Электронный документооборот в "АктивФинансМенеджмент"
19.07.2012
Компания "АктивФинансМенеджмент" (ООО "ФАМ") объявляет о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia (разработана специалистами московской компании "ИнтерТраст"). Конфигурацию, установку, настройку и внедрение системы осуществляла компания "АРКОМ", Оренбургский партнер ИнтерТраст.
Компания "АктивФинансМенеджмент" (ООО "ФАМ") объявляет о запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота CompanyMedia (разработана специалистами московской компании "ИнтерТраст"). Конфигурацию, установку, настройку и внедрение системы осуществляла компания "АРКОМ", Оренбургский партнер ИнтерТраст.
Ведение документообоота в традиционном – "бумажном" - виде перестало в 2011 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству рабочих процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов. С развитием новых направлений и созданием подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлении сотрудников с распоряжениями руководства. При традиционном -бумажном- документообороте это невозможно было осуществить. Таким образом, компания "АктивФинансМенеджмент" столкнулась с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности организациям, – необходимостью автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и бизнес-процессы в соответствие с возросшими требованиями к их организации.
Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.
После проведенного в мае 2011 года анализа представленных на рынке систем руководство компании "АктивФинансМенеджмент" выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками компании "ИнтерТраст". Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом CompanyMedia обладает всеми возможностями для создания корпоративного электронного документооборота.
Установку, настройку и обучение персонала компании "АктивФинансМенеджмент" работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании "АРКОМ", бизнес-партнера ИнтерТраст в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 3 месяцев.
В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством "АктивФинансМенеджмент" были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как:
• создание специализированных "баз знаний" (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям);
• миграция документов из существующих "самописных" систем хранения в систему электронного документа;
• создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов;
• разработка и настройка системы отчетов.
Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее "приживания" в компании "АктивФинансМенеджмент".
По мнению сотрудников АктивФинансМенеджмент, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска необходимых документов как по реквизитам, так и полнотекстового; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.
На сегодняшний день система электронного документооборота CompanyMedia внедрена на более чем 30 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.
ООО "АФМ" - региональная управляющая компания, на рынке доверительного управления с 1994 года. Компания успешно работает на российской фондовой бирже ЗАО "ММВБ-РТС". Основными направлениями деятельности компании являются: управление паевыми инвестиционными фондами, индивидуальное доверительное управление, управление средствами негосударственных пенсионных фондов (НПФ) и пенсионного фонда РФ (ПФ РФ), консультирование в области инвестиций. Более подробную информацию можно получить на сайте ООО "АФМ" - www.afmg.ru.
Компания "АРКОМ" является лидером в сфере автоматизации делопроизводства и документооборота на рынке Оренбургской области. Ее специалисты осуществляют работы по автоматизации документооборота любой степени сложности, оказывают высококачественную техническую поддержку внедренных систем.
ЗАО "Компания "ИнтерТраст" является одним из лидеров на российском рынке систем электронного документооборота. Компания предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных информационных систем, включающий: консалтинг в области информационных технологий, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей и сотрудников отделов автоматизации.