе (что может повлиять на акцент, культуру и часовые пояса).

• Работу в разных офисах. Если все участники из разных офисов или работают дома, преодолеть разрыв и объединить их всех будет проще. Если почти все из одного офиса и есть несколько участников из других офисов, это может быть сложнее, из-за отсутствия личных коммуникаций: сотрудники других офисов могут не понять шутки тех, кто работает вместе.

• Более низкая скорость Интернета, которая вызывает задержки и раздражение участников.

• Проблемы со слышимостью из-за плохого соединения.

• Разные уровни технических знаний и возможностей. Некоторые участники охотно осваивают новые технологии, в то время как другие будут бояться сделать что-то не так. Когда вы находитесь в одной комнате, таких людей легко узнать. Когда вы находитесь за много миль, вам нужно внимательно следить за этими участниками, иначе их разочарование вырастет до такой степени, что они отключатся от встречи.

Назначьте дополнительные роли, чтобы обеспечить участие нескольких человек

Те, кто участвует в создании проекта, часто чувствуют себя более вовлеченными в него, чем наблюдатели. Если вы назначите роли разным участникам, то привлечете больше людей к результатам встречи. Вы можете рассмотреть следующие роли:

• Хронометрист: полезно, если этот человек может находиться в том же месте, что и координатор, чтобы он мог делать подсказки и беззвучно подавать сигналы. Это важно, чтобы собрание придерживалось расписания и не было переполнено.

• Протоколист: этот человек также может записывать повторные задания и результаты в конце встречи.

• Техническая поддержка: если у вас есть специалист (или команда), готовый помочь тем, у кого есть технические трудности, это позволит сделать работу намного более ритмичной. Когда координатор или организатор, помимо руководства встречей, берут на себя и эту обязанность, трудно не сбиться, не говоря уже о том, что на это уходит очень много времени.

• Ассистент по чату: для работы с окном чата и анализа вопросов или комментариев.

И еще: ваш протоколист может быть бесценным для повторения комментариев, которые теряются из-за задержки, или для напоминания участникам о пунктах или вопросах, которые остались без внимания. Просто убедитесь, что у них есть копия повестки дня, чтобы они могли повторно обсуждать вопросы в соответствующее время на собрании.

Решайте технические проблемы прежде, чем они возникнут, чтобы повысить эффективность

Технические проблемы – один из самых неприятных моментов виртуальных встреч. Помимо наличия специалиста по технической поддержке, который поможет координатору справиться с этими вопросами, неплохо заранее предвидеть возможные осложнения.

Одна из наиболее распространенных проблем (помимо проблем с входом в систему или отключения участников из-за медленного интернет-сервиса или сбоев) возникает, когда человек, который должен поделиться своим экраном или своим отчетом/результатами, не может этого сделать. В то время как совместное использование экрана является наиболее привлекательным и практичным способом сосредоточить все внимание на вызове, подготовленный руководитель виртуальной встречи будет иметь копии данных или контента, которыми вы делитесь. Они должны быть доступны заранее через общий диск или приложение, такое как DropBox или Google-Диск. Их также можно отправить по электронной почте, чтобы каждый мог ссылаться на один и тот же документ, даже если совместное использование экрана затруднено или невозможно.

Настаивайте на визуальном общении для более прочных контактов

Компания Delivering Happiness решила эти проблемы с помощью нескольких конкретных инструкций, которые используются в начале всех виртуальных встреч. Они напоминают сотрудникам, что им нужно смотреть «в глаза» своим веб-камерам. Хотя это кажется мелочью, однако все участники виртуальной встречи будут чувствовать, что они смотрят друг на друга, а не в сторону. Это имеет большое значение, помогая людям почувствовать взаимную связь. Чувство близости еще больше укрепляет командный элемент. 

Проведите «разбивающий лед» виртуальный разговор, чтобы укрепить командные связи

Команды работают более эффективно, когда участники знают друг друга. Это может быть сложно, если некоторые из ваших членов никогда не виделись и живут очень далеко друг от друга, не встречаясь в офисе каждый день.

Когда коллеги присутствуют в офисе, дружба растет органически или с помощью корпоративных поездок и мероприятий. Для групп, разделенных милями, часовыми поясами и, возможно, даже границами стран и культур, очень важно выделить время для дружеского общения перед тем, как присоединиться к собранию.

Кроме того, помните эти быстрые и удобные советы по организации встреч от Джеффа Безоса, основателя Amazon:

• Делайте встречи не более чем количество людей, которых можно накормить «двумя пиццами». Слишком много людей – и встреча становится неэффективной и запутанной.

• Рассказывайте истории, а не сценарии PowerPoint.

• Дайте время тишине, чтобы переварить услышанное.

Илон Маск, соучредитель и генеральный директор Tesla, ненавидит следующие виды встреч (и, вероятно, ваша аудитория тоже):

• Встречи со слишком большой аудиторией.

• Встречи, которые происходят слишком часто.

• Встречи, где вы не участвуете. Если вы не добавляете ценности им, он предлагает уйти.

• Встречи, на которых много жаргона.

• Встречи, организованные с иерархией. Он считает, что «общение должно осуществляться по кратчайшему пути, необходимому для выполнения работы, а не через« командную цепочку».

Как сделать встречи более интерактивными

Вот несколько советов, как убедиться, что все представители на вашей виртуальной встречи участвуют в разговоре:

1.         Начните разговор, как только руководитель войдет в систему. Это обеспечит активное участие людей в дискуссии с самого начала. Он задает тон для участия, а не для прослушивания без звука. Как упоминалось ранее, выберите тему, в которую каждый может внести свой вклад.

2.         Пусть каждый участник представится и попросит поделиться тем, чему никто не поверит[1].

3.         Убедитесь, что все получили копию повестки дня, а затем попросите людей отправлять вопросы и комментарии в окне чата или по электронной почте до начала встречи. Будьте конкретны в повестке дня о ролях и назначениях. Если есть тема, которую вы хотите вынести на общее обсуждение, включите ее в повестку дня.

4.         Используйте опросы заранее, чтобы проиллюстрировать, что это будет интерактивная встреча, а не та, на которой вы будете сидеть и только слушать.

5.         Поощряйте публикацию в социальных сетях или публикацию твитов, если контент позволяет.

6.         Добавляйте периодически забавные опросы, чтобы узнать, кто обращает на них внимание. (Например, что должен сделать генеральный директор X на предстоящей костюмированной вечеринке? Если вас беспокоят саркастические комментарии, предоставьте несколько вариантов ответа.)

7.         Показывайте ответы на опросы в реальном времени.

8.         Выделите время на обед для всех участников (если вы находитесь в одном часовом поясе).

9.         Если у вас «легкая культура», время от времени во время виртуальной встречи выставляйте одного из своих участников на всеобщее обозрение. Так делают на спортивных мероприятиях, когда показывают кого-то, не подозревающего, что его снимают. Это гарантирует, что все будут внимательны. Никто не хочет, чтобы его показывали на большом экране спящим.

10.     Вызовите конкретных участников и узнайте их мнение о предстоящем обсуждении.

11.     Используйте программное обеспечение, которым приятно пользоваться и которое позволяет выражать чувства, например, показывать «лайк» тому, что кто-то сказал.

12.     Во время встречи создайте видеоколлаж со всеми участниками.

13.     Убедитесь, что, когда это применимо, менеджеры обсуждают повестку дня с подчиненными, чтобы идеи команды были представлены по ключевым вопросам. Если вы услышите другое мнение, это может способствовать живому обмену идеями.

14.     Используйте элемент геймификации, чтобы стимулировать участие, например список общих идей.

15.     Включите личный чат. Это может вызвать вопросы у некоторых специалистов по планированию корпоративных встреч, но один из лучших способов сохранить заинтересованность людей – помочь им установить связь друг с другом.

16.     Продвигайте обсуждение открытых вопросов через координатора. Стиль «Отчет» следует использовать в электронных письмах, а не на виртуальных встречах. Он скучен и дает повод отключиться.

17.     Если вы хотите, чтобы каждая проблема сопровождалась предложенным решением, сделайте это условием для обсуждения проблемы. Затем поделитесь этим с другими.

18.     Подавайте пример. Если в одном месте с вами находится группа сотрудников, помните, что их глаза обращены на вас (и руководство) тоже. Не позволяйте им видеть, как вы проверяете электронную почту, выходите из комнаты, чтобы, например, прогуляться по офису.

19.     Отключение звука бывает необходимо, когда кто-то представляет идею и в разных местах много фонового шума. Однако поощряйте людей оставлять комментарии в окне чата и одновременно их читать. Если возможно, не сохраняйте их все, когда разговор или тема потеряли актуальность. Вместо этого представляйте их в том виде, в каком они происходят, пока они соответствуют обсуждаемой теме.

20.     Назначайте задачи во время встречи, например: «Когда мы дойдем до этого вопроса, напомни мне о нем». Подобные вещи гарантируют, что несколько человек будут следить за вашими действиями.

[1] Прим. ред. Американизм о круговом общении.