В Мосэнерго внедрили платформу по управлению документами TESSA 4.0
ПАО «Мосэнерго» — самая крупная из территориальных генерирующих компаний Российской Федерации и технологически неотъемлемая часть Единой энергетической системы страны. Следуя стратегии импортозамещения и инновационного развития, в компании реализовали масштабный проект по модернизации системы электронного документооборота, в рамках которого выполнена замена программного решения на базе Microsoft SharePoint на российское ПО TESSA.
Переход на отечественный софт становится обязательным условием для объектов КИИ и компаний с государственным участием. Для реализации проекта в ПАО «Мосэнерго» важным требованием с точки зрения архитектуры была полная импортонезависимость используемого решения, а также наличие сертификатов Минцифры и ФСТЭК для обеспечения безопасности данных. Первый этап реализации проекта включил в себя два важных аспекта: создание методологии внедрения и детальное исследование российского рынка ИТ-продуктов. По итогам всех конкурсных процедур в компании остановились на платформе TESSA — система позволяет автоматизировать не только канцелярию и документооборот, но и широкий набор бизнес-процессов; входит в единый реестр ПО и обладает всеми необходимыми технологическими возможностями для реализации высоконагруженных проектных решений. В качестве интегратора платформы TESSA выступила компания Офис-Док, специалисты которой обладают широкой проектной экспертизой в области автоматизации процессов делопроизводства для органов власти и организаций государственного сектора.
Обновленную СЭД ввели в опытно-промышленную эксплуатацию в 2024 году, после чего был реализован поэтапный переход на новое решение. В TESSA в полном объеме перенесены исторические данные, накопившиеся за время существования предыдущей системы. Это более чем 800 тысяч документов, а также порядка 1,5 миллионов разных файлов и поручений. К работе в новой системе подключено более 4500 сотрудников генеральной дирекции и 13 филиалов Москвы и МО.
Для разработки решения проектной командой был выбран последний релиз платформы TESSA версии 4.0.4. В сжатые сроки реализована функциональность по организации учета документов и управления их движением, включающая в себя сложные процедуры согласования при доведении документа до конечного исполнителя. Автоматизированы процессы работы с внутренними документами, входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами. Всего реализовано около 100 преднастроенных маршрутов. Разработана динамическая визуализация проведения документов, в том числе поручений.
Обмен всеми необходимыми данными с другими системами осуществляется с помощью универсального сервиса интеграции. В настоящий момент к нему подключена система претензионно-исковой работы, а также штатная структура организации из кадровой системы учета.
«В системе на базе TESSA автоматизированы процессы коллегиальных органов: бюджетного, операционного, инвестиционного комитетов, а также комитета по закупкам. Для работников этих подразделений доступна возможность подготовки, согласования и рассмотрения заявок, очное и заочное голосование с автоматическим подсчетом голосов, формирование протоколов и выписок. Также отмечу функциональность и наглядность реализованной системы контроля исполнения поручений, которая позволяет руководителям подразделений следить за исполнительской дисциплиной и загруженностью работников, вовремя принимать важные управленческие решения с опорой на актуальные данные», — отмечает начальник управления документационного обеспечения ПАО «Мосэнерго» Екатерина Карлявина.
«Хочется отметить практическую пользу от улучшений функциональности платформы версии 4.0. Например, появление функционала динамических ролей в сочетании с сервисом интеграции с AD позволяет исключить необходимость внесения изменений в процессы TESSA при изменении штатной структуры в системе кадрового учета. Такой функционал значительно сокращает нагрузку на администратора системы. С выходом новой версии мы получили большое количество инструментов тонкой настройки платформы, что позволило закрыть требования заказчика в части реализации уникальных запросов», — отмечает генеральный директор ООО «Офис Док» Андрей Доронин.