Цель оправдывает средства: автоматизация документооборота
Кому нужен и нужен ли вообще автоматизированный документооборот в коммерческой компании? Занимаясь внедрениями сложных программных продуктов уже полтора десятка лет, я насмотрелся многого, учился и рос вместе с развитием программных продуктов и всего российского бизнеса. Аккумулируя свой опыт, хочется, не углубляясь в суть процессов, показать, что все-таки влияет на проекты внедрения систем документооборота.
Кому нужен и нужен ли вообще автоматизированный документооборот в коммерческой компании? Занимаясь внедрениями сложных программных продуктов уже полтора десятка лет, я насмотрелся многого, учился и рос вместе с развитием программных продуктов и всего российского бизнеса. Аккумулируя свой опыт, хочется, не углубляясь в суть процессов, показать, что все-таки влияет на проекты внедрения систем документооборота.
В жизни каждой коммерческой компании (а нашему бизнесу не так много лет — порядка 15), присутствуют вполне определенные стадии жизненного цикла, исчерпывающе описанные Адизисом . Соответственно, рассматривая необходимость внедрения автоматизированной системы документооборота, не грех определить, где же мы находимся — дабы принять именно то решение, в котором нуждается конкретный бизнес. Не секрет, что для стадии бурного роста компании практически нет описанных процедур (не только документооборота), и необходимо приложить максимум усилий, чтобы этот процесс слегка бюрократизировать, а именно — внедрить в компании описанные правила и процедуры. Именно данный шаг позволит компании развиваться дальше, формируя новую культуру управления.
Вывод первый. Если вы находитесь в стадии роста – начните бюрократизировать процессы, это вам поможет двигаться дальше и развивать систему управления компанией. Вы можете представить себе проект по сборке космического корабля, где нет стандартизированного процесса документооборота?
Каким образом происходит бюрократизация? На текущий момент, понятно, никто не будет считать рентабельность химического производства на счетах. Значит, мы будем вынуждены внедрить некую автоматизированную систему, которая поможет это сделать. Но, внедряя ИС, мы неминуемо внесем изменения в сложившуюся культуру управления, то есть создадим новые правила и заставим их работать с помощью этой ИС.
Вывод второй. Мы стандартизируем процессы не «для», а «за счет» внедрения автоматизированной ИС. То есть сам внедряемый программный продукт и будет носителем и контролером ваших правил.
Что такое внедрение автоматизированной ИС? Это не что иное, как изменение компании, создание новой СИСТЕМЫ управления. Конечно же, все сопутствующие проблемы внедрения будут с вами, например, сопротивление персонала. Надеяться, что этого не произойдет – утопия. Мы, как умные люди, понимаем, что СИСТЕМА, находящаяся в равновесии, неминуемо будет сопротивляться любой попытке его нарушить. Как снизить сопротивление системы и как решить другие, сопутствующие изменениям компании, проблемы, тоже известно и описано в литературе.
Вывод третий. Приступая к изменениям в компании, продумайте и спланируйте весь комплекс мер по снижению сопротивления системы и получению желаемого результата. Остерегайтесь модели «быстро-быстро, сама-сама»: это только усугубит проблемы, связанные с изменениями, и поставит под вопрос достижение запланированного результата.
Теперь поговорим о самой системе автоматизированного документооборота. Без всякого сомнения, для вашей компании это значимый ИТ-проект и, конечно, он должен иметь конкретную цель. Какую? Достаточно часто приходилось сталкиваться с такими мотивами внедрения СЭД, как сокращение расходов или персонала. Внедрение самого автоматизированного документооборота не может привести к существенному для компании уменьшению или увеличению затрат (кроме бюджета проекта), впрочем, как и не может повлиять на размеры штата сотрудников. Вопрос в том, как вы видите этот процесс. Ведь построить его можно по-разному. А ЦЕЛЬ? Более адекватные, на мой взгляд, цели выглядят следующим образом: сократить время на согласование документов, построить учтенный и юридически значимый документооборот и т.п. То, что зачастую приходится видеть в компаниях, вообще назвать СИСТЕМОЙ бумажного документооборота язык не поворачивается, компании терпят из-за этого колоссальные убытки, а внедрить ПРАВИЛЬНЫЙ документооборот они не в состоянии — по причине сопротивления той самой системы и огромных затрат. Что делать?
Вывод четвертый. Внедрять систему электронного документооборота проще, быстрее, дешевле и безболезненнее для компании, чем ломать сложившуюся годами систему. Внедрять без сомнения надо, но делать это следует осознанно и грамотно. В конечном итоге, даже при неудачных проектах (не полностью удовлетворенных ожиданиях заказчика) система электронного документооборота, как минимум, даст вам хоть какую-то структуру и архив важных документов, а это уже не так и мало.
Вместо эпилога
Оппонируя тем руководителям, которые задают вопросы про экономический эффект, про сокращение затрат и прочее, хочу сказать: если ваша компания поменяла «короткие штанишки» на «джинсы» (перешла из «младенчества» в «юность») и продолжает расти — единственный шанс не остаться на месте, пока конкуренты рвутся вперед, — изменить структуру управления компанией, то есть создать автоматически работающие правила, с использованием, в том числе, и систем документооборота. А на вопрос экономии вы, как руководитель, должны ответить себе сами. Каких денег стоит ваша истинная цель? Во сколько обойдется НЕразвивающийся бизнес? Я уверен, что это как раз тот случай, когда ЦЕЛЬ ОПРАВДЫВАЕТ СРЕДСТВА ее достижения.
Юрий Шойдин, директор по ИТ ГК «Интарсия»
В жизни каждой коммерческой компании (а нашему бизнесу не так много лет — порядка 15), присутствуют вполне определенные стадии жизненного цикла, исчерпывающе описанные Адизисом . Соответственно, рассматривая необходимость внедрения автоматизированной системы документооборота, не грех определить, где же мы находимся — дабы принять именно то решение, в котором нуждается конкретный бизнес. Не секрет, что для стадии бурного роста компании практически нет описанных процедур (не только документооборота), и необходимо приложить максимум усилий, чтобы этот процесс слегка бюрократизировать, а именно — внедрить в компании описанные правила и процедуры. Именно данный шаг позволит компании развиваться дальше, формируя новую культуру управления.
Вывод первый. Если вы находитесь в стадии роста – начните бюрократизировать процессы, это вам поможет двигаться дальше и развивать систему управления компанией. Вы можете представить себе проект по сборке космического корабля, где нет стандартизированного процесса документооборота?
Каким образом происходит бюрократизация? На текущий момент, понятно, никто не будет считать рентабельность химического производства на счетах. Значит, мы будем вынуждены внедрить некую автоматизированную систему, которая поможет это сделать. Но, внедряя ИС, мы неминуемо внесем изменения в сложившуюся культуру управления, то есть создадим новые правила и заставим их работать с помощью этой ИС.
Вывод второй. Мы стандартизируем процессы не «для», а «за счет» внедрения автоматизированной ИС. То есть сам внедряемый программный продукт и будет носителем и контролером ваших правил.
Что такое внедрение автоматизированной ИС? Это не что иное, как изменение компании, создание новой СИСТЕМЫ управления. Конечно же, все сопутствующие проблемы внедрения будут с вами, например, сопротивление персонала. Надеяться, что этого не произойдет – утопия. Мы, как умные люди, понимаем, что СИСТЕМА, находящаяся в равновесии, неминуемо будет сопротивляться любой попытке его нарушить. Как снизить сопротивление системы и как решить другие, сопутствующие изменениям компании, проблемы, тоже известно и описано в литературе.
Вывод третий. Приступая к изменениям в компании, продумайте и спланируйте весь комплекс мер по снижению сопротивления системы и получению желаемого результата. Остерегайтесь модели «быстро-быстро, сама-сама»: это только усугубит проблемы, связанные с изменениями, и поставит под вопрос достижение запланированного результата.
Теперь поговорим о самой системе автоматизированного документооборота. Без всякого сомнения, для вашей компании это значимый ИТ-проект и, конечно, он должен иметь конкретную цель. Какую? Достаточно часто приходилось сталкиваться с такими мотивами внедрения СЭД, как сокращение расходов или персонала. Внедрение самого автоматизированного документооборота не может привести к существенному для компании уменьшению или увеличению затрат (кроме бюджета проекта), впрочем, как и не может повлиять на размеры штата сотрудников. Вопрос в том, как вы видите этот процесс. Ведь построить его можно по-разному. А ЦЕЛЬ? Более адекватные, на мой взгляд, цели выглядят следующим образом: сократить время на согласование документов, построить учтенный и юридически значимый документооборот и т.п. То, что зачастую приходится видеть в компаниях, вообще назвать СИСТЕМОЙ бумажного документооборота язык не поворачивается, компании терпят из-за этого колоссальные убытки, а внедрить ПРАВИЛЬНЫЙ документооборот они не в состоянии — по причине сопротивления той самой системы и огромных затрат. Что делать?
Вывод четвертый. Внедрять систему электронного документооборота проще, быстрее, дешевле и безболезненнее для компании, чем ломать сложившуюся годами систему. Внедрять без сомнения надо, но делать это следует осознанно и грамотно. В конечном итоге, даже при неудачных проектах (не полностью удовлетворенных ожиданиях заказчика) система электронного документооборота, как минимум, даст вам хоть какую-то структуру и архив важных документов, а это уже не так и мало.
Вместо эпилога
Оппонируя тем руководителям, которые задают вопросы про экономический эффект, про сокращение затрат и прочее, хочу сказать: если ваша компания поменяла «короткие штанишки» на «джинсы» (перешла из «младенчества» в «юность») и продолжает расти — единственный шанс не остаться на месте, пока конкуренты рвутся вперед, — изменить структуру управления компанией, то есть создать автоматически работающие правила, с использованием, в том числе, и систем документооборота. А на вопрос экономии вы, как руководитель, должны ответить себе сами. Каких денег стоит ваша истинная цель? Во сколько обойдется НЕразвивающийся бизнес? Я уверен, что это как раз тот случай, когда ЦЕЛЬ ОПРАВДЫВАЕТ СРЕДСТВА ее достижения.
Юрий Шойдин, директор по ИТ ГК «Интарсия»
Опубликовано 25.11.2009