ИТ Документооборот: технологии, новости, статьи

Документооборот (docflow) — это движение документов в организации между создателями и исполнителями, позволяющее информировать всех занятых в решении задачи лиц и осуществлять контроль за ее исполнением.

Документы могут быть оформлены на бумажных носителях и в электронном формате. Поэтому и документооборот может быть разный: стандартный, электронный или смешанный.

Система электронного оборота (СЭД, Document Workflow Management System) - это решение, позволяющее создавать, передавать, обрабатывать, архивировать, утилизировать и защищать от несанкционированного доступа документы в организации. С помощью системы электронного документооборота можно обмениваться документами между сотрудниками предприятия (а также за пределами компании), и контролировать выполнение задач.

В документообороте компании обычно выделяют три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (к внешним контрагентам) и внутренние (для рассылки внутри организации). Документы, которые фиксируют какую-либо хозяйственную операцию в компании, называются первичными.

Требования к системе электронного документооборота обычно содержат следующие пункты: обеспечивать интуитивно понятную навигацию и безопасное хранение данных, поддерживать и выполнять задачи, стоящие перед организацией, передавать документы конкретному исполнителю, контролировать исполнение поставленных задач, учитывая время исполнения задачи и ее качество, а также формировать отчетность.