ПрактикаКак это сделать

Как видеоконференцсвязь становится новым стандартом корпоративных коммуникаций

Антон Бугрин | 15.09.2021

Как видеоконференцсвязь становится новым стандартом корпоративных коммуникаций

Пандемия COVID-19 значительно переформатировала структуру рынка труда. Огромное количество людей стало работать в гибридном формате: большую часть рабочего времени проводят удаленно, посещая офис пару раз в неделю.

Это вызвало не только серьезное перераспределение человеческих ресурсов, но и переформатирование всей ИТ-инфраструктуры организаций.

Наличие профессионального оборудования для коммуникаций, презентаций и видеосвязи стало необходимым не только в офисе компаний, но и за его привычным контуром — на домашних рабочих местах удаленных сотрудников. В связи с такой реорганизацией привычного рабочего места сотрудникам ИТ-департаментов и ИТ-директорам придется значительно пересмотреть корпоративные стратегии цифровизации.

Крупные организации тратят миллионы долларов на ПО и оборудование для видеоконференцсвязи. К примеру, по оценкам Logitech, ежегодные расходы одной компании на 10 000 лицензий для сервисов видеоконференцсвязи могут достигать 1,5—2,5 млн долларов. При этом не факт, что организации получают полную отдачу от подобных инвестиций.

В этой статье мы рассказываем, как компании сегодня модернизируют инфраструктуру для совместной работы, повышая тем самым показатель возврата инвестиций в видеоконференцсвязь и другие цифровые решения.

Офисы и общение нового формата

В создавшихся условиях организации переосмысливают, что должны представлять собой сегодня корпоративные офисы и какими могут быть цифровые рабочие места. Ключевые изменения здесь происходят в следующих направлениях:

  1. Перераспределение нагрузки. Поскольку заполненность офисов резко снизилась, соответственно нагрузка на корпоративные средства коммуникации тоже уменьшилась.

  2. Домашние рабочие места стали требовать профессиональной техники для общения и презентаций. А также дополнительных сервисов для работы в облачных структурах и обеспечения информационной безопасности.

Возникает вопрос: нужно ли компаниям обеспечивать профессиональное качество оборудования и сервисов в удаленных домашних офисах сотрудников? Ответ однозначно положительный. Компании активно пересматривают пул используемых технологий для совместной работы, чтобы улучшить онлайн-взаимодействие своих сотрудников как внутри команд, так и их общение с внешними партнерами и клиентами. Основой для таких сервисов стали современные цифровые платформы для видеоконференцсвязи.

Zoom в сотрудничестве с компанией Boston Consulting Group провели исследование отраслей, которые сумели преобразовать свои бизнес-процессы с помощью видеоконференцсвязи и обеспечить рост бизнеса во время кризиса, вызванного пандемией. Одним из ключевых факторов оказалось то, что количество удаленных сотрудников в опрошенных организациях увеличилось в 2,5–3 раза, а количество сотрудников, использующих решения для организации видеоконференций, — в 2,4–2,7 раза. Пропорционально возросло и время, которое сотрудники проводили в ВКС-сервисах.

Суммы, которые корпорации тратят на ПО для видеоконференцсвязи — Microsoft Teams, Zoom и Google Meet, — только один из элементов общей картины. Помимо них, необходимо вкладываться в оборудование комнат для совещаний, в персональные решения для совместной работы и управление ИТ-инфраструктурой:

  • Комнатам для совещаний требуются веб-камеры, колонки, микрофоны и контроллеры.

  • Пользователям нужны решения для аудио- и видеосвязи, включая веб-камеры и гарнитуры.

  • ИТ-администраторам необходимы инструменты для управления, мониторинга и удаленного доступа к этому оборудованию.

img

Оптимизация переговорных

Современный офис становится все больше цифровым, а его гибридный формат сочетает в себе офисные и удаленные рабочие места. При этом роль переговорных комнат в построении эффективных бизнес-процессов значительно возросла. Комфортная высокотехнологичная переговорная зона позволяет обеспечивать продуктивное общение сотрудников для решения рабочих задач, а также их взаимодействие с клиентами и партнерами.

Важно, чтобы оборудование при всей своей высокотехнологичности было простым и удобным в использовании. От уровня юзабилити при проведении переговоров зависит и качество принимаемых решений, которые иногда определяют общее благополучие компании на рынке.

Вот четыре совета, как обеспечить удобство работы сотрудников в переговорной комнате:

  • Используйте сенсорный контроллер. Такое устройство может быть закреплено на стене или установлено на столе для совещаний, позволяя сотрудникам начать сеанс видеосвязи одним касанием экрана или присоединиться к уже идущей видеоконференции. Это избавляет их от вопросов, как запустить систему, и значительно сокращает время подготовки к совещаниям.

  • Обеспечьте поддержку различных приложений для ВКС. В комнатах совещаний по умолчанию предусмотрена поддержка хотя бы одного сервиса для видеоконференцсвязи. Благодаря этому само совещание можно начать намного быстрее (если только внезапно не понадобится запустить другое ПО). На рынке сегодня есть решения, которые позволяют пользователю подключать свой ноутбук к системе и к любому вебинару или видеозвонку без необходимости дополнительной настройки и смены ПО.

  • Позаботьтесь о качественном звуке. Возможно, вы приобрели для своих комнат для совещаний огромные 4К-мониторы с отличным качеством картинки. Но звук не менее важен. Специализированные камеры со встроенной ИИ-технологией помогут выровнять уровень громкости и устранить посторонние шумы, чтобы добиться максимального качества звука для каждого из участников.

  • Вайтборды — еще один важный элемент, который идеально подходит для совместной работы и «мозговых штурмов», но им сложно пользоваться в процессе видеоконференций. На рынке есть камеры для вайтбордов со встроенным ИИ, которые транслируют содержимое доски всем участникам, сохраняя отличную четкость и детализацию изображения.

Поддержка удаленных сотрудников

Для обеспечения неизменно высокого качества переговоров важно, чтобы у компании было оборудование, позволяющее каждому сотруднику принимать участие в общих видеоконференциях из любого места.

Перед началом сеанса многие пользователи хотят посмотреть на себя в зеркало. Это часть человеческой природы, ведь всем нам хочется выглядеть как можно лучше, в том числе и во время видеовстречи. Особенно актуальным это становится для удаленных сотрудников, которые присоединяются к совещанию из дома. И необходимо сделать так, чтобы виртуальное совещание было для них настолько же комфортным, как обычная встреча в конференц-зале.

Вот несколько простых советов по подбору персональных устройств, которые помогут вам обеспечить одинаковый комфорт для удаленных пользователей и сотрудников на местах.

  • Подберите оборудование бизнес-класса. Во время локдауна многие сотрудники поняли, что давно уже известно ИТ-специалистам. Бытовые аудио- и видеоустройства существенно уступают профессиональным решениям для бизнеса, особенно когда дело касается видеоконференцсвязи. А для ИТ-специалистов важным преимуществом окажется сертификация этих устройств крупными поставщиками ПО для видеосвязи.

  • Закупите качественные веб-камеры: с высоким разрешением и частотой кадров в секунду, широким углом обзора и высоким качеством установленных линз. И, естественно, они также поддерживают все необходимые для комфортной видеосвязи сервисы.

  • Обеспечьте полный набор инструментов для удаленной работы. Удаленные сотрудники хотят иметь такое рабочее место, которое по уровню удобств не будет отличаться от их привычного места в офисе. ИТ-специалисты могут им помочь, подобрав не только стандартные мониторы, клавиатуры и мыши, но и правильный набор специализированных инструментов, включая гарнитуры и веб-камеры.

Возврат инвестиций в видеоконференцсвязь будет идти быстрее, если сотрудники с удовольствием начнут использовать ее для решения корпоративных задач, оценив все преимущества решений бизнес-класса.

Эффективное управление инфраструктурой

Время, которое ИТ-администраторы тратят на установку, управление и поддержку устройств для видеоконференцсвязи и пользовательского оборудования, — еще один фактор, который нужно учитывать при расчетах рентабельности ваших инвестиций.

img

Например, если сотрудники используют обычные бытовые гарнитуры и веб-камеры, которые не сертифицированы службами видеоконференцсвязи, то и у них, и у ИТ-специалистов возникают дополнительные проблемы. Как уже упоминалось выше, набор одобренных ИТ и сертифицированных устройств для работы из дома поможет сократить количество обращений в службу поддержки и упростить саму поддержку.

Вот три простых совета, которые помогут оптимизировать затраты времени ИТ-служб на поддержку инфраструктуры видеоконференцсвязи:

  • Используйте современные решения. Камеры нового поколения для видеоконференций или универсальные видеопанели могут подключаться непосредственно к монитору и запускать облачный видеосервис, используя собственные вычислительные ресурсы. Использование таких устройств уменьшает общее количество компонентов для установки и необходимых для подключения кабелей.

  • Используйте единую консоль для удаленного управления оборудованием. ИТ-специалистам приходится работать с огромным количеством комнат для совещаний и оборудования в них, поэтому сокращение временнЫх затрат для них крайне важно. Некоторые вендоры предлагают ПО, чтобы максимально облегчить задачу поддержки и управления большим парком оборудования для видеоконференцсвязи. С таким централизованным управлением вы сможете сократить количество выездов на места и ускорить решение проблем в удаленном режиме, используя удобный и простой единый интерфейс.

  • Подготовьте краткие видео с инструкциями. Показав его пользователям, вы избежите большого количества проблем с оборудованием.

Решение инвестировать в технологии почти всегда связано с другими бизнес-процессами организации. И это же утверждение справедливо для обновления инфраструктуры видеоконференцсвязи. Хотя платформа для видеосвязи может оказаться значительным вложением бюджета, успех ее внедрения напрямую зависит от многих других критериев. Среди них юзер экспириенс – удобство оборудования комнат для совещаний, а также затраты времени ИТ-специалистов. Вы сможете получить максимальную отдачу от инвестиций в видеоконференцсвязь, только если не будете забывать об этих факторах.

Видеоконференцсвязь Удаленная работа

Журнал: Журнал IT-Expert, Подписка на журналы

Об авторах

Антон Бугрин

Специалист по видеорешениям Logitech


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Год назад обстоятельства сложились так, что мы все некоторое время посидели дома.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Конференция Admitad Expert
Loft Hall. Ленинская слобода 26, стр 15
5 500 руб
17.09.2021
10:00–23:59
Гильотина для устаревших процессов бизнеса
Москва, The St. Regis Moscow Nikolskaya, Никольская улица, 12
Бесплатно
21.09.2021
10:00–11:30
Форум по цифровизации АПК Forum.Digital Agro 2021
ОНЛАЙН
Бесплатно
22.09.2021
11:00–16:30