Электронный, юридический, значимый

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия при определенных условиях может иметь такую же силу, как и бумажный оригинал, находит все большую поддержку у законодателей.

А значит, даже самые консервативные бухгалтеры и финансисты, повинуясь вполне понятному в нынешних условиях желанию экономить, будут рассматривать переход к ЮЗЭДО в качестве одной из мер по сокращению издержек. И конечно, на первых порах рассматривать с недоверием.

Как показывает статистика первых проектов в области ЮЗЭДО, их заказчиком пока является не бухгалтер, а директор компании, оценивший перспективы экономического эффекта. Плох тот директор, который не слушает своего бухгалтера. Но и бухгалтеров иногда терзают смутные сомнения: работать по старинке, рискуя платить штрафы за несвоевременную отчетность, или согласиться на внедрение новой технологии и связанные с этим изменения в привычных бизнес-процессах. Вполне вероятен сценарий, когда при обсуждении вопроса, переходить ли на ЮЗЭДО, в эксперты позовут ИТ-директора. Рассмотрим наиболее частые опасения, тревожащие бухгалтеров и руководителей ИТ-подразделений при принятии решений о внедрении ЮЗЭДО.

Что такое ЮЗЭДО?

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами — одна из разновидностей электронного документооборота, но от своего «старшего родственника» существенно отличается. Если обычный документооборот направлен в основном на оптимизацию внутренних процессов компании (между подразделениями или бизнес-единицами холдинга), то ЮЗЭДО изначально предназначен для внешнего документооборота с контрагентами и проверяющими органами.

Это принципиальное отличие — основа жестких требований к ЮЗЭДО: обязательное соответствие форматов документов законодательным регламентам, высокие требования к защите данных, фиксирование каждого этапа передачи документа, обязательная электронная подпись и т. п.

Контроль этой передачи осуществляет оператор сервиса — для получения статуса доверенного оператора необходимо пройти аккредитацию в ФНС. В России такой вид ИТ-сервисов только начинает развиваться, и у данного процесса есть два катализатора: законодательные инициативы и технологические возможности (передача и защита данных, облачные технологии, создание интегрированных межведомственных систем).

Что нам за это будет?

Главные бухгалтеры и финансисты соглашаются, что законодательство действительно развивается и создает условия для электронного документооборота. Беспокоит их другое: где гарантия, что оператор ЮЗЭДО будет своевременно обновлять сервис по мере изменения законов, опережая в этом плане своих клиентов?

Что тут ответить? Вообще отслеживать изменения в законодательстве — прямая обязанность оператора, иначе он рискует разориться на штрафах за срыв доставки документов. Оператор отслеживает изменения в форматах формализованных документов. Сроки доставки документов контрагентам строго оговорены в договоре SLA, который обычно заключают клиент и оператор. В этом же договоре описаны такие условия, как время исправления ошибок, обработки запросов и т. п. В случае несоблюдения условий договора оператор несет ответственность перед клиентом, обязан платить штрафы, неустойки, включая компенсацию штрафов ФНС, наложенных на клиента из-за непредоставления документов в срок по вине оператора.

Если говорить о доставке счетов-фактур, она регламентируется Приказом № 50н, изданным Министерством финансов в 2011 году. В этом документе определены все временные рамки того, что происходит между оператором и двумя контрагентами (отправителем сообщения — он называется продавцом, и получателем сообщения, который именуется покупателем). В приказе указано, не позднее какого срока оператор, продавец и покупатель должны выполнить принятые на себя обязательства, поэтому в SLA автоматически отражены все условия по срокам отправки и формирования документов, соответствующие Приказу № 50н. По другим документам в SLA могут быть отражены другие условия доставки, в зависимости от срочности доставки документа и требований законодательства.

Представим такую ситуацию: форматы поменялись, клиент внес соответствующие изменения в свои системы, а оператор нет. Что произойдет в этом случае? Система оператора не сможет обработать документ. Если оператор не адаптирует систему достаточно быстро, и в результате несвоевременного обновления будут нарушены условия SLA с клиентами, он должен выплатить им компенсации. Совершенно очевидно, что оператор не заинтересован в таком развитии событий. Вот почему операторы тщательно уточняют изменения в законодательстве и стараются отслеживать их заранее.

Виртуальный «стол находок»

Следующая важная проблема — разделение ответственности. Кто будет отвечать за пропавший документ: допустим, от отправителя он ушел, но оператор его не получил (или наоборот)? Этот вопрос волнует и ИТ-директоров, и бухгалтеров.

Ответ на него вновь возвращает нас к законодательству и к условиям договора между оператором и клиентом. В SLA находят отражение все ситуации, которые только могут возникнуть.

Например, в работе со счетами-фактурами очень важно фиксировать все моменты их прохождения: когда поступил документ, к какому налоговому периоду его отнести. Это, в свою очередь, необходимо для урегулирования споров по поводу НДС. Как уже было сказано, доставка счета-фактуры регулируется Приказом № 50н, и в соответствии с ним на каждом этапе прохождения счета-фактуры стороны генерируют подтверждения. Поэтому отследить любое продвижение очень легко — сразу видно, на каком этапе и какой стороной не было отправлено подтверждение, где цепочка прервалась, и поскольку в системах ЭДО ведется логирование операций, установить, по какой причине документ не пришел вовремя, весьма просто. А так как оператор обычно заинтересован в своих клиентах, то даже в случае сбоев такие вопросы решаются в рабочем порядке и ситуация не доходит до уровня конфликта.

Есть три стадии развития документооборота бухгалтерских/налоговых первичных документов.

Первая стадия — все оригинальные документы на бумаге, есть только бумажный архив.

В этом случае, чтобы сделать выборку копий документов, бухгалтерам необходимо искать, копировать, подшивать и пересылать документы в ФНС. Это долго и затратно.

Вторая стадия — все оригинальные документы на бумаге, оригиналы хранятся в бумажном архиве, но внедрен электронный архив копий (сканов) оригинальных бумажных документов.

Электронный архив копий документов имеет много преимуществ: документ можно быстро найти по запросу или за считаные секунды сделать выборки копий документов.

Однако есть и особенности:

1) Копии не то же самое, что оригиналы. Если ФНС или другие органы запрашивают именно оригиналы, то придется по-прежнему доставать эти бумаги из папок и отправлять их с курьером. При этом необходимо заботиться о том, чтобы не позабыть вернуть документы на место.

2) Требуется проделать работу, чтобы поместить копию документа в архив: сотрудники компании должны отсканировать документ, оцифровать с помощью распознавателя или же вручную создать карточку документа и ввести в нее данные.

3) Обрабатывая выборки копий документов в человекочитаемом виде, ФНС по-прежнему не может автоматически обрабатывать полученные документы. Поэтому налоговики заинтересованы в работе со структурированными документами, с которыми можно работать в автоматическом режиме.

Третья стадия — электронный документооборот оригинальных документов, и, как следствие, электронный архив оригинальных документов.

Это способ работы с оригинальными документами, при котором оригинальный документ исходит от отправителя, приходит к получателю, хранится в архиве оператора и контрагентов и попадает в выборку документов для ФНС в электронном виде.

Преимущества очевидны:

1) Не нужно заботиться о том, чтобы вернуть оригинал на место. Электронный оригинальный документ не перестанет быть оригинальным, если скопировать сам файл и электронную подпись.

2) Нет необходимости прилагать усилия, чтобы перенести данные с документов в карточки документов: если сделать соответствующие настройки, это произойдет автоматически, так как все данные в электронных формализованных документах уже организованы в виде структуры.

3) Поскольку в ФНС есть системы, которые могут обрабатывать формализованные документы в форматах Минфина, она заинтересована получать выборки электронных документов. В этом случае можно автоматизировать операции и избежать лишней работы.

Компании с наиболее развитыми бизнес-процессами при переходе на ЭДО находятся на промежуточной стадии между второй и третьей. В таких компаниях уже реализован электронный архив скан-копий документов, начинает внедряться ЭДО. Но поскольку внедрение ЭДО обычно происходит постепенно, разумно предположить, что в компании часть контрагентов уже переведена на ЭДО, а часть — еще нет. Поэтому на подобных предприятиях нередко поддерживается электронный архив, где часть документов — оригинальные структурированные файлы с ЭП, а часть — скан-копии оригинальных бумажных документов. Из такого архива можно делать выборки для ФНС, состоящие из тех и других видов документов.

Безопасность без вопросов

Рынок решений и сервисов ЮЗЭДО (мы намеренно разделяем оба понятия) начал развиваться в России совсем недавно, но его потенциал огромен. По данным ФНС, в 2013 году в нашей стране было выписано более 15 млрд счетов-фактур, но только 10 млн из них предоставлены в электронном виде. Одновременно расширяется спектр средств информационной защиты, реализованных в сервисах ЮЗЭДО. Традиционно для этой задачи используются токены — неотъемлемый элемент юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Именно они являются носителем электронной подписи — гаранта достоверности документа. На сегодняшний день на рынке представлены различные виды токенов с широким спектром дополнительного функционала. Но этим дело не ограничивается. Например, технология DSS/HSM позволяет отказаться от хранения ключей подписи на носителях пользователей, что значительно повышает удобство и защищенность работы с сервисами и избавляет от такого риска, как утеря токена. Кроме того, технология обеспечивает безопасную работу с мобильных устройств без применения аппаратных средств на стороне клиента. Если учесть, что, по оценке IDC, в ближайшие годы до 70% сотрудников будут использовать для работы мобильные устройства и периодически или постоянно трудиться вне офисов, очевидно, какое значение будут иметь подобные технологии для безопасной деятельности компаний.

Технология позволяет обеспечить дополнительную защиту от компрометации ключей подписи с помощью централизованного защищенного хранения закрытых ключей пользователей, а также удаленного выполнения операций по созданию электронной подписи. В результате пользователи и операторы ЮЗЭДО получают новые возможности оперативного и безопасного обмена документами.

Для ИТ-директоров существенным фактором «за» или «против» внедрения ЮЗЭДО, помимо безопасности данных, является его интеграция с системами управления предприятием. Сама идеология ЮЗЭДО свидетельствует о том, что такие сервисы рассчитаны в первую очередь на крупные компании и их контрагентов, заинтересованных во внедрении юридически значимых электронных документов бухгалтерского и налогового учета.

Большой электронный оригинал

Обеспечение юридической значимости электронного документа, пожалуй, один из наиболее интересных аспектов ЮЗЭДО. Каких только возражений и рассуждений «по своему усмотрению» не приходится слышать! Важно помнить, что электронный документ обретает силу оригинала только при выполнении ряда условий: наличие электронной подписи, соблюдение требований к процессу доставки и подписания документов. То есть, если счет-фактура или договор отправлен контрагенту по электронной почте, то какими бы алгоритмами шифрования он ни был защищен при отправке, его не будут считать оригиналом, равноценным бумажному. Но в случае если документ отправлен по всем правилам ЮЗЭДО, он может, например, быть принят как доказательство в суде.

ЮЗЭДО как сервис и как бизнес

Выбор «правильного» оператора является для заказчиков ключевым фактором доверия к ЮЗЭДО, что вполне понятно: на формирующемся рынке с изменчивым законодательством и нестабильной экономической ситуацией репутация провайдера становится одним из самых весомых аргументов. Появление законодательной базы и современных разработок, обеспечивающих защищенный обмен электронными документами, позволяет сформировать основу нового сегмента ИТ-рынка. Часть компаний становится пользователями новых ЮЗЭДО-сервисов, а часть — провайдерами, готовыми развернуть такой сервис на своих или арендованных в коммерческом ЦОДе мощностях. Оба сценария, безусловно, будут требовать экспертных знаний ИТ-директора, умения коммуницировать с бизнес-заказчиками и готовности ИТ-подразделений работать по сервисной модели.