Поточное сканирование документов в Совете Федерации
Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала возможной на основе инте-грации системы «ДЕЛО-ТСФ», реализованной на базе версии 8.5.3 системы «ДЕЛО» компании ЭОС, встроенной оп-ции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.<br /><br />
Ежегодно в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Однако сканированию пока подлежат лишь наиболее важные из них, а именно материалы заседаний: постановления, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов. Как правило, все они ставятся на контроль в Секретариате Руководителя Аппара-та верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, работающие с сис-темой «ДЕЛО-ТСФ», пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что до-вольно-таки трудоёмко по сравнению с поточным сканированием. Каким же образом это организовано сейчас?.. <br /><br />
В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, каждый из них освоил поточное сканиро-вание. Наибольшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в системе «ДЕЛО-ТСФ» и непосредственного сканирования разделены.<br /><br />
В ходе регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), который укладывается поверх документа. Подготовленные таким образом комплекты в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы автоматически сканируются в двухстороннем режиме и – в виде файлов графических и текстовых форматов – прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов системы.<br /><br />
В обязанности сотрудников отдела входит также визуальный контроль корректности выполнения процедур ска-нирования и распознавания текстов документов. При этом нет необходимости выверять текст дословно. Файлы ин-дексируются, что позволяет в дальнейшем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям системы параметрам.<br /><br />
Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя своими традиционными маршрутами.<br /><br />
<br /><br />
За непродолжительное время освоения процесса поточного сканирования документов в группе развития техноло-гий Управления делопроизводства Аппарата Совета Федерации и ещё более краткий период опытной эксплуатации участка в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива сотрудники структурных подразделений верхней палаты уже успели привыкнуть к тому, что документы появляются в автоматизированной системе «ДЕЛО-ТСФ» не-посредственно в день заседания. Это притом, что некоторые из подразделений территориально разнесены по Москве, а все делопроизводители работают в основном здании.<br /><br />
Опытная эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до конца года. В дальнейшем же, после анализа её результатов, оценки эффективности процесса и его простоты с точки зрения освоения делопроизвод-ственным персоналом и специалистами технологических служб, будет введён в действие аналогичный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, учёта и отправки корреспонденции. Это позволит сканировать все входящие и исходящие документы, которые не являются конфиденциальными. Кроме того, в архиве Совета Федера-ции планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов – для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.