УправлениеИТ в бизнесе

Электронный документооборот «на вырост»

| 07.10.2018

Электронный документооборот «на вырост»

Конечной целью, которую должны перед собой ставить все заказчики является переход на полностью безбумажный документооборот и работы здесь еще непочатый край

Государственные заказчики отличаются от коммерческих тем, что при внедрении систем электронного документооборота нужно в первую очередь автоматизировать делопроизводство, а затем, как правило, требуется автоматизация проектной деятельности. Что такое делопроизводство? Это хорошо регламентированная область, которая оптимизирует канцелярскую работу. Рынок СЭД существует уже не один десяток лет, и сегодня сложно найти организацию, которая нуждается в автоматизации работы с документами с нуля. У многих организаций что-то уже установлено, что-то автоматизировано. Проблема обычно состоит в качестве внедрения и объеме внедрения и в ряде случаев, системы электронного документооборота автоматизируют только процесс ведения учетных журналов, описывающих состояние документа в тот или иной период времени. Такие решения нельзя в полной мере считать системами электронного документооборота. Автоматизация учетных журналов лишь первая эволюционная ступень развития электронного документооборота, и если организация, приобретая современную многофункциональную СЭД, останавливается только на этом этапе – то это сравнимо со стрельбой из пушки по воробьям. Конечной целью, которую должны перед собой ставить все заказчики является переход на полностью безбумажный документооборот и работы здесь еще непочатый край.

Требуются организационные изменения

При внедрении систем автоматизации делопроизводства и документооборота необходим очень гибкий подход. У каждого заказчика, несмотря на наличие стандартных регламентов, есть немало нюансов, не предусмотренных поставщиками «коробочных» решений. Нужны системы, учитывающие любые специфические пожелания заказчика, поэтому при внедрении СЭД, разработчикам и интеграторам приходится много времени уделять организационным процессам, включающим настройку взаимодействия с заказчиком, формирование центров компетенций и т. д. Иными словами, необходимы определенные консалтинговые мероприятия, которые помогут заказчику получить наиболее качественный результат в процессе внедрения и эксплуатации системы. Гибкость, которая должна быть заложена в архитектуру внедряемой системы, является в подобной ситуации серьезным подспорьем. В конечном итоге такие усилия направлены на то, чтобы организация обрела зрелый безбумажный электронный документооборот и полностью смогла отказаться от рудиментарных бумажных бизнес-процессов.

Платформа имеет значение

Политика импортозамещения в сфере информационных технологий, обязывающая государственных заказчиков использовать вместо западных отечественные ИТ-решения при наличии в них необходимых функций, оказала и продолжает оказывать влияние на рынок. В первое время, в 2014–2015 годы, на рынке ощущался явный дефицит СЭД, построенных отечественных компонентах либо на OpenSource-платформах. Однако ситуация меняется в лучшую сторону, и одной из таких систем можно считать «RS: Система электронного документооборота», созданную компанией RedSys. История компетенции, которая позволила создать этот продукт достаточно солидная. На начальном этапе ее развития, в уже далеком 2007 г. специалистами компании было создано ряд решений для разных заказчиков, в основе которых лежала платформа Oracle Collaboration Suite. Ввиду ряда ограничений платформы, спустя всего год, было принято решение по переходу на OpenSource стек (сервер приложений, база данных). Таким образом, в компании накоплен десятилетний опыт разработки и внедрения решений, построенных полностью на ПО с открытым кодом, либо на отечественных программных компонентах.

Гибкость для госструктур

В будущем разработчики намерены обеспечить поддержку более современной BPM, взяв за основу также решение с открытым исходным кодом Camunda. Это позволит реализовать ряд функций, которые позволят компании RedSys создать гибкую систему «на вырост», способную учитывать не только текущие, но и грядущие потребности заказчиков. Технологии и подходы к государственному управлению стремительно меняются. Процессы цифровой трансформации сегодня интенсивно идут в бизнесе, а рано или поздно они затронут и государственные структуры.

Одним из наиболее известных и востребованных сценариев, иллюстрирующих этот процесс, можно назвать автоматизацию обработки и маршрутизации входящих обращений, основанной на технологии интеллектуального анализа и обработки текста. В крупных организациях обработка обращений граждан – это своеобразный конвейер, требующий, тем не менее, огромной ответственности в силу своей социальной значимости. Применяя специальные инструменты, при работе с потоком обращений,  можно весьма успешно их классифицировать, определить тематику, подобрать вариант ответа и переадресовать нужному специалисту. Разработчики «RS: Система электронного документооборота» сегодня трудятся над реализацией такого рода функций и сейчас находятся в стадии пилотного тестирования. Но уже сегодня в систему включен модуль, обеспечивающий передачу данных о ходе и результатах рассмотрения обращений граждан в портал ССТУ (сетевой справочный телефонный узел).

Кроме этого, поддерживаются все современные форматы взаимодействия со СМЭВ и МЭДО, а также возможность автономной работы в распределенной среде. Автономность особенно актуальна для мобильных пользователей, которые в данный момент работают на планшетных компьютерах и способны в полном объеме решать свои повседневные задачи в системе электронного документооборота. 

Заключение

Сегодня СЭД от RedSys успешно работает в ряде крупных территориально распределенных госструктур, в том числе в Ростехнадзоре (39 территориальных управлений) и Пенсионном Фонде РФ. В ПФР уже автоматизировано более 80 отделений, в ближайшем будущем планируется развертывание системы в нескольких тысячах управлениях.

Владимир Недобой, директор Центра интеграционных решений компании Редсис

  

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 09/2018], Подписка на журналы

RedSys


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
XII форум инновационных технологий InfoSpace 2021
Москва, Космодамианская наб., 52/7, «Центр Цифрового Лидерства»
25.06.2021
09:00