«Москабельмет»: к прозрачному управлению лицензиями за месяц
Группа компаний «Москабельмет» сформировалась на базе производственных цехов ЗАО «Москабельмет», которое ведет свою родословную с «Товарищества для эксплуатации электричества М.М.Подобедов и Ко». Устав товарищества был утвержден Императором России Николаем II 29 июня 1895г. В настоящее время предприятие объединяет шесть основных производств кабельно-проводниковой продукции: силовых кабелей низкого и среднего напряжения, волоконно-оптических кабелей, цветного проката, контактных и неизолированных проводов, обмоточных и эмалированных проводов прямоугольного и круглого сечения, медной катанки и проволоки, а также транспонированных проводов. Кроме этого, ГК «Москабельмет» включает в себя предприятия системной интеграции, сбыта и сервисного обслуживания.
До недавнего времени в компании не было централизованной системы учета закупок программного и аппаратного обеспечения. Каждое подразделение приобретало необходимое ПО и оборудования, подавая заявки в ИТ-отдел индивидуальном порядке. Наличие большого количества активов в группе компаний привело ее руководство к решению провести аудит используемого программного обеспечения и выбрать оптимальную программу корпоративного лицензирования. Партнером данного проекта выступила международная консалтинговая компания Columbus.
«Columbus – один из крупнейших сертифицированных партнеров Microsoft на территории России и СНГ, имеет огромный опыт в сфере корпоративного лицензирования, поэтому мы недолго раздумывали над тем, кому можем поручить этот проект», - говорит Рамиль Рафисович Аглямов, директор по информационным технологиям ЗАО «Москабельмет».
По рекомендации специалистов Columbus аудит программного обеспечения в ГК «Москабельмет» был проведен в соответствии с методологией Software Asset Management (SAM). Кроме этого, компании заключили соглашение Microsoft Enterprise Agreement (EA) на поставку лицензионного программного обеспечения Microsoft. Плюсы данной корпоративной программы лицензирования заключаются в том, что стоимость лицензий в расчете на один ПК остается неизменной в течение трех лет. Это позволит «Москабельмет» лучше контролировать расходы на приобретение ПО Microsoft, обновлять его в течение всего срока действия соглашения на новейшие версии, а также получить пакет дополнительных услуг по обучению и технической поддержке пользователей.
В рамках проекта был проведен анализ текущего состояния лицензирования парка ПК и структуры ГК «Москабельмет». Далее специалисты Columbus сопоставили полученные данные с документацией, подтверждающей наличие необходимых лицензий на программное обеспечение Microsoft и данными по фактически используемому программному и аппаратному обеспечению. В рамках аудита компания изучалась на предмет наличия/отсутствия личного или нелицензионного ПО, которое могло явиться угрозой безопасности компании «Москабельмет».
По результатам проведенного аудита проектной командой был сделан вывод об уровне соответствия используемого количества установок продуктов Microsoft и имеющихся в распоряжении ГК «Москабельмет»» лицензий. Кроме этого, специалисты Columbus сформировали ряд практических рекомендаций для улучшения управления лицензиями, которые оптимизировали процессы приобретения, установки, хранения, инвентаризации и утилизации ПО Microsoft. Также сотрудники ГК «Москабельмет» были проконсультированы по юридическим вопросам использования лицензионного и нелицензионного ПО.
Лицензионное соглашение Enterprise Agreement вместе с ранее приобретенными лицензиями по корпоративным программам Open License и OEM покрывают весь существующий парк компьютеров «Москабельмет». Управление активами программного и аппаратного обеспечения находятся на рационализированном уровне.
В настоящий момент все закупки программного и аппаратного обеспечения, их установка и списание осуществляются и контролируются представителями ИТ-подразделения ГК «Москабельмет». Большая часть ПО Microsoft приобретается в рамках действующего соглашения Enterprise. Также правами на управление данными активами обладают представители топ-менеджмента компании, в частности директор по информационным технологиям «Москабельмет».
По итогам проведенного аудита руководство ГК «Москабельмет» приняло решение соблюдать порядок управления жизненным циклом программного и аппаратного обеспечения и проводить инвентаризацию действующего ПО раз в квартал. «То, каким образом в компании организована процедура инвентаризации программного и аппаратного обеспечения напрямую влияет на процесс SAM в целом. Ведь именно от качества реализации этого этапа методологии SAM зависит, насколько хорошо организация учитывает свои активы программного и аппаратного обеспечения, что, соответственно, отражается как в итоговых результатах проведения аудита по методологии SAM, так и оказывает влияние на другие этапы управления лицензиями», - подчеркивает Екатерина Донцова, менеджер по работе с клиентами Columbus.
Совместно со специалистами компании Columbus была сформирована четкая политика закупки общесистемного программного обеспечения. Также компания задумалась о разработке стандартов рабочего места для разных групп сотрудников, чтобы упростить процесс планирования необходимого количества ПО в строгом соответствии с задачами их подразделений.
Рамиль Рафисович Аглямов, директор по информационным технологиям ЗАО «Москабельмет», добавляет: «В результате сотрудничества с консалтинговой компанией Columbus нам удалось получить полную картину о состоянии нашего парка персональных компьютеров и структуре финансовых затрат на лицензирование программного обеспечения. Руководствуясь данными аудита, мы определили пути дальнейшего развития IT-инфраструктуры компании, утвердили долгосрочные и краткосрочные планы на приобретение и поддержку лицензий Microsoft, а также сумели существенно сократить затраты на неиспользованное программное обеспечение и его обслуживание. К тому же, благодаря методологии Software Asset Management мы минимизировали юридические риски использования нелегального ПО».
В заключение стоит отметить, что проект был реализован всего за один месяц – силами трех представителей ЗАО «Москабельмет» и двух специалистов Columbus по корпоративному лицензированию.