EOS for SharePoint — оптимальный выбор
Ваши коллеги всегда знают, где находятся нужные документы – все, что возможно, переведено в электронный вид, а для бумажных оригиналов всегда известно местонахождение? Меньше чем за час соберут совещание по проекту, распределят задачи, согласуют договоры с контрагентами? Если да, вашу организацию можно поздравить: вы входите в число лучших ИТ-управленцев! Если нет, то есть над чем поработать, задача действительно сложная: по данным IDC, OVUM, AIIM и других аналитических компаний, примерно в половине организаций, «успешно» внедривших систему управления контентом (СЭД/ECM), работают по старинке – с помощью телефона, электронной почты и бумаги. Причем примерно в 15% компаний, внедрено две и более(!) ECM-системы.
Кто виноват и что делать?
Очевидно, в большинстве случаев сотрудники не хотят использовать внедренные решения, а руководители не умеют/не могут их заставить. Но этот фактор не всегда в зоне контроля ИТ-руководителя, зато есть целый набор полностью айтишных – удобство использования, гибкость настройки, скорость внедрения изменений, производительность, отказоустойчивость и многие другие.
Анализируя успешный опыт внедрений, выделим несколько общих факторов. Здесь и далее для примера будем использовать решение EOS for SharePoint. Во-первых, рассказать об этом продукте – одна из задач статьи, во-вторых система действительно спроектирована с учетом опыта около 7000 внедрений.
Прежде чем начать, несколько неизбежных слов про технологию блокчейн – да, технология может полностью изменить подходы к работе с информацией. Но к конкретным задачам и реальным результатам, которые мы с вами должны достигать, это пока имеет очень отдаленное отношение. А теперь к делу.
Система должна помогать пользователю в ежедневной работе.
Найти файл, поставить задачу, посмотреть на результат, должно быть удобнее, чем без системы документооборота. А значит, в системе должен быть легко настраиваемый пользователем «рабочий стол» с наглядной информацией и необходимыми элементами управления. В случае c EOS for SharePoint внешний вид и расположение каждого из элементов легко настраивается пользователем.
Рис. Интерфейс EOS for SharePoint
Важный момент – красивые элементы управления должны работать. К примеру, во многих системах сотрудники не используют поиск, потому что он действует слишком медленно. Система EOS for SharePoint оптимизирована и протестирована для работы с массивами данных до 60 Гбайт и до 2 млн пользователей.
Соответствие процессов в системе реальным
В общем случае настроить систему, чтобы она соответствовала сложившемся процессам, должно быть проще. Но с системами документооборота часто все происходит с точностью до наоборот: пользователи сначала выполняют всю необходимую работу, а потом занимаются имитацией уже выполненных действий в СЭД. Чтобы этого не происходило, система должна поддерживать простой и понятный механизм для отслеживания и изменения маршрутов обработки задач и документов.
EOS for SharePoint содержит доступный пользователям (при наличии прав) конструктор процессов обработки, включая динамическую маршрутизацию на основе значений атрибутов.
Действительно электронные документы
Оригиналы документов в электронном виде – очевидный способ сократить издержки на обработку, хранение и обмен с контрагентами. В тех случаях, когда это не добавляет дополнительных юридических рисков.
В комплекте c EOS for SharePoint могут поставляться рекомендации по организации юридически значимого документооборота и шаблоны регламентов.
Рис 2. Отображение процесса обработки проекта договора с дополнительными условиями
Чем проще, тем надежнее
Чем больше систем доступно сотруднику, тем больше дополнительный действий, тем меньше комфорта и больше ошибок. В EOS for SharePoint мы предлагаем создавать единую точку входа ко всей корпоративной информации – документам, файлам, планировщику совещаний, базе знаний и различным специализированным решениям. Возможности Microsoft SharePointt существенно упрощают интеграцию с произвольными системами.
Внедрение как бизнес-проект и возврат инвестиций
В конечном счете, внедрение информационной системы, как и любой бизнес-проект, должны приносить прибыль. Будет ли прибылен переход на EOS for SharePoint с cсуществующей СЭД? С точки зрения расходов EOS for SharePoint поддерживает работу с бесплатной версией SharePoint Foundation. Кроме того, имеется значительный опыт миграции данных из других систем.
Подробнее об оценке возврата инвестиций – на сайте www.eos.ru или по QR-коду (ссылка на сайт)
Текст: Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС»
Опубликовано 09.07.2018