Компании сообщаютНовости компаний

Электронный документооборот поможет добывать золото.

| 31.05.2010
Группа «Полюс» является крупнейшим производителем золота в Российской Федерации; на ее долю приходится более 20% добычи драгоценного металла в стране. «Полюс» находится в фазе активного развития, что предполагает расширение ресурсной базы и увеличение добычи золота в ближайшие годы. Для решения задач повышения эффективности  управления  территориально распределенной  компанией ее руководством было принято решение о создании автоматизированной системы корпоративного документооборота и делопроизводства.  Заказчик  рассматривал  несколько вариантов  автоматизированных систем,  и выбор был сделан в пользу технологий Oracle.<br /><br />
В результате предпроектного обследования, проведенного при помощи специального инструментального средства Casewise Corporate Modeler,  была  создана  оптимальная модель бизнес-процессов делопроизводства, которая и была реализована при помощи технологии Oracle Workflow. В течение первых двух месяцев информационная система, разработанная специалистами ФОРС, находилась в опытной эксплуатации. В августе этого года программный комплекс, включающий в себя средства коллективной работы с документами  Oracle Collaboration Suite (OCS) и систему корпоративного делопроизводства на базе Oracle Workflow (OWF),  был введен в промышленную эксплуатацию. <br /><br />
Василий Анфиногентов, начальник отделения автоматизации деловых процессов ФОРС, отмечает: «Проект отличался значительной сложностью, вызванной нестандартностью стоящих перед нами задач и тем, что по ходу проекта появлялись новые. Нам удалось решить их благодаря гибкости и широким возможностям технологии Oracle Workflow, которая позволила разработать систему документооборота в точном соответствии со спецификой организации делопроизводства компании «Полюс». В то же время  успешное завершение текущего этапа проекта во многом определялось участием в нем и помощью команды внедрения заказчика».<br /><br />
Как говорит Андрей Стафеев, ИТ-директор золотодобывающей компании «Полюс»: «В результате осуществления проекта работа с документами в компании была систематизирована на качественно новом уровне. Значительно сократилось время на обработку документов, стал удобным их поиск, снизился риск потерь и дублирования. Таким образом, внедрение системы способствовало повышению эффективности оперативного управления компанией».<br /><br />
В ходе проекта были автоматизированы основные бизнес-процессы по организации делопроизводства, включающие регистрацию входящих, исходящих, организационно-распорядительных и внутренних документов, дополнительных резолюций, согласование и визирование документов, редактирование учетных карточек сотрудников и подразделений. На каждый вид документа была заведена собственная электронная карточка, атрибуты которой заполняются по мере прохождения различных стадий процессов workflow. При необходимости к карточке в виде файла может быть присоединена электронная версия документа. Для каждого типа документа в системе была определена строгая  последовательность действий обработки, что позволяет в любой момент времени получать информацию о местонахождении документа и его статусе. Все действия с документами в системе на данном этапе  производят секретари и делопроизводители, сотрудники  могут просматривать документы и вводить отчеты об исполнении поручений. <br /><br />
Перед началом опытной эксплуатации был осуществлен перенос в систему старых данных из таблиц  Excel. Реализованная   модель документооборота предусматривает  создание нескольких видов справочников с поддержкой  контекстного и атрибутивного поиска. Используемое  в системе хранилище электронных карточек документов  реализовано на базе оригинальной технологии ЭЛАД, разработанной ФОРС. При создании программного комплекса была обеспечена   интеграция OCS и OFW, включая сквозную  авторизацию  (SSO) пользователей систем.