В офисе хорошо, а дома лучше?
Зимой, когда готовился тематический план нашего журнала на наступающий год, этой темы в нем не было, но жизнь вносит свои коррективы. Вот уже больше месяца все мы вынуждены жить и работать в новых условиях. Во всем мире, и Россия здесь, увы, не исключение, свирепствует пандемия коронавируса Covid-19, от которого пока нет ни вакцины, ни доказавшего свою эффективность лекарства. Чтобы уберечь самый ценный капитал, а именно человеческий, предприятия и организации вынуждены перевести свою работу на удаленный режим. Многие сделали это еще до того, как подобные решения были приняты на государственном уровне.
Если вспомнить докарантинную эпоху, тогда нередко обсуждались вопросы о том, стоит ли переводить сотрудников на удаленный режим, насколько это выгодно, какие плюсы и минусы у данной модели работы, кого можно, а кого ни в коем случае нельзя отправлять на дистанционный режим и т. д. Некоторые руководители считали удаленную работу привилегией, наградой за эффективную работу в офисе, за выполнение и перевыполнение KPI.
Сегодня ситуация в корне изменилась. Жизнь ставит совершенно другие вопросы. На удаленный режим пришлось уйти всем. Для большинства компаний это вопрос элементарной выживаемости. Подушка безопасности, позволяющая отпустить сотрудников в оплачиваемый отпуск на неопределенное время, есть далеко не у всех. Нужно продолжать работу и в столь сложных условиях, иначе к тому моменту, когда режим самоизоляции закончится, а вирус будет побежден, можно потерять всё: и сотрудников, и клиентов. Последние просто уйдут к конкурентам, которые сохранят работоспособность своей компании в дистанционном режиме.
За прошедшие несколько недель большинство организаций уже сумели решить для себя технологические вопросы, связанные с удаленной работой. Но остается еще целый пласт нерешенных задач. Как сделать удаленную работу действительно эффективной? Как мотивировать сотрудников? Стоит ли жестко контролировать их, как будто они находятся в офисе, или предоставить им большую свободу действий? На эти и другие вопросы мы попросили ответить экспертов ИТ-рынка, представляющих его различные сегменты.
С чего начать
Далеко не все компании ранее практиковали режим удаленной работы, для них остаются актуальными любые общие советы и рекомендации, с чего и как именно начать движение по этому пути. «При переходе на удаленный формат работы компаниям особенно важно сохранить непрерывность процессов, обеспечивая безопасный доступ сотрудников к ключевым корпоративным системам, – объясняет Юрий Зинченко, генеральный директор компании «ИТ-ГРАД» (ГК «МТС»). – Наш опыт говорит о том, что быстро адаптировать бизнес к дистанционному режиму работы помогут облачные технологии. Есть проверенные временем надежные и безопасные решения, которые позволяют обеспечить удаленный доступ к сервисам компании. Это и VPN-подключение, и его разновидность в виде Direct Access для пользователей семейства Windows, терминальный доступ и подключение к виртуальным рабочим станциям (VDI). На сегодня это основной набор решений, который активно используют различные компании. Главное преимущество – применяя виртуальную инфраструктуру, компания априори готова к пиковым нагрузкам. Ресурсы облака с легкостью масштабируются, и на это уходят считаные минуты».
По мнению Виктора Ермишина, руководителя отдела поддержки пользователей компании Inline Technologies, в первую очередь необходимо позаботиться о надежном операторе связи и заключить с ним соглашение по уровню качества предоставляемых услуг (SLA). Это обезопасит от сильных просадок скорости в каналах связи. В идеале надо иметь также канал доступа у резервного провайдера, чтобы в случае аварии у основного оператора отработать ситуацию без ущерба для функционирования корпоративных коммуникаций. По его словам, безусловно, есть разница между организацией работы сотрудников из дома в терминальном режиме через корпоративные серверы, когда информация в компании хранится на виртуальных рабочих столах (VDI), и организацией работы через физические рабочие места. Так, использование личного или корпоративного ноутбука для подключения из дома к корпоративной сети никак не повлияет на работу корпоративной ИТ-инфраструктуры.
«Основной совет: не забывать про необходимость общения сотрудников между собой, а также про то, что для сотрудников необходимость работы из дома может быть очень большим стрессом. Дайте людям некоторое время на адаптацию и обеспечьте их средствами видеосвязи друг с другом. Почему именно видеосвязь? Возможность видеть собеседника позволяет сгладить эффект удаленной работы. Обычный телефон этого не дает. Человек замкнут в четырех стенах, и при этом ему нужно научиться переключаться между домашним и рабочим режимом. Не у каждого будет возможность уединения и создания дома рабочей обстановки. Обеспечьте сотрудников хорошей гарнитурой корпоративного класса – она необходима при работе из дома, но пригодится и позднее, когда сотрудник вернется в офис», – советует Николай Петренко, менеджер по решениям для совместной работы компании Cisco.
Тотальный контроль или полная свобода
После того как вопрос адаптации сотрудников к работе в домашних условиях будет решен, следует обратить внимание и на обеспечение контроля их работы. Все-таки в офисе все на виду, а дома каждый предоставлен сам себе. Нельзя сбрасывать со счетов и всевозможные отвлекающие факторы. Это прежде всего дети, которые тоже вынуждены учиться дистанционно, домашние животные, другие члены семьи, также требующие внимания. В офисе есть диваны и другая уютная мебель, однако если вы решите прилечь в разгар рабочего дня на диван, то вызовете по меньшей мере недоумение коллег. В домашних же условиях соблазн устроить себе тихий час или заняться домашними делами в рабочее время чрезвычайно велик. «Некоторые руководители пытаются добиться сохранения производительности через тотальный контроль, – рассуждает Татьяна Бочарникова, руководитель офиса компании NetApp в России. – Однако опыт показывает, что на адаптацию к удаленной работе требуется время. Первые несколько дней коллегам необходимо замедлиться и четко определить, какие ресурсы им доступны, каковы их возможности и как построить свою ежедневную деятельность. Лучший вариант для руководства – помочь сотрудникам ускорить данный процесс. Для этого нужно быть и открытыми для коммуникации через все доступные каналы связи, и создать новые регулярные активности. Еженедельные встречи перенести в видеоконференции, например. Также можно продумать варианты совместных активностей в свободное время (тоже в онлайн-формате). Наконец, взять за правило вести учет задач с помощью онлайн-инструментов».
По утверждению Олега Бунина, технического директора компании «СИГМА», удаленная работа может быть не менее эффективной, чем работа в офисе. «Не стоит относиться к удаленной работе как к кальке офисной. Недостаточно просто выдать доступ к корпоративным системам и настроить корпоративный VPN», – замечает он. О психологических аспектах контроля говорит Николай Нашивочников, технический директор компании «Газинформсервис». «В офисе рабочая атмосфера и сложившиеся бизнес-процессы, а дома много соблазнов, снижающих фокус на работе, – объясняет эксперт. – Главный враг удалёнки – прокрастинация, основные помощники – ответственность и самодисциплина. Если в компании внедрена система контроля рабочего времени, тогда за результатами можно следить в трекере задач или с помощью автоматизированной системы управления проектами».
Технологии для удалёнки
Технологический аспект построения удаленной работы не менее важен, чем проблемы психологического характера. Какие технологии, подходы и решения нужно использовать обязательно, а без чего можно обойтись? Конечно, необходимый минимум инструментов – это электронная почта, с помощью которой пересылаются файлы, а также телефон для голосового общения и конференц-звонков. Тем не менее уже много лет на рынке существует множество более совершенных и продвинутых средств. «Если до перехода на удалёнку бизнес был связан с личными встречами, то теперь, когда личные встречи сильно затруднены, на помощь приходят сервисы онлайн-видеоконференций. Это позволяет по-прежнему поддерживать отношения со старыми клиентами, находить новых и продолжать бизнес. Во многих сферах сегодня это вообще единственный способ сохранить заработок в условиях карантина», – комментирует Николай Петренко (Cisco).
По словам эксперта, с точки зрения сохранения внутренней операционной деятельности компании одним из важнейших инструментов становится корпоративный мессенджер, желательно с функциями звонков и конференций, – это то, что позволяет компании «не расползтись», а продолжать работать в нужном темпе. Сотрудник, у которого ограничены или затруднены коммуникации с коллегами, будет автоматически выпадать из рабочего темпа. «В нашей компании помимо электронной почты используются корпоративные мессенджеры, позволяющие видеть статус сотрудника, обмениваться мгновенными сообщениями или общаться в режиме общего чата, а также проводить аудио- и видеоконференции. Это не заменяет живого общения в офисе, но позволяет достаточно эффективно решать рабочие вопросы. На мой взгляд, это необходимый и достаточный набор для продуктивного взаимодействия сотрудников», – рассказывает Светлана Шурыгина, заместитель директора по маркетингу компании «Белтел».
В свою очередь Юрий Зинченко («ИТ-ГРАД») напоминает о том, что с переходом на Home Office возрастает число корпоративных чатов, аудио- и видеозвонков, писем между сотрудниками. Синхронизировать работу распределенной команды помогут качественная конференцсвязь и высокий уровень доступности корпоративных сервисов. При этом, по его словам, важно учитывать задачи и потребности каждой отдельной компании. «Так, терминальные серверы (RDS) могут стать оптимальным вариантом, если сотрудники решают типовые офисные задачи, а подключить требуется не более 100 человек. Виртуальные рабочие станции (VDI) пригодятся тем, кому необходимо более ста виртуальных рабочих мест либо нужно удаленное взаимодействие с приложениями для работы с графикой или видео, CAD», – объясняет он.
Виктор Ермишин (Inline Technologies) не рекомендует использовать для рабочих задач популярные во всем мире мессенджеры WhatsApp и Viber прежде всего из-за наличия уязвимостей, влекущих за собой проблемы в области информационной безопасности. Что касается корпоративных инструментов для совместной работы, здесь эксперт советует сосредоточиться на решениях, которые меньше нагружают каналы связи, а значит, более качественно и надежно передают аудио- и видеосигнал и при этом обладают необходимым уровнем общей защищенности трансляции и пользовательских данных.
По мнению Сергея Егорова, инженера по криптографической информации компании «Легион», в первом эшелоне технологических решений для удаленной работы находятся электронная почта, мобильная связь, IP-телефония. Во вторую очередь может быть востребован облачный офисный пакет, позволяющий коллективно работать над документами.
Не потерять самое ценное
Информационная безопасность – один из важнейших вопросов, которые необходимо учесть при построении удаленной работы сотрудников. Но вне офиса ИТ- и ИБ-специалистам сложнее контролировать ситуацию, ведь к компьютеру сотрудника могут иметь доступ и другие члены семьи. Татьяна Бочарникова (NetApp) в этой ситуации советует прежде всего избегать использования удаленными сотрудниками своих личных ПК. Работодатель должен по возможности выделить им корпоративные ноутбуки. «Разумеется, нужно правильно инструктировать коллег насчет ограничения доступа к рабочим ПК членов семьи и других лиц. Доступ к финансовой информации компании нужно предоставлять только сотрудникам, непосредственно с ней работающим. Что же касается технической стороны вопроса, то при условии работы на корпоративных ноутбуках современные решения позволяют службам ИБ контролировать активность сотрудников через ограничение прав пользователей и ряд других мер. Также можно рассмотреть использование приложений, предотвращающих копирование данных на физические носители. Последнее, что следует отметить, это более пристальный контроль смены паролей и ключей», – заключает она.
Сергей Егоров («Легион») считает необходимым, во-первых, провести среди сотрудников инструктаж по безопасности удаленной работы, во-вторых, обязательно разграничить доступ к личной и рабочей информации на компьютерах удаленных сотрудников, в-третьих, обязательно предоставить сотрудникам продукты для защиты данных, обеспеченные корпоративными лицензиями.
О концепции «нулевого доверия» (Zero Trust) напоминает Николай Нашивочников («Газинформсервис»). По его словам, в этой ситуации важно приоритизировать возможные угрозы и на основе этих приоритетов построить грамотную стратегию защиты данных в условиях удаленной работы. «Строгая (двух- или многофакторная) аутентификация при попытке доступа к данным, сегментирование сети и мониторинг сетевой активности, шифрование каналов доступа, применение концепции наименьших привилегий, умение эффективно контролировать оконечные устройства и активности пользователей в сети на основе методов расширенной аналитики данных – вот набор ИБ-инструментов, обеспечивающих безопасную работу с данными независимо от того, находитесь ли вы на удалёнке или в офисе, – подчеркивает эксперт. – Что касается экстренных мер, связанных с массовым переходом на удаленную работу, я бы рекомендовал внедрить системы защищенного удаленного доступа с элементами сегментирования сети и приложений, применять шифрование трафика, а также осуществлять мониторинг сетевой активности и действий пользователей, идущих вразрез с политикой безопасности предприятия. Ну и, конечно же, нельзя забывать о качественной аналитике, построенной на основе данных, полученных в результате этого мониторинга».
О важности человеческого фактора для обеспечения сохранности корпоративных данных в условиях удаленной работы напоминает Виктор Ермишин (Inline Technologies). «В условиях массовой удаленной работы сотрудников прежде всего возрастают традиционные офисные риски, связанные с человеческим фактором. В основном это происходит из-за того, что большое количество людей в определенной мере оказывается вне действия корпоративных политик безопасности. Многое тут зависит от сознательности и осмотрительности самих пользователей: на какие сайты они ходят, какие программы запускают и так далее. Но, как правило, большинство некорректных действий можно довольно эффективно блокировать с помощью штатных корпоративных средств информационной защиты», – заключает он.
***
Тема удаленной работы настолько широка, что в рамках одного небольшого обзора экспертных мнений охватить ее просто невозможно. Поэтому мы обязательно продолжим ее в одном из ближайших номеров. Надеемся, что все наши читатели не только адаптировались к удаленной работе и помогли это сделать своим коллегам, но и научились работать из дома с неменьшей эффективностью, чем в офисном пространстве. Пандемия коронавируса рано или поздно закончится, а успешный опыт дистанционной работы останется в компании навсегда. Его можно будет применять, развивать и тиражировать.
Опубликовано 05.05.2020