5 HR-процессов, которые пора автоматизировать

Логотип компании
5 HR-процессов, которые пора автоматизировать

Изображение: ShutterstockAI

Как повысить проникновение технологий в HR и какие именно задачи отдать новым решениям и ИИ?

Цифровизацией процессов в бизнесе сегодня никого не удивишь. Электронные трудовые книжки и планерки в зуме уже воспринимаются как обыденность, партнеры могут прислать документы на согласование в специальном приложении, а HR — написать предложение прийти на собеседование в их компанию в телеграме. Тем не менее сфера найма все еще остается достаточно консервативной. Статистика говорит, что уже половину HR-процессов можно автоматизировать, но в компаниях средний уровень их диджитализации составляет только 37%.

Как повысить проникновение технологий в HR и какие именно задачи отдать новым решениям и ИИ?

Кадровое делопроизводство (КДП)

Налаживать электронное кадровое делопроизводство можно с самого становления компании. Эта область неразрывно связана с работой бухгалтерии, поэтому лучше всего выбрать решение, реализованное на единой платформе с тем, которым пользуются ваши бухгалтеры.

Все действия и процедуры в КДП строго регламентированы, поэтому большая часть сервисов будут очень похожи друг на друга. При этом, если вы не ожидаете роста штата более чем до 100 человек, остановитесь на простом коробочном решении, заточенном на выполнение типовых функций.

Измеримым результатом автоматизации КДП будет увеличение числа работников, которых может эффективно обслуживать один специалист по кадрам. Еще хорошо будет измерить, как изменилось количество операций, произведенных кадровиком за один и тот же промежуток времени.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Если автоматизацией КДП можно заняться сразу же, то с решением для электронного документооборота нужно быть осторожней. Надо понять, для чего вам нужен такой продукт. Если большинство сотрудников работают из дома, в офисе никогда не появляются, или у вас есть удаленные обособленные подразделения, в которых нет ни бухгалтеров, ни специалистов по кадрам — такая система, скорее всего, облегчит взаимодействие с сотрудниками. Если же большая часть сотрудников находится в одном офисе, то КЭДО вам ни к чему.

Кроме того, внедрение таких систем вызывает сопротивление консервативно настроенной части сотрудников. Хоть мы и в XXI веке, но очень много людей по-прежнему верят только живой подписи и печати. Есть даже определенные типы мошенничества, связанные с электронной цифровой подписью (ЭЦП): например, после ухода сотрудника с работы не отзывается его ЭЦП — он может продолжать делать покупки от имени бизнеса и брать кредиты, а потом пропасть, и платить будет компания. Поэтому внедрять КЭДО нужно под присмотром юриста и, в частности, проверять аккредитацию удостоверяющих центров, выдающих ЭЦП.

Можно столкнуться с еще одной проблемой. Бывает так, что значительная часть сотрудников испытывает затруднения в использовании новых «хитрых приложений» и вместо ожидаемого снижения нагрузки на персонал компания получает прямо противоположный эффект: эйчары тратят свое рабочее время на объяснения и помощь команде.

Одним из показателей того, что КЭДО успешно внедрен и работает, будет снижение расходов на канцтовары и курьеров. Экономия на времени HR-отдела будет не такой очевидной, но ее вы сможете увидеть в долгосрочной перспективе, когда кадровики смогут сфокусироваться на других, менее рутинных задачах. А возможно, вам даже понадобится меньше сотрудников — тогда вы сможете еще и сократить ФОТ.

Подбор персонала

Не откладывайте автоматизацию подбора персонала в долгий ящик. Сейчас на рынке много решений, облегчающих работу рекрутера. С их помощью вы можете:

  • размещать открытые вакансии на разных платформах;
  • собирать отклики;
  • активно искать резюме по заданным параметрам.

Работа рекрутера становится не только легче, но в разы эффективнее. С цифровым решением вы не потеряете отклик от подходящего кандидата где-то в недрах рекрутинговой платформы. Хорошо взять на вооружение ИИ: он сможет наблюдать за обновлениями на LinkedIn и выгружать их в таблицу, генерировать описание вакансий, анализировать личность кандидата по поведению в соцсетях. А самое главное — сопоставлять профиль кандидата с требованиями, проводя для эйчара предварительный отсев. А еще важно, что в системе сохраняются данные обо всех взаимодействиях с кандидатами, и это — важный актив для компании. Не пытайтесь подстроить такую систему под свои процессы. Поступите наоборот: выберите готовое решение с широкой возможностью интеграции и выстройте свой процесс подбора в соответствии с логикой системы. Стоимость таких решений невысока, а потом вы сможете докупать модули по мере возникновения новых потребностей.

Обязательно обратите внимание на возможность интеграций в такие продукты:

  • решений по оценке и тестированию кандидатов;
  • корпоративных мессенджеров;
  • электронной почты;
  • корпоративной телефонии.

Логично предположить, что надо стремиться и к интеграции с системами КДП, но на самом деле это не так — и даже, напротив, этого стоит избегать. При подборе мы пользуемся резюме кандидата, где какие-то данные могут быть неточными, а какие-то — искаженными. В КДП же используются только документально подтвержденные данные. Наш опыт говорит о том, что интеграция автоматизированной системы подбора персонала и КДП не стоит потраченных денег и не снижает нагрузку на кадровика.

Автоматизация подбора персонала в случае успеха принесет:

  • количественные изменения — увеличение числа принятых на работу сотрудников на одного менеджера по персоналу;
  • качественные перемены — появление прозрачного процесса с понятной отчетностью и ключевыми показателями.

Обучение сотрудников

Автоматизировать обучение может быть нужно на любом этапе существования компании. Выбор системы будет зависеть от числа сотрудников и наличия собственной методической базы. Если у вас нет большого объема задач в этой области, остановитесь на онлайн-платформах. Этих решений на рынке много, они просты в использовании и предлагают как широкий набор стандартных курсов, тестов и методик, так и возможность самостоятельного их конструирования. Кроме того, эксперты компаний-разработчиков помогут вам в подборе необходимых компонентов.

Если же у вас уже есть устоявшаяся система обучения, то будет эффективно соединить ее с корпоративной базой знаний и корпоративным порталом. Можно либо обратить внимание на специализированные решения с высокой гибкостью настройки, либо разработать индивидуальную систему.

Скорее всего, после выбора внедренная система останется с вами надолго, поэтому лучше искать распространенные решения отечественных специалистов. Тогда ее будет легко поддерживать и дорабатывать. Эффективная система обучения может повлиять на такие показатели, как процент прохождения испытательного срока и среднее время работы сотрудника в компании.

Оценка эффективности сотрудников

Здесь будут те же рекомендации, что и для автоматизации систем обучения: этим можно заняться и в начале жизни компании, и когда вы ведете бизнес уже много лет.

Онлайн-платформы подойдут и для тестирования — ищите распространенные комплексные решения. Хотя крупным компаниям лучше разработать собственный модуль на корпоративном портале: вероятнее всего, у них уже есть своя система оценки персонала и проще сделать решение под нее, чем пытаться настроить существующее под свои требования.

Искусственный интеллект пригодится и тут. Так, в WMT Group создали решение на базе ИИ для считывания уровня стресса сотрудников, которое помогает адаптировать коммуникации внутри команды. С помощью других нейросетей можно, например, проанализировать рабочие чаты, почту и дашборды, чтобы выявить наименее или наиболее замотивированных сотрудников. Но тут важно соблюдать права и обязательно получить разрешение на обработку персональных данных.

Оценить эффективность автоматизации, так же как и в предыдущем пункте, можно по изменению процента прошедших испытательный срок.

Итог

Среди всех функций организации управление персоналом — одна из самых консервативных. Но HR-процессы давно и многократно исследованы и отточены и новые методики в большинстве случаев можно безболезненно встроить в существующую систему. Автоматизацией HR-процессов можно в разы облегчить жизнь персонала отдела кадров, сэкономить деньги и сделать обучение сотрудников более эффективным. Главное — понимать специфику каждого конкретного нововведения.

Опубликовано 18.06.2024

Похожие статьи