Активы и пассивы ИТ
Автор
Марина Аншина
Процессы управления ИТ-активами в организации позволяют снизить расходы на 30% после внедрения и на 5–10% ежегодно в течение следующих пяти лет
Первый раз об ИТ-активах я услышала от заказчика проекта, в котором выполняла роль руководителя со стороны исполнителя. Мы тогда внедряли ITSM, но заказчик настойчиво требовал вместо привычного управления конфигурациями создать управление ИТ-активами. И хотя я конечно понимала, что существование ИТ-компонентов не исчерпывается CMDB, такая позиция меня удивила. Проект мы реализовали в соответствии с пожеланиями клиента, но моя безграничная вера в то, что ITIL покрывает абсолютно все потребности ИТ, пошатнулась.
ITIL, как мегабиблиотека лучших практик управления ИТ, конечно, не могла пройти мимо общей заинтересованности активами. В ITIL версии 3 активы ИТ относятся к книге «Service Strategy» и определяются как любой ИТ-ресурс, или, с точки зрения сервисной модели ИТ, как все, что может внести вклад в предоставление сервиса. ITIL 3 различает активы следующих типов: управление, организация, процесс, знания, люди, информация, приложения, инфраструктура и финансовые средства. В соответствии с ITIL активы включают все элементы ПО и оборудования.
Управление конфигурациями и управление ИТ-активами
В отличие от управления конфигурациями ITSM в управлении ИТ-активами основное внимание уделяется не сервисам, которые их используют, а активам как финансовому и юридическому объекту в течение всего его жизненного цикла.
В то время как основой системы управления конфигурациями является единая база конфигурационных единиц (далее: КЕ) — CMDB (Configuration Management Database, ITIL ©),в которой собрана техническая информация об активах ИТ, взаимосвязях между ними, а также о влиянии на использующие их сервисы, в управлении активами основой является инвентаризационное описание актива: его стоимость, история приобретения и ввода в эксплуатацию, связанные с ним договорные отношения. Во многих организациях CMDB дополняют этой информацией управления активами. Сравнение процессов управления конфигурациями и управления активами приведено в таблице 1.
Таблица 1. Процессы управления конфигурациями и управления активами
Поговорим немного об объектах управления обоих процессов. КЕ не всегда в точности соответствует ИТ-активу. Зачастую в качестве КЕ выступает рабочее место, состоящее из системного блока, монитора, клавиатуры и мыши, а ИТ-активом, например в соответствии с бухгалтерским учетом, считается отдельно системный блок и монитор. Вряд ли можно дать единый рецепт структур КЕ и ИТ-актива. Но одно несомненно: весьма желательно, чтобы между этими объектами существовала прозрачная связь. Также необходима связь между процессами управления конфигурациями и управления активами, оба они должны присутствовать в организации, которая хочет наладить управление ИТ.
Состав и преимущества управления активами
Управление активами ИТ — это финансовые, договорные и логистические процессы для поддержки жизненного цикла ресурсов ИТ и принятия стратегических решений по их развитию. К таким процессам обычно относят:
- Учет информации об активах ИТ (инвентаризация).
- Управление ПО и лицензиями.
- Управление закупками, договорами поставок, гарантийным сопровождением, складом.
- Управление затратами на содержание и обслуживание ИТ-инфраструктуры.
- Формирование оперативной и аналитической отчетности для принятия управленческих решений.
ИТ-актив на протяжении жизненного цикла обычно сопровождают следующие документы:
- Конъюнктурный анализ, тендерная документация.
- Коммерческое предложение от поставщика актива.
- Акт сдачи/приемки в эксплуатацию.
- Постановка на баланс в бухгалтерию.
- Акт вывода из эксплуатации.
Один из наиболее распространенных вариантов организации управления ИТ-активами связан с понятием IMAC, являющимся применением цикла Деминга PDCA к управлению активами. IMAC объединяет четыре основных действия (install — установка, move — перемещение, add — добавление, change — изменение), выполняемых в отношении ИТ-актива на протяжении всего жизненного цикла, чтобы обеспечить развертывание ИТ-актива, его обновление, перемещение и вывод из эксплуатации.
При правильном применении управление активами позволяет:
- Обеспечить сокращение и прозрачность затрат на ИТ.
- Оптимизировать расходы на программное обеспечение.
- Эффективно (с экономической и функциональной точек зрения) планировать модернизацию ИТ-активов.
- Снизить издержки и обосновать ИТ-бюджет.
- Оценить операционную составляющую стоимости ИТ-услуг.
- Повысить гибкость предприятия, в частности, при слияниях/поглощениях.
- Обеспечить прозрачность затрат на ИТ-активы для заинтересованных лиц.
- Обеспечить безопасность использования ИТ-активов.
Модель зрелости организаций Gartner
Еще в 2003 году компания Gartner в своем отчете “IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success” посчитала, что процессы управления ИТ-активами (ITAM) в организации позволяют снизить расходы на 30% после внедрения и на 5–10% ежегодно в течение следующих пяти лет (в пересчете на один ИТ-актив). В модели зрелости организаций с точки зрения управления активами Gartner выделила пять уровней:
Уровень 1: управление активами отсутствует. По оценке Gartner, на этом уровне находится около 30% организаций в мире, а в России, что очевидно, их гораздо больше. Характерным признаком данного уровня является отсутствие процесса управления активами как такового: нет ни инструментов для управления, ни специально выделенных сотрудников, ни регламентов и стандартов. Оборудование и программное обеспечение приобретаются по мере надобности, а контроль за неиспользуемым оборудованием и программным обеспечением отсутствует. Все определяется личными компетенциями специалистов.
Уровень 2: реактивное управление. На этом уровне выполняются отдельные элементы управления активами с акцентом на учетные функции (проводится инвентаризация, учет устройств, программного обеспечения, лицензий), но работа персонала обычно строится в режиме «тушения пожаров», то есть реактивно. На таком уровне находится около половины организаций.
Уровень 3: проактивное управление. Здесь выполняется комплекс мер по устранению причин возникновения проблем до их проявления. Для чего необходимо наладить управление жизненным циклом активов на уровне всей организации, а также управление конфигурациями. По оценке Gartner, на этом уровне находится около 20% организаций.
Уровень 4: сервис-ориентированное управление. На этом уровне управление активами направлено на улучшение качества сервиса в соответствии с SLA (Service Level Agreement). Процессы инвентаризации в организации должны быть полностью автоматизированы, все изменения должны отслеживаться, стоимость активов учитываться.
Уровень 5: управление, ориентированное на повышение эффективности. Активы ИТ предоставляют компании новые возможности для бизнеса. Происходит не только существенный рост инвестиций в ИТ, но и увеличение эффективности данных инвестиций. По статистике, таких организаций менее 1%.
IAITAM и IBPL
Огромную работу по стандартизации управления активами выполняет Международная ассоциация менеджеров по управлению ИТ-активами (International Association of Information Technology Asset Managers, Inc., IAITAM), которая была официально зарегистрирована в 2002 году, а уже к 2005-му насчитывала более тысячи членов, среди которых такие компании, как Microsoft, Oracle, IBM, HP, Гарвардский и Йельский университеты. IAITAM выпускает ежемесячное периодическое издание «ITAK Magazine», которое можно свободно скачать с сайта ассоциации www.iaitam.org. IAITAM, постоянно проводит вебинары, ее можно найти в социальных сетях LinkedIn, Facebook и Twitter и даже среди радиошоу.
В соответствии с IATAM основные виды деятельности при управлении ИТ-активами выглядят следующим образом:
- Определение потребностей в активах.
- Выбор активов и размещение заказов.
- Приобретение и поставка активов.
- Подготовка и ввод в эксплуатацию.
- Передача активов пользователю.
- Изменение и обслуживание активов.
- Перемещения активов.
- Вывод из эксплуатации, списание и утилизация.
По аналогии с ITIL в 2002 IAITAM выпустила первую версию библиотеки IBPL (IAITAM Best Practice Library). Как и остальные подобные своды знаний, BPL представляет собой квинтэссенцию коллективного опыта организаций различного типа и областей деятельности, в которых так или иначе реализовано управление ИТ-активами. IBPL, как и ITIL, описывает не только, что нужно сделать для эффективного управления ИТ-активами в организации, но и, самое главное, предлагает варианты, как это сделать. Кроме опыта реальных компаний IBPL основана на законодательных актах (прежде всего США), в частности, на законе Сарбейнса — Оксли (Sarbanes-Oxley Act).
Библиотека IBPL определила 12 ключевых процессных областей управления ИТ-активами:
- Управление закупками (Acquisition Management).
- Идентификация активов (Asset Identification).
- Коммуникации и обучение (Communication and Education).
- Управление соответствием (Compliance Management).
- Управление выводом из эксплуатации (Disposal Management).
- Управление документами (Documentation Management).
- Управление финансами (Financial Management).
- Управление соответствием требованиям законодательства (Legislation Management).
- Управление политиками (Policy Management).
- Управление программами (Program Management).
- Управление проектами (Project Management).
- Управление поставщиками (Vendor Management).
Каждому из этих процессов и составляющих его функций посвящена отдельная книга IBPL, которую можно приобрести и использовать для организации того или иного процесса в своей организации.
Управление активами ПО
Помимо IBPL имеются и другие методики и стандарты, способные помочь организации в управлении ИТ-активами. В частности, нельзя не упомянуть стандарт ISO/IEC 19770 «Информационные технологии: Управление активами ПО» (Software Asset Management, SAM). Остановимся на некоторых моментах данного стандарта.
Прежде всего следует отметить, что управление активами ПО является весьма важным подмножеством управления ИТ-активами. Так, с помощью эффективной организации этого подпроцесса можно существенно сократить затраты на ПО. По оценкам Business Software Alliance, ПО составляет 18–37% бюджета ИТ, а внедрение SAM дает 10–15% его экономии. В соответствии со стандартом программный актив может быть трех видов: договор/лицензия, дистрибутив/мастер-версия и реальная инсталляция ПО. Стандарт учитывает различные варианты лицензирования ПО — как платные, так и свободно распространяемые и бесплатные, особенности использования пробных версий ПО и лицензий типа CAL. Следует отметить, что IAITAM активно участвует в создании стандарта ISO/IEC 19770-1 и учитывает его в IBPL.
Наиболее известна в России переведенная на русский язык версия стандарта редакции 2006 года. В 2012-м появилась его новая редакция, основной особенностью которой стала демократизация стандарта. Дело в том, что отвечать данному стандарту редакции-2006 не могла практически ни одна организация. В новой версии 2012 года были введены четыре уровня соответствия, что позволило многим организациям претендовать на согласованность хотя бы с младшими уровнями стандарта. Многие производители ПО используют этот стандарт для формирования лицензионной политики. Некоторые пошли еще дальше. В частности, на этом стандарте основан стандарт SAM компании Microsoft. Стандарт определяет конкретные шаги управления активами ПО и предлагает даже шаблоны документов для осуществления такого управления (их можно найти на сайте Microsoft):
Шаг 1: Инвентаризация ПО
Шаг 2: Организация информации
Шаг 3: Проверка политик и процедур
Шаг 4: Разработка плана SAM
Существует множество инструментов для управления активами. Среди наиболее популярных инструментов можно назвать такие системы, как LANDesk Asset Lifecycle Manager, HP Asset Manager, IBM Tivoli Asset Management for IT, Remedy Asset Configuration Management (bmcsoftware) IT Asset Manager (до недавнего времени Unicenter Asset Portfolio Management), Axios Systems Numаra Asset Management Platform (NAMP) (нишевой игрок). Использование таких систем позволяет существенно упростить управление ИТ-активами, а для крупных организаций их применение — единственный способ наладить эффективную работу с ними.
***
В заключение немного о пассивах. В соответствии с определением, пассив — противоположная активу часть бухгалтерского баланса (правая сторона), совокупность всех обязательств (источников формирования средств) предприятия. В этом смысле (более широком, чем в бухгалтерском учете) роль ИТ пока призрачна и непонятна. Почти все чувствуют, что она есть, но почти никто не ведает, как ее измерить. Очевидно, что ИТ участвуют в формировании прибыли компании, но также очевидно, что обычно это трудно оценить. Поэтому следует начать с управления ИТ-активами, а уже потом переходить к управлению ИТ-пассивами, то есть к управлению ИТ-ресурсами с точки зрения их влияния на формирование средств предприятия.
Опубликовано 02.12.2013
