Чем перекур лучше помидора

26.04.2021

Сергей Белолипецкий

Директор по консалтингу Logrocon
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

А тут еще отвлекись на исследование, которое затеял кадровый департамент, ответь на срочный запрос клиента, и всё! День кончился, а к своей основной работы вы, стыдно сказать, даже не приступили. 

В основном, проблема ясна. По мере роста научного прогресса, коммуникационных каналов становится все больше и больше. Общение становится все более плотным. Коммуникации вредят основной работе: люди не могут сосредоточиться на ней. В особо тяжелых случаях: даже выкроить время на основную работу. Но и отказаться от коммуникаций нельзя – они нужны для координации работ.

Налицо явное противоречие: от коммуникаций есть вред, но есть и польза. И нужно как-то разграничить одно от другого.

Как раскрывать такие противоречия – известно из Теории решения изобретательских задач. Например, можно решать противоречие разделением в пространстве. Такое решение было описано поэтом В.Маяковским в стихотворении «Прозаседавшиеся»: когда люди были вынуждены разделиться на части, чтобы успеть на все заседания.

Что ж, задача не новая. Приятно сознавать, что и в 1922 году были те же проблемы с нехваткой времени. Но и клонирование людей пока не вошло в обиход. Смотрим, какие есть еще варианты. Например, решение противоречия разделением во времени.

Просматривая техники, пропагандирующие разделение времени, в очередной раз натолкнулся на метод «Помодоро». Если кто не знает, Франческо Чирилло, автор этого метода, предлагает с помощью таймера делить рабочее время на кусочки по 25 минут – для работы и 5 минут – для отдыха. Для замерения времени он использовал кухонный таймер в виде помидора – отсюда такое название.

Посмотрел, и еще раз поразился, насколько эта техника далека от реальной жизни. Она может подойти только одинокому студенту, который пишет курсовик, и у которого нет других дел на этот момент. Как только человек начинает работать в команде – он вынужден какое-то время тратить на коммуникации. К нему приходят запросы, и он должен отвечать на них, неважно, какой у него сейчас период по таймеру. А если его вызовет к себе начальство? Или эскалация от клиента? Куда ему остается засунуть этот помидор?

Очевидно, что эта техника никак не может решить нашу проблему с коммуникациями-хронофагами.

Но, немного подумав, я вспомнил один период из своей жизни, когда мы всей командой использовали подобную технику. Только мы не давали ей никакого названия, просто работали так и работали эффективно. Я поделюсь этим опытом с вами, потому что это может быть для вас полезным.

Мы тоже разделяли периоды работы и «отдыха», только вместо помидора у нас был тимлид, который выводил нас на улицу покурить. Длина интервалов была не фиксированной, а как тимлид захочет курить. Далеко не все курили, кто-то брал с собой кофе, но выходили «на перекур» все. 

На самом деле мы использовали перекур не только для отдыха, но и для коммуникаций в команде. За время перекура мы успевали обменяться информацией, кто что успел сделать, у кого все хорошо, а кто застрял и просит помощи, поругать отстающих, перепланировать работу, если требуется, написать в вотсап жене или маме, быстро поглядеть входящие письма и сообщения, убедиться, что срочных задач нет.

Как правило, рабочее время сразу после обеда, когда выбились из ритма и еще не успели снова разогнаться, тратили на ответы по почте и звонки. А самый первый и самый последний рабочие периоды – на совещания, если нужно.

Даже отсутствующие (кто в командировках, кто по болезни из дома работает) включались в общие коммуникации в это же время и, таким образом, у нас синхронизировалась вся команда.

Поскольку все мы понимаем, как нам не нравится, когда нас отвлекают от работы вопросами, мы стали не задавать вопросы друг другу сразу, как они возникают, а откладывать до перекура. Кроме неотложных вопросов, разумеется. Соответственно, стали различать неотложные вопросы и текущие, которые ждут до перерыва. Выяснилось, что даже по имеющимся SLA на техподдержку время реакции составляет час, а значит их можно откладывать до ближайшего перерыва.

Мы отключили уведомления в чатах, договорившись, что все текстовые сообщения – несрочные, а в срочных ситуациях мы звоним или приходим лично.

Постепенно под этот ритм и правила стали подстраиваться домашние: если вопрос не срочный, то можно папе написать, и он перезвонит в течение часа. Заказчики привыкли, что совещания чаще всего проводятся с утра или вечером и сами стали предлагать привычное время.

Конечно, все равно какая-то часть коммуникаций была нам неподконтрольна и нарушала наш режим. Но в основном режим соблюдался. Даже в тяжелые авральные дни мы выходили «покурить».

И еще одно отличие от техники «помодоро: наш тимлид считал, что любую работу надо начинать с перекура. Поэтому у нас был порядок не «сначала период работы, потом период отдыха», а «сначала перекур, потом работа». Поэтому работа начиналась с коммуникации, обсуждения плана действий, договоренностей, кто что делает, а потом приступали к работе.

Очевидный вывод такой: хороший тимлид лучше, чем таймер-помидор. И, несмотря на все сложности, можно взять ситуацию под свой контроль, синхронизировать команду, и ограничить коммуникации во времени.

Если решите проверить на себе и попробовать технику «Перекуро» – имейте в виду, что на формирование привычки требуется солидное время, по оценкам психологов около 66 дней. Если столько продержитесь, то дальше команда будет сама сохранять привычный ритм и правила, а все новички – легко будут их усваивать.


Другие публикации эксперта