Когда технологии замедляют работу
Автор
Грубер Бенуа
Существует ряд факторов, которые замедляют продуктивность работы сотрудника с технологическими системами
Вице-президент по корпоративным коммуникациям Sage Enterprise Market Europe & Sage ERP X3 Бенуа Грубер (Benoît Gruber) задумался над вопросом, могут ли современные технологии замедлять нашу работу, снижать ее эффективность? Г-н Грубер отвечает на свой вопрос утвердительно, попутно давая советы, как можно выйти сухим из воды и не утонуть в потоке информации.
Добро пожаловать в эпоху цифровых технологий! Прошли времена пишущих машинок, фотокамер Polaroid и дисковых телефонов. В нашем постоянно развивающемся технологическом мире компьютеры, цифровые камеры и смартфоны не только заменили свои доисторические прототипы, но и стали для людей практически в один ряд с едой и одеждой. Почему? Простыми словами, это отличные средства для коммуникации, увеличения производительности и скорости принятия решений, как на работе, так и в личной жизни. Технологии продолжают развиваться, но параллельно нужно развивать и наше понимание того, как правильно их использовать. Заблуждения часто негативно сказываются на фактических коммуникациях и эффективности деятельности. Вот три основных признака того, что технология, которой вы доверились, не помогает вам, а, наоборот, замедляет вашу работу. А также советы по исправлению ситуации.
1. Несмотря на использование технологий, решение рабочих задач отнимает зачастую больше времени, чем раньше.
Программы-помощники и различное ПО для управления бизнес-задачами могут быть весьма полезными и компании часто одобряют использование подобных программ своими сотрудниками. Однако если эти системы внедрены и/или поддерживаются не корректно, они могут привести к дорогостоящим последствиям. Существует ряд факторов, которые замедляют продуктивность работы сотрудника с технологическими системами. Наиболее очевидным является отсутствие соответствующей подготовки и знаний. Эффективность ПО зависит от того, как эффективно с ним управляется пользователь. Почти в любом приложении есть множество скрытых «горячих клавиш» и их комбинаций среди вроде бы очевидных и привычных кнопок, вкладок и команд. Таким образом, обучение сотрудников, определенно, обойдется компании дешевле, чем пробелы в знаниях сотрудников и время, которое они потратят на самостоятельное обнаружение всех возможностей ПО. Постоянные тренинги по работе с ПО имеют важное значение для эффективного использования программных бизнес-решений.
Другим, не менее важным моментом является необходимость резервного копирования. Современные технологические новинки имеют много места для хранения, почти столько же, как в старом шкафу. Как только эта память приближается к финишу, система начинает работать гораздо медленнее. Любой из нас сталкивался с этим явлением: на смартфонах, фотоаппаратах, компьютерах или даже автомобильных видеорегистраторах. Любая система или гаджет однажды начинают работать медленнее. Более того, нередко происходит это в самый неудобный момент, например, когда мы вплотную приблизились к дедлайну по сдаче важного проекта. Но этого можно избежать. Необходимо определиться с графиком создания резервных копий на резервных дисках, а также с определенной периодичностью удалять устаревшие файлы с основных рабочих дисков. По аналогии со шкафом, на цифровых устройствах нужно обязательно наводить порядок. Также желательно время от времени запускать полную проверку жестких дисков на вирусы, рекламное ПО и любые вредоносные файлы, которые могли незаметно проникнуть в систему. Лучше всего нанять технического специалиста, который будет выполнять плановые проверки и обслуживать компьютерную технику.
Наконец, необходимо убедиться, что в компании внедрено наиболее подходящее для ее деятельности ПО. Система должна соответствовать всем аспектам именно того типа бизнеса, которым занимаетесь вы, но при этом в ней не должно быть ничего лишнего, что могло бы усложнить работу ваших сотрудников. В данном случае, меньше – значит лучше. Система с широким набором настроек и возможностей для кастомизации – отличный вариант, если не получается найти стандартное ПО, которое по умолчанию соответствует вашим потребностям.
2. Коммуникация с использованием электронных средств связи работает хуже и занимает больше времени, чем необходимо.
Эффективные коммуникации жизненно необходимы для любого бизнеса. Чтобы добиться успеха, нужно научиться четкому и лаконичному общению с клиентами и деловыми партнерами. В то же время, плохо отлаженный процесс коммуникации может значительно снизить продуктивность.
Смутные e-mail сообщения, нуждающиеся в дополнительных обширных разъяснениях, могут замедлить бизнес-процессы в компании. Вместо того чтобы тратить время на лишние действия, необходимо сделать усилие и начать общаться кратко и как можно более четко в любых электронных сообщениях. Чтобы сделать ваше письменное общение более эффективным, рекомендуется воспользоваться следующими советами:
• Прежде чем нажать «Отправить», быстро прочитайте написанное и убедитесь в том, что каждое слово имеет отношение к обсуждаемому вопросу.
• Убедитесь в качестве структурного построения письма. Например, вместо длинных параграфов лучше использовать удобные списки.
• Проверьте, что ответили на каждый вопрос, заданный автором изначального письма.
• В конце письма попросите адресата подтвердить получение письма. Также уточните, согласен ли он с вашими утверждениями, и предложите поделиться встречными мыслями.
• Если все же чувствуете недостаточную эффективность коммуникации с помощью e-mail, просто возьмите в руки телефон или назначьте встречу, чтобы избежать временных потерь и недоразумений.
Навыки делового общения имеют решающее значение для успешного завершения любого проекта. Общаясь четко и лаконично, вы будете более эффективным сотрудником, а значит и хорошим примером для коллег.
3. Слишком большое число разных устройств перегружает мозг и создает трудности в работе.
Прямо перед вами стоит ноутбук, а сразу за ним - большой монитор, чуть в стороне лежит смартфон, а еще дальше расположился офисный телефон. Вы пытаетесь сосредоточиться на текущей задаче, но со всех сторон раздаются звуки: на смартфон приходят SMS, на мониторе обновляется список e-mail сообщений, а в углу звонит офисный телефон. Технологическая многозадачность особенно актуальна для молодых поколений, которые привыкли к технике с пеленок, однако сложности взаимодействия с огромным количеством разных гаджетов встречаются у людей всех возрастов и поколений. Как можно в таких условиях что-то доделать до конца? Для повышения производительности труда существует несколько хороших способов, которые помогут более эффективно использовать свое время и усилить внимательность и концентрацию на текущих задачах:
• Составьте график проверки сообщений электронной почты на весь день. Например, можно проверять почту первым делом с утра, сразу после обеда и в конце дня, прежде чем покинуть офис. Не стоит моментально реагировать на каждое всплывающее сообщение о новом письме.
• Определитесь с единственной формой коммуникации исключительно по срочным вопросам. Для этого, например, можно использовать внутреннюю (корпоративную) систему обмена мгновенными сообщениями.
• Активируйте на смартфоне режим «Не беспокоить», выключите звонок и вибрацию – это поможет ограничить уровень назойливости уведомлений и фоновый шум. В то же время, не забывайте периодически проверять пропущенные сообщения и звонки.
• Если в активной стадии выполнения проекта звонит офисный телефон, вызывающий абонент может оставить сообщение с помощью голосовой почты. Чуть позже, когда ваша голова станет более свободной от текущих задач, вы внимательно прослушаете сообщение и перезвоните.
Вскоре вы заметите, что стали работать гораздо эффективнее, так как теперь гремучая смесь из текстовых сообщений, телефонных звонков и e-mail уведомлений не так сильно отвлекает вас, позволяя сосредоточиться на более важных делах. Итогом этого станет работа, выполненная качественно и в срок.
Перевод: Евгений Курышев
Опубликовано 17.04.2015