ЕВФРАТ-Документооборот во Всероссийском банке развития регионов
<br /><br />
<p>ВБРР был создан в 1996 году как банк с государственным участием федерального уровня. В составе акционеров банка – нефтяная компания «Роснефть», органы по управлению госимуществом Иркутской и Орловской областей, ОАО «Волгабурмаш», управляющая компания «Портфельные инвестиции». ВБРР является активным участником российского рынка корпоративных облигаций и стабильно входит в число крупнейших инвестиционных институтов по количеству реализованных облигационных программ. Сегодня ВБРР – это Межрегиональная банковская группа, которая включает семь филиалов, представительство и семь дополнительных офисов, а также обладает одной из крупнейших в стране сетей банковских офисов на Дальнем Востоке. Собственный капитал банка на 01.09.06 составил 1,34 млрд. рублей, активы банка – 20,91 млрд. рублей.</p><br /><br />
<p>Причиной создания автоматизированной системы управления документами в ВБРР послужила необходимость упорядочения процессов работы с документами и усиления контроля их прохождения и исполнения. Активное развитие бизнеса ВБРР привело к увеличению объема документооборота банка, сейчас это более 60 000 документов в год. Следствием этого стало снижение эффективности контроля за исполнительской дисциплиной и увеличение затрат на обеспечение контроля прохождения и исполнения документов и поручений. Кроме того, существенно был затруднен поиск документов из-за отсутствия систематизации их учета и единого хранилища документов.</p><br /><br />
<p>Для решения этих задач было решено использовать специализированное программное обеспечение — систему электронного документооборота. Целью ее внедрения было повышение эффективности управления холдингом за счет:</p><br /><br />
<ul><br /><br />
<li>упорядочения процессов делопроизводства и перехода к единой безбумажной технологии документооборота; </li><br /><br />
<li>повышение эффективности контроля исполнения;</li><br /><br />
<li>улучшения информационного обеспечения принятия решений.</li><br /><br />
</ul><br /><br />
<p>В качестве основы для реализации проекта в ВБРР была взята разработка компании Cognitive Technologies – система ЕВФРАТ-Документооборот – корпоративная система электронного документооборота, в которой оптимально сочетаются современные информационные технологии работы с документами и преимущества отечественных традиций документооборота. По оценкам специалистов ВБРР, из систем, представленных на российском рынке, именно система ЕВФРАТ-Документооборот в наибольшей степени отвечает поставленным задачам, так как: </p><br /><br />
<ul><br /><br />
<li>учитывает специфику российского делопроизводства;</li><br /><br />
<li>обладает функциональностью workflow-систем;</li><br /><br />
<li>содержит развитые механизмы адаптации под заказчика, что позволяет гибко настраивать и модифицировать систему;</li><br /><br />
<li>имеет оптимальное соотношение цена/качество;</li><br /><br />
<li>использует наиболее передовые технологии.</li><br /><br />
</ul><br /><br />
<p>Для внедрения системы в ВБРР была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты Управления по Автоматизации и связи заказчика и Cognitive Technologies. На первом этапе было проведено обследование и оптимизация текущей организации документационного обеспечения управления в ВБРР. Его итогом стало написание технического задания (ТЗ) на внедрение СЭД. На следующем этапе были проведены работы по адаптации системы под требования ТЗ. В ходе чего в системе были созданы более 10 регистрационных карточек документов, отчетные формы и маршруты движения документов. После этого в ВБРР были установлены серверное и клиентское ПО системы ЕВФРАТ-Документооборот, а для пользователей было проведено обучение.</p><br /><br />
<p>В июле 2006 года система ЕВФРАТ-Документооборот была сдана в опытную эксплуатацию. На этом этапе работать с системой начали сотрудники рабочей группы по внедрению. Ими была протестирована оптимизированная схема документооборота и предложены пожелания по ее модификации, которые были реализованы с помощью инструментария системы ЕВФРАТ-Документооборот. После этого началась полномасшатбная опытная эксплуатация системы, когда к работе с ней были подключены все работники головного офиса ВБРР. По ее результатам руководством банка было рекомендовано осуществить запуск системы в промышленную эксплуатацию.</p><br /><br />
<p>В настоящее время СЭД используется как система регистрации и хранения документов в процессе документооборота банка и система контроля исполнительской дисциплины. Кроме этого системой осуществляется маршрутизация документов. По условиям договора ВБРР закупил лицензию системы ЕВФРАТ-Документооборот на 100 одновременно работающих пользователей, а клиентские места установлены более чем 300 сотрудникам. В системе ведется регистрация документов более чем в 40 потоках. За месяц в среднем регистрируется порядка 5000 различных документов, всего за время опытной и промышленной эксплуатаций зарегистрировано более 9000 документов, а объем БД составляет 1,5 Гб.</p><br /><br />
<p>На этом этапе использования системы ЕВФРАТ-Документооборот удалось: </p><br /><br />
<ul><br /><br />
<li>наладить централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, протоколов заседаний, планерок, совещаний;</li><br /><br />
<li>повысить эффективность контроля исполнения документов и поручений;</li><br /><br />
<li>сократить временные затраты и повысить производительность сотрудников за счет автоматизации процессов движения и обработки документов;</li><br /><br />
<li>создать единое хранилище документов, с возможностью получить доступ к документам с удобными возможностями просмотра взаимосвязей документов.</li><br /><br />
</ul><br /><br />
<p>Кроме этого, по словам начальника отдела электронного документооборота и контроля Владимира Курлянова, внедрение системы способствовало повышению уровня исполнительской дисциплины персонала за счет обеспечения большей прозрачности документооборота и работы сотрудников.</p><br /><br />
<p>В планах по развитию системы в ВБРР: </p><br /><br />
<ul><br /><br />
<li>формирование базы нормативных документов, которая позволит оперировать электронными документами как юридически значимыми;</li><br /><br />
<li>развертывание подсистемы электронного архива документов на базе «ЕВФРАТ-Документооборот Архивариус»;</li><br /><br />
<li>регламентация процессов списания и хранения документов в архиве;</li><br /><br />
<li>тиражирование системы в филиалы и создание распределенной СЭД.</li><br /><br />
</ul>