СЭД «ДЕЛО» внедрена в Курганской областной Думе
В настоящее время Президентом и Правительством РФ уделяется большое внимание развитию информационных технологий, автоматизации процессов взаимодействия органов исполнительной и законодательной власти, предоставлению государственных и муниципальных услуг населению с использованием современных средств телекоммуникационной и информационной поддержки.<br />
<br />
Создание полноценного информационного общества – одна из серьезнейших задач, обсуждаемых и решаемых сегодня на самом высоком уровне.<br />
Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности законодательной власти в Курганской области стало внедрение в Курганской областной Думе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО».<br />
<br />
Отделом информатизации Курганской областной Думы был проведен анализ систем, существующих на рынке СЭДД в России. <br />
<br />
Наиболее оптимальной было признана система «ДЕЛО», разработчик – компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), Москва. В ноябре 2008 года был приобретен первый комплект лицензий системы с необходимыми для настройки и работы опциями сканирования, оповещения и уведомления, а также подсистемы «ДЕЛО-WEB».<br />
<br />
Полноценная работа по внедрению системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе началась в мае 2009 года с подписания договора с партнером ЭОС в Кургане – компанией «БизнесТехнологии» на проектное обследование, описание и согласование справочников системы, описание настроек системы на действующую модель делопроизводства.<br />
<br />
Следующим этапом внедрения системы «ДЕЛО» стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы по курсам пользователей и технолога системы «ДЕЛО». Для обучения был составлен и утвержден председателем Думы план, который позволил провести обучение специалистов без отрыва от их основной деятельности. Обучение проводили сертифицированные специалисты компании «БизнесТехнологии».<br />
<br />
Завершающим этапом внедрения системы «ДЕЛО» стало составление технологических и пользовательских инструкций, а также разработка и внесение изменений в действующий регламент работы Аппарата Курганской областной Думы. Эту работу также выполнила компания «БизнесТехнологии».<br />
<br />
В ходе реализации проекта внедрения системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе были выявлены некоторые особенности:<br />
• номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;<br />
• выделенное подразделение «Депутаты» с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;<br />
• введение отдельного документа «Поручение руководителя отдела» (так называемые «устные распоряжения») для систематизации учета и контроля срока исполнения.<br />
<br />
Весь проект внедрения удалось завершить до начала 2010 года.<br />
<br />
К началу промышленной эксплуатации системы Курганской областной Думой были приобретены дополнительные лицензии системы «ДЕЛО», опции «Поточное сканирование», «ЭЦП и шифрование», «Мониторинг документов».<br />
<br />
Эффект от внедрения электронного документооборота уже очевиден:<br />
• появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;<br />
• увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;<br />
• усилился контроль исполнения поручений;<br />
• применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты Думы на канцелярские расходы;<br />
• снизились затраты времени на обработку информации;<br />
• повысилась оперативность получения необходимой информации.<br />
<br />
Значительное влияние система «ДЕЛО» оказала на организацию работы общего отдела Курганской областной Думы:<br />
<br />
• сократилось время на регистрацию документов;<br />
• исключились потери информации через создание электронного архива документов;<br />
• автоматизирована рассылка документов по электронной почте;<br />
• автоматизирована печать конвертов для отправки документов почтой;<br />
• сокращено время на подготовку статистических отчетов по работе с документами.<br />
<br />
Развитие проекта. В планах Курганской областной Думы:<br />
<br />
• внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные;<br />
• внедрение системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» с возможностью передачи в Государственный архив документов с истекшим сроком хранения в Думе.<br />
<br />
Практика использования системы «ДЕЛО» в Курганской областной Думе подтверждает: электронный документооборот сегодня стал одним из необходимых инструментов инновационного развития государственных структур.<br />