Kellogg перешла в облако DirectumRX
16.09.2019
Российское подразделение переходит на цифровые процессы. Договорные и кадровые процессы, работа с управляющей и технологической документацией, оценка сырья, — теперь все это в DirectumRX.
Российское подразделение переходит на цифровые процессы. Договорные и кадровые процессы, работа с управляющей и технологической документацией, оценка сырья — теперь все это в DirectumRX.
На сегодняшний день у компании успешно работают 3 завода (в Воронеже, Пскове и Вязьме), а также есть РЦ в Тюмени, а офисы продаж компании расположены по всей России. При таких масштабах производства и поставок сложно контролировать процессы без помощи информационной системы. Так, в компании было принято решение о внедрении ECM-системы.К выбору системы электронного документооборота руководство «Келлогг Рус» приступило еще в 2017 году. Компания объявила тендер, обозначив требования к будущему решению. Помимо функциональности и производительности платформы, оценивались: возможность работы в облаке, наличие мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.
По итогам первого этапа тендера был составлен шорт-лист из пяти систем. Окончательное решение принималось после их тестирования на реальных бизнес-задачах компании. Выбор был сделан в пользу DirectumRX.
Решение тендерной комиссии — вовсе не последний этап. Компания DIRECTUM дополнительно прошла проверку безопасности как вендор, а система DirectumRX — процедуру проверки рисков в RSA Archer. Окончательной точкой в вопросе выбора стала защита проекта перед головной организацией в США и их положительное решение.
Проект стартовал в середине 2018 года. В течение 2 недель специалисты внедрения изучали специфику деятельности компании. Предложенные проектные решения детально описывали цифровые процессы, модификации системы и интеграционные решения. Дополнительно руководству «Келлогг Рус» была представлена подробная информация по архитектуре облачной системы.
В DirectumRX планировалось перевести все основные процессы компании. Для каждого из них разрабатывались собственные типы документов, задавались регламенты — учитывались все особенности. Что сделано в рамках проекта:
- вся контрактная политика реализуется в системе: каждый договор и приложения к нему рассматриваются согласующими в порядке, который устанавливают регламенты. Согласование документов ускорилось и стало более управляемым: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии процесс и у кого документ. Для дополнительной защиты от изменений после утверждения документ из формата DOC автоматически преобразуется в PDF.
- для кадровых процессов «Келлогг Рус» разработан модуль «MyHR», который планируется запустить в эксплуатацию в ближайшее время. В перспективе с его помощью будет проще управлять заявками на открытие вакансии и прием сотрудников, оформлять отпуска и увольнения, контролировать изменения графиков работы и переводы с должности на должность.
- планирование мероприятий теперь также в DirectumRX также: с повесткой в электронном виде гарантированно знакомятся все участники плановой встречи, а каждое выданное поручение можно привязать к конкретному совещанию и контролировать его исполнение.
- технологическая документация в цифровом виде: технологические карты, рабочие и экспериментальные рецептуры, нормы расходов и другие документы хранятся в системе и согласуются по регламентам. Для ограничения доступа сотрудников к информации настраиваются специальные права.
- спецификации и паспорта готовой продукции создаются, согласуются и хранятся в системе. Для подготовки документов используются шаблоны, которые учитывают принятые стандарты. Паспорт готовой продукции оформляется для каждой новой партии изделий. С DirectumRX согласование ускоряется, поэтому риск задержать отправку снижается.
- процедура списания основных средств, в частности ИТ-оборудования, стала проще для материально ответственных лиц: прямо в системе пользователь может оформить акт осмотра, используя готовый шаблон, и служебную записку на замену основного средства, например, монитора. Документ согласуется с бухгалтером и ответственными за списание по установленным регламентам в системе — замена оборудования происходит в разы быстрее.
- реализован механизм замещения сотрудников в информационной системе: на время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска или командировки, все его задачи перенаправляются коллеге — все срочные вопросы гарантированно берутся в работу. Администраторы систем заранее оповещаются, на кого и какой период настроить замещение, чтобы механизм работ с первого дня отсутствия сотрудника.
Только за период опытной эксплуатации в DirectumRX было отправлено 893 задачи, из них 458 на согласование. За счет жестко установленных сроков для каждого согласующего и удобной работы с версиями время согласования документов существенно сократилось.
Чтобы процессы не останавливались, когда сотрудник находится в командировке и не имеет возможности полноценно работать в системе, все задания ему приходят на корпоративную почту. Так он может ознакомиться с документом, отредактировать, согласовать или отправить на доработку — каждое действие синхронизируется с системой.
Для руководителей функциональных направлений Kellogg’s в Москве система электронного документооборота локализована на английский язык.
Еще одна особенность проекта — двухфакторная аутентификация с использованием стандарта SAML (Security Assertion Markup Language). Для усиления аутентификации используется не только логин и пароль пользователя, вводится второй фактор другого типа. Конкретно в «Келлог Рус» он представляет собой список вопросов с ответами. При попытке выполнить аутентификацию требуется ответить на один из вопросов (есть 3 попытки).
Специалисты «Келлогг Рус» планируют самостоятельно поддерживать систему и оптимизировать процессы с учетом возможности решений. В планах — переход на цифровой документооборот с контрагентами, а также интеграция с системой SAP.