Как сократить расходы
Способы сокращения расходов
Чем меньше денег компания тратит на свою работу и чем больше прибыли получает, тем работа эффективнее. Но если просто срезать расходы, не подумав, как это повлияет на бизнес, можно урезать и прибыль. Чтобы этого не случилось, нужно понять, как каждый расход влияет на работу компании.
Первый шаг к экономии — это проверка текущих трат компании. Это поможет найти области, где можно сэкономить. Проанализируйте оплаты: от крупных статей, таких как аренда офиса и зарплата сотрудников, до мелких, таких как офисные принадлежности и командировки. Вероятно, найдётся, на чём можно сэкономить без ущерба для бизнеса.
Основные способы
1. Пересмотр поставщиков. Изучите предложения разных поставщиков. Возможно, вы найдёте более выгодные условия, которые помогут уменьшить траты на производство. Сравните цены, качество и условия для выбора лучшего варианта. Иногда даже небольшая скидка от нового партнёра может привести к значительной экономии в долгосрочной перспективе.
2. Автоматизация и оптимизация процессов. Найдите задачи, которые можно автоматизировать или улучшить для ускорения работы. Например, использование программного обеспечения для управления складом уменьшит время на ручной труд и минимизирует риски потерь.
3. Повышение продуктивности сотрудников. Сотрудники — важный ресурс компании, от мотивации и условий труда зависит их эффективность. Эффективность часто страдает от непростроенных рабочих процессов; убедитесь, что у сотрудников есть инструменты для ведения задач и они ими пользуются. Полезно также собирать eNPS раз в год или квартал, чтобы знать настрой команды.
4. Управление запасами. Если нет системы учёта товаров, компания может расходовать больше ресурсов на хранение, чем нужно. Следите за количеством товаров на складе, чтобы не покупать лишнего или не столкнуться с дефицитом. Проводите периодические проверки (инвентаризацию) и подумайте о внедрении системы для отслеживания товаров, чтобы снизить потери.
5. Повышение эффективности маркетинга. Реклама приносит клиентов, поэтому сокращать деньги на неё опасно. Однако нужно стремиться уменьшать стоимость привлечения одного клиента. Помочь в этом может выбор эффективных каналов и увеличение бюджета в них.
Разница между оптимизацией и сокращением
Оптимизация и сокращение расходов — это два разных подхода к управлению финансами. Сокращение обычно означает простое уменьшение общих трат. Это может включать в себя уменьшение числа сотрудников, снижение зарплат, отказ от ненужных услуг или продуктов. Однако такой подход может привести к негативным последствиям, например снижению качества продукции или услуг, ухудшению морального климата в коллективе.
Оптимизация же фокусируется на повышении эффективности использования ресурсов. Она может включать в себя улучшение процессов, автоматизацию задач и перераспределение ресурсов для максимизации прибыли. Цель оптимизации — получить больше ценности из тех же или даже меньших затрат, не жертвуя качеством.
Возьмём конкретный случай предпринимателя Игоря из Москвы. Из-за кризиса бизнес перестал приносить прибыль, на счетах всё меньше денег. Игорь решил разобраться с расходами.
Первым делом Игорь стал анализировать бюджеты и факт по расходам в ОПиУ. Он провёл несколько дней, анализируя каждый пункт расходов последнего месяца. Это дало ему возможность понять, от каких трат можно отказаться без ущерба для бизнеса.
Игорь заметил, что большая часть работы бухгалтера связана с рутинными задачами, которые можно автоматизировать. Поэтому он решил внедрить новую бухгалтерскую программу, которая автоматизирует задачи, а специалист использует время для поиска грантов бизнесу.
Кроме того, Игорь обнаружил, что компания тратит 25 % расходов на аренду офиса. Большинство сотрудников переведи на удалёнку и сократили площадь арендуемого офиса на треть.
Предприниматель смог сократить расходы без ущерба для бизнеса. Даже в сложных экономических условиях есть возможности для оптимизации и экономии.
Финансовый директор компании «Нескучные финансы» Ирина Ремнева рассказала о том, что добиться эффективности можно не только с помощью снижения расходов, но и с помощью их увеличения.
"Ко мне обратился собственник швейного предприятия. Его компания испытывала сложности по обработке заказов: работы было много, а рук не хватало. Компания активно увеличивала выручку. За третий квартал выручка была такая же, как за первые полгода.
Количество персонала не увеличивалось, поэтому весь груз ложился на плечи собственников. Они старались заниматься всем сами. Были сложности с получением оперативной информации, планированием. Собственники находились в постоянной гонке, прибыль растёт, денег нет. После сбора Баланса выяснилось что все деньги заморожены в запасах. Плюс маржинальность ниже, чем у конкурентов. Поэтому новые сотрудники были необходимы, чтобы более тщательно заниматься закупками, бухгалтерией, аналитикой и планированием.
После анализа собственники приняли решение нанять операционного директора. В планах нанять ещё пять сотрудников, которые разгрузят рабочий процесс. Собственники разгружены, у них появилось время для себя и принятия взвешенных управленческих решений". - Ирина Ремнева, финансовый директор
Для анализа расходов нужно собрать фактические данные из Отчёта о прибылях и убытках. Сделать это быстро поможет сервис автоматизированного учёта Финтабло.
Проблемы, связанные с умением эффективно сокращать расходы, появляются у предпринимателей даже во времена стабильности экономики. Нередко возникает необходимость урезания штата, уменьшения товаров или услуг или ограничения бюджета.
Российская компания столкнулась с необходимостью понизить расходы. Политика организации не допускала изменений, но собственники бизнеса решили пересмотреть свои текущие операции и найти способы оптимизации бизнес-процессов. Одной из областей, которую рассматривали, была бухгалтерия.
Финдиректор обратила внимание на то, что было много постоянных расходов на бумажные документы и их хранение. Решили перевести свою бухгалтерию в электронный формат. Это позволило сократить расходы на покупку бумаги, печать и хранение документов. Кроме того, упростило процесс подачи отчётности в налоговую, так как большинство документов теперь можно было отправлять в электронном виде.
Следующим шагом был банк. Финдиректор обнаружила, что компания платит высокие комиссии за банковские услуги. После переговоров с банком удалось договориться о снижении комиссий, что помогло сэкономить деньги.
Похожий пример случился в практике нашего эксперта.
«Ко мне обратился клиент с большими расходами на налоги. После проведения анализа дебиторской задолженности выяснилось, что отсутствуют подтверждающие документы. Приведение документов в порядок привело к сокращению налогов с 5 млн руб. до 400 тыс. руб.». - Ирина Ремнева, финансовый директор
Пример неэффективного снижения расходов
Неэффективное снижение трат может быть негативным для компании. Необдуманное уменьшение одних расходов может привести к увеличению других.
Например, можно срезать рекламные бюджеты, не проводить акции и распродажи в надежде сэкономить деньги, что повлечёт за собой снижение объёмов продаж и спад интереса покупателей к продукции компании. В итоге компания потеряет доходы и финансовые резервы уменьшатся ещё больше.
Компания может закупать дешёвые сырьевые материалы или использовать устаревшее оборудование. В результате качество продукции снизится, клиенты потеряют доверие к компании и её репутация будет подорвана. Компания потеряет рыночные позиции и столкнётся с падением выручки.
Директор может решить снизить траты на обучение и поддержку персонала, что приведёт к плохой работе. Если клиенты не получают качественные услуги, они обратятся к конкурентам. Доходы снизятся.
Важно тщательно анализировать возможные последствия и оптимизировать издержки, чтобы сохранить конкурентоспособность на рынке.
Коротко
1. Сокращение расходов — это процесс уменьшения того, что необходимо для производства продукции, без изменения объёма производства или качества.
2. Эффективное сокращение расходов позволяет добиться минимальных издержек и максимальной прибыли.
3. Не всегда добиться максимальной эффективности бизнеса можно с помощью сокращения расходов. Иногда стоит их увеличить.