Электронный документооборот в «Тамбовнефтепродукте»
Компания «Тамбовнефтепродукт», дочерняя структура ОАО «Роснефть», стремясь максимально использовать возможности электронного документооборота, внедрила электронный архив и планирует переход на новую версию СЭД CompanyMedia (разработчик – компания «ИнтерТраст»). Внедрение системы электронного документооборота в «Тамбовнефтепродукте» было начато еще в 2009 году. В ходе проекта весь документооборот в компании был переведен в электронный вид. В результате компании удалось повысить прозрачность и ускорить обработку информации, а также сократить время движения документов и скорость исполнения изложенных в них поручений.
Мы задали несколько вопросов Дмитрию Жильцову, специалисту по связи и автоматизированным системам компании «Тамбовнефтепродукт».
Когда и кем было принято решение о внедрении СЭД?
Проект начался в 2009 году. Инициатива исходила от нашего генерального директора.
Какие системы вы рассматривали и какие параметры для вас были важны в первую очередь?
Помимо CompanyMedia мы рассматривали другие популярные российские СЭД. Преимуществом CompanyMedia стала ее модульная структура, позволяющая приобретать лицензии на отдельные модули, в то время как для конкурирующих продуктов требовалось покупать лицензию по количеству рабочих мест. Кроме того, нас привлекла возможность адаптации системы под особенности компании. Немаловажную роль сыграла и репутация исполнителя (компании «ИнтерТраст»), а также ее богатый опыт работы с промышленными предприятиями.
На какие этапы можно разделить ваш проект?
Три месяца заняла опытная эксплуатация, в ходе которой использовалось бумажное согласование, потом генеральный директор издал приказ о прекращении подготовки документов в бумажном виде. Проект продолжается, разработчик нам предлагает новые модули и версии. Примерно год назад мы перешли на новую версию СЭД, предоставившую нам возможность автоматической регистрации документов, а также позволившую генеральному директору работать на планшете iPad — знакомиться с документами, ставить резолюции и т. д. Еще одним важным этапом всего проекта стало внедрение в нашей компании ЭЦП.
Ваша инфраструктура, помимо управляющей компании, включает и территориально-распределенную сеть АЗС. Охвачены ли они СЭД?
Да, где позволил интернет-канал — там охватили. На АЗС установлены «тонкие» клиенты, и они тоже стали полноценными участниками электронного документооборота.
Какие технические сложности возникали в ходе проекта?
Не на всех наших АЗС имеется достаточно широкий интернет-канал, в ряде мест доступно только GPRS-соединение. Кроме того, была проведена частичная модернизация компьютерного парка, поскольку для нормальной работы СЭД необходимо 1–2 Гб оперативной памяти.
Сколько пользователей сейчас работает в системе?
Всего около 120 человек: делопроизводители, бизнес-специалисты, руководители. Сначала было два делопроизводителя, затем, когда мы создали электронный архив, то добавили еще 10 делопроизводителей, функции которых взяли на себя начальники отделов.
Каковы ваши планы по дальнейшему развитию СЭД в компании?
Самое главное — мы планируем перейти на CompanyMedia 4.0, которая существенно отличается не только функционалом, но и интерфейсом.