Электронный документооборот поможет добывать золото.

| 31.05.2010
14 ноября 2005 г, Москва. Компания «ФОРС – Центр разработки» объявляет о завершении первого этапа совместного проекта по созданию автоматизированной системы корпоративного документооборота и делопроизводства в ведущей российской золотодобывающей компании «Полюс». Проект выполнялся силами группы ведущих российских компаний-разработчиков, куда входил ФОРС. Срок его реализации составил 6 месяцев.Группа «Полюс» является крупнейшим производителем золота в Российской Федерации; на ее долю приходится более 20% добычи драгоценного металла в стране. «Полюс» находится в фазе активного развития, что предполагает расширение ресурсной базы и увеличение добычи золота в ближайшие годы. Для решения задач повышения эффективности управления территориально распределенной компанией ее руководством было принято решение о создании автоматизированной системы корпоративного документооборота и делопроизводства. Заказчик рассматривал несколько вариантов автоматизированных систем, и выбор был сделан в пользу технологий Oracle. 
В результате предпроектного обследования, проведенного при помощи специального инструментального средства Casewise Corporate Modeler, была создана оптимальная модель бизнес-процессов делопроизводства, которая и была реализована при помощи технологии Oracle Workflow. В течение первых двух месяцев информационная система, разработанная специалистами ФОРС, находилась в опытной эксплуатации. В августе этого года программный комплекс, включающий в себя средства коллективной работы с документами Oracle Collaboration Suite (OCS) и систему корпоративного делопроизводства на базе Oracle Workflow (OWF), был введен в промышленную эксплуатацию. 
Василий Анфиногентов, начальник отделения автоматизации деловых процессов ФОРС, отмечает: «Проект отличался значительной сложностью, вызванной нестандартностью стоящих перед нами задач и тем, что по ходу проекта появлялись новые. Нам удалось решить их благодаря гибкости и широким возможностям технологии Oracle Workflow, которая позволила разработать систему документооборота в точном соответствии со спецификой организации делопроизводства компании «Полюс». В то же время успешное завершение текущего этапа проекта во многом определялось участием в нем и помощью команды внедрения заказчика». 
Как говорит Андрей Стафеев, ИТ-директор золотодобывающей компании «Полюс»: «В результате осуществления проекта работа с документами в компании была систематизирована на качественно новом уровне. Значительно сократилось время на обработку документов, стал удобным их поиск, снизился риск потерь и дублирования. Таким образом, внедрение системы способствовало повышению эффективности оперативного управления компанией». 
В ходе проекта были автоматизированы основные бизнес-процессы по организации делопроизводства, включающие регистрацию входящих, исходящих, организационно-распорядительных и внутренних документов, дополнительных резолюций, согласование и визирование документов, редактирование учетных карточек сотрудников и подразделений. На каждый вид документа была заведена собственная электронная карточка, атрибуты которой заполняются по мере прохождения различных стадий процессов workflow. При необходимости к карточке в виде файла может быть присоединена электронная версия документа. Для каждого типа документа в системе была определена строгая последовательность действий обработки, что позволяет в любой момент времени получать информацию о местонахождении документа и его статусе. Все действия с документами в системе на данном этапе производят секретари и делопроизводители, сотрудники могут просматривать документы и вводить отчеты об исполнении поручений. 
Перед началом опытной эксплуатации был осуществлен перенос в систему старых данных из таблиц Excel. Реализованная модель документооборота предусматривает создание нескольких видов справочников с поддержкой контекстного и атрибутивного поиска. Используемое в системе хранилище электронных карточек документов реализовано на базе оригинальной технологии ЭЛАД, разработанной ФОРС. При создании программного комплекса была обеспечена интеграция OCS и OFW, включая сквозную авторизацию (SSO) пользователей систем.