Компании сообщаютНовости компаний

Поточное сканирование документов в Совете Федерации

| 31.05.2010
Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала возможной на основе инте-грации системы «ДЕЛО-ТСФ», реализованной на базе версии 8.5.3 системы «ДЕЛО» компании ЭОС, встроенной оп-ции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.<br /><br />
Ежегодно в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Однако сканированию пока подлежат лишь наиболее важные из них, а именно материалы заседаний: постановления, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов. Как правило, все они ставятся на контроль в Секретариате Руководителя Аппара-та верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, работающие с сис-темой «ДЕЛО-ТСФ», пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что до-вольно-таки трудоёмко по сравнению с поточным сканированием. Каким же образом это организовано сейчас?.. <br /><br />
В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, каждый из них освоил поточное сканиро-вание. Наибольшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в системе «ДЕЛО-ТСФ» и непосредственного сканирования разделены.<br /><br />
В ходе регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), который укладывается поверх документа. Подготовленные таким образом комплекты в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы автоматически сканируются в двухстороннем режиме и – в виде файлов графических и текстовых форматов – прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов системы.<br /><br />
В обязанности сотрудников отдела входит также визуальный контроль корректности выполнения процедур ска-нирования и распознавания текстов документов. При этом нет необходимости выверять текст дословно. Файлы ин-дексируются, что позволяет в дальнейшем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям системы параметрам.<br /><br />
Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя своими традиционными маршрутами.<br /><br />
<br /><br />
За непродолжительное время освоения процесса поточного сканирования документов в группе развития техноло-гий Управления делопроизводства Аппарата Совета Федерации и ещё более краткий период опытной эксплуатации участка в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива сотрудники структурных подразделений верхней палаты уже успели привыкнуть к тому, что документы появляются в автоматизированной системе «ДЕЛО-ТСФ» не-посредственно в день заседания. Это притом, что некоторые из подразделений территориально разнесены по Москве, а все делопроизводители работают в основном здании.<br /><br />
Опытная эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до конца года. В дальнейшем же, после анализа её результатов, оценки эффективности процесса и его простоты с точки зрения освоения делопроизвод-ственным персоналом и специалистами технологических служб, будет введён в действие аналогичный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, учёта и отправки корреспонденции. Это позволит сканировать все входящие и исходящие документы, которые не являются конфиденциальными. Кроме того, в архиве Совета Федера-ции планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов – для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.

Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Мысли вслух

Слишком сложно добросовестному поставщику строить базу для предоставления конкретных услуг конкретному клиенту. Слишком просто заказчику выйти из отношений. Поэтому процветают только стандартные простые услуги.
Иван Козлов :: 14.07.2020
Назрела острая необходимость вытравить рабскую покорность ИТ-директоров, разогнуть спины и поднять головы
Можно ли, поняв, что половина информации не доходит до серого вещества, отсеиваемая «вратами сортировки», что-нибудь с этим сделать?

Компании сообщают

Мероприятия