Контролируем печать. Как и зачем?
Расходы на печать в компании, где месячный объем бумажных документов составляет несколько тысяч страниц, могут быть весьма высокими. Бумага, расходные материалы, амортизация принтеров и МФУ – все это становится серьезными затратными статьями. Контролируется эта часть бюджета слабо. Часто к необходимости в очередной раз оплатить покупку картриджей для офисных принтеров относятся как к неизбежности. И совершенно напрасно.
Как и большинство других накладных расходов компании, затраты на печать могут и должны оптимизироваться. Контролировать их не так уж сложно – для этого существует несколько эффективных программных решений. А выявить они позволяют много интересного. Перечислим только основные области контроля.
Факторов, оказывающих влияние на расходы, связанные с организацией печати документов, на самом деле довольно много. Отслеживание каждого их них позволяет добиться значительной экономии. И в первую очередь – за счет грамотной организации.
Возможности – по потребностям
Хорошо известно, что принтеры и МФУ для бизнеса относятся к разным классам производительности, которые отличаются не только такими показателями, как скорость печати или возможности подключения, но и рекомендованной нагрузкой за единицу времени. Увы, но на этот показатель внимание обращают далеко не всегда. А потому первая цель мониторинга – грамотное распределение печатного оборудования в офисе. Средства мониторинга позволяют установить объем распечатываемых документов для каждой рабочей группы и выделить для нее именно то устройство, которое оптимально соответствует потребностям подразделения. Глупо использовать персональное устройство в качестве сетевого принтера для целого отдела, в то время как в кабинете руководителя стоит без дела мощное МФУ для рабочей группы.
Проверяем объемы
Использовать рабочий принтер, чтобы распечатать несколько страниц для личных нужд, – безобидная «привилегия» сотрудника. Едва ли это должно считаться криминалом. Гораздо хуже, если таким правом работники начинают злоупотреблять.
Известны случаи, когда принтеры использовались для самого настоящего тиражирования бумажных копий – тысячами листов. Пресечь бесконтрольную печать в таких объемах тоже позволяют средства мониторинга.
Защищаем информацию
Не секрет, что печать документов – один из каналов, по которым из компании может утекать конфиденциальная информация. Поэтому одной из забот руководителя всегда является контроль за несанкционированной печатью. Обеспечить его можно и при помощи специализированных DLP-систем, и благодаря средствам доступа к печатной технике (посредством смарт-карт, пароля или отпечатка пальца). Как правило, средства мониторинга печати не в состоянии пресечь несанкционированную распечатку, но выявить ее спустя некоторое время могут. Этого уже достаточно, чтобы потенциальный инсайдер поостерегся посылать на принтер конфиденциальные документы.
Цвет или монохром
Цветные устройства печати в наши дни совсем не редкость. А вот организация доступа к ним выстроена далеко не всегда. Использование цветного принтера по умолчанию оказывается весьма накладным – высокая стоимость отпечатка, для которого цвет совсем не обязателен, можно считать неоправданными расходами. И если распечатка малозначимых документов на цветном принтере ведется регулярно, то деньги в буквальном смысле начинают вылетать в трубу. Распределить задания на печать между устройствами разного назначения и позволяют средства мониторинга.
Картриджи: от экономии до воровства
Контроль за расходными материалами помогает сократить непосредственные затраты на печать. Система мониторинга печати не только позволяет проверять уровень тонера в картриджах. Можно и нужно контролировать и другие факторы, связанные с прямыми расходами на печать. Речь идет о возможных случаях прямого воровства.
Достаточно набрать в поисковике фразу «скупка оригинальных картриджей», чтобы убедиться: перепродажа оригинальных расходников весьма «распространенный» бизнес. Получают этот товар теневые торговцы от нечистых на руку системных администраторов (или других сотрудников, отвечающих за использование расходников). Схема мошенничества проста. Получив деньги на покупку новых оригинальных картриджей, нечистый на руку сотрудник перезаправляет старые расходники, а приобретенные новые сбывает на сторону. Либо, как вариант, покупает не оригинальные, а совместимые, часто имеющие меньший ресурс (оставим в стороне обсуждение других проблем, связанных с использованием неоригинальных расходников).
В результате действия такой схемы страдает бюджет, выделенный на обеспечение работы устройств печати – и за счет меньшего ресурса используемых на деле картриджей, и за счет прямого воровства.
Кстати, простого использования средств мониторинга печати в компании достаточно для того, чтобы нечистоплотный сотрудник даже и не думал о махинациях с расходкой – они будут выявлены практически мгновенно.
Если в компании установлены принтеры и МФУ только одного производителя, то оптимальным решением будет применение специализированных средств мониторинга печати то же вендора. Большинство изготовителей располагают собственными фирменными системами, заказать их поставку и последующую поддержку можно в качестве дополнительной услуги у их официальных партнеров. Однако подобные «чистые» ситуации встречаются нечасто.
В большинстве организаций парк печатной техники весьма разнороден – как по производителям, так и по возрасту. Совсем новые устройства могут соседствовать со старыми, но вполне работоспособными принтерами, отказываться от использования которых нет никакого смысла. В этих случаях разумно применение средств мониторинга сторонних разработчиков.
PrintStat
Разработка российской компании Nicotech совместима с принтерами и МФУ практически всех марок. База поддерживаемых устройств насчитывает более 1000 моделей. Предназначено это решение для компаний с парком свыше 10 устройств печати и позволяет контролировать расходы на печать, собирать статистику эксплуатации техники, в том числе и локальных принтеров, мониторить состояние расходных материалов и даже контролировать их запасы в компании. Достоинство решения – простота установки и настройки, а также доступ через веб-интерфейс.
FollowMe Printing
Решение компании Ringdale предоставляет возможность маршрутизировать задания на печать в зависимости от назначения печатающих устройств, контролировать их применение, формировать отчеты по активности каждого пользователя, обеспечивать безопасность печати, в том числе по идентификационным смарт-картам сотрудников. Чтобы приобрести и развернуть это решение, придется воспользоваться услугами компании-интегратора.
Pcounter
Этот сравнительно несложный программный продукт позволяет отслеживать статистику использования устройств печати вплоть до конкретного сотрудника, отдела, учитывать общий объем печати в компании, организовывать доступ пользователей к устройствам при помощи смарт-карт или пин-кода, формировать и контролировать квоты на печать для каждого работника, получать статистические отчеты.
Опубликовано 30.03.2018