Кадровый учет в новых реалиях
Половину всех документов, которые ведут отделы кадров российских компаний, можно либо просто упразднить, либо перевести в электронный вид. Такой тезис прозвучал на конференции «Управление персоналом в новых реалиях», организованной компанией Ricoh. От чего именно надо отказаться и почему, а также что и как перевести в электронный вид – обо всем этом было подробно разъяснено на мероприятии.
В практике международного ИТ-вендора эта конференция проводилась не совсем в обычном формате. О продуктах, услугах и оборудовании компании рассказывали ее сотрудники, но не отдела продаж и маркетинга, а те, чья работа автоматизирована с помощью этих инструментов. И выступления были адресованы не ИТ-специалистам, а HR-директорам. Ведущим и ключевым спикером стал Руслан Ларин, директор по персоналу и корпоративному управлению Ricoh в России и странах СНГ.
Автоматизация HR-функций: начни с себя
В российском Ricoh автоматизировали работу с кадрами, причем так, что директор профильного подразделения готов рассказывать всем своим коллегам о том, как удачно все получилось. Случай не частый, и практика действительно любопытная. Самым ценным результатом Руслан Ларин считает полноценную автоматизацию всех процессов HR в комплексе: от поиска кандидата (через собеседования и обсуждение кандидатуры претендента) до оформления его приема на работу и дальнейшей поддержки всех форм взаимодействия с сотрудником вплоть до увольнения. Такая настоящая процессная автоматизация потребовала интеграции со многими другими бизнес-приложениями – от «1С» до SAP ERP. Во многих случаях удалось уйти от двойного ввода данных и просто от ручного ввода данных из бумажных документов.
Переход на удаленную работу дался HR-департаменту нелегко, потому что ранее, по словам Руслана Ларина, почти все взаимодействие с другими отделами проходило лично: представление кандидатов, собеседования, обсуждение, фиксация решения по каждому претенденту, не говоря уже о самой процедуре оформления нового сотрудника или его увольнения. Необходимость работать удаленно подтолкнула к решению перевести все привычные процессы в онлайн. Это дало много преимуществ. Особенно ценна возможность видеть статус каждого документа, понимать, какие решения приняты, какие еще нет, кто конкретно в данный момент взял тайм-аут для оценки кандидата, например. Меньше затрат времени, больше результатов, больше порядка, ясности, точности. Заказчики из бизнес-подразделения довольны новыми возможностями – всё как и должно быть в хорошо выполненном проекте автоматизации.
В качестве инструмента автоматизации был использован продукт DocuWare. Этого вендора Ricoh купила год назад. Решения от DocuWare и раньше применялись для автоматизации процессов самой Ricoh, а также были интегрированы в новую серию многофункциональных устройств IM C посредством платформы Ricoh Smart Integration, позволяя быстро и безопасно сканировать документы с использованием данных в процессах документооборота.
Поделим офис честно
Мотоки Йокояама (Motoki Yokoyama), директор по маркетингу Ricoh в России (Москва), сделал доклад на тему «Инновационные цифровые технологии в новой реальности». Он напомнил, что слоган “Empowering Digital Workplaces”, предложенный им еще три года назад в качестве стратегического для маркетинга Ricoh, означает, что вендор помогает усовершенствовать рабочую среду с помощью инновационных технологий, услуг и инструментов аналитики, дабы мотивировать сотрудников на качественно новые изменения. Господин Йокояама подчеркнул, что все эти усовершенствования делаются для того, чтобы сотрудники могли полноценно реализовывать себя через профессиональную деятельность.
Роботы в отделе кадров
Доклад «Роботизация HR-процессов», сделанный Екатериной Баталиной, старшим менеджером PricewaterhouseCoopers, тоже был полностью привязан к задачам HR. ИТ-специалистам хорошо известны преимущества RPA: скорость реализации, отсутствие интеграции в классическом понимании, простота оценки экономического эффекта, относительная дешевизна. Эффекты таких проектов обычно относительно просто отследить: число ошибок падает, время на фиксированные операции и доля рутинной работы резко уменьшаются. Функциональным руководителям все это совершенно неочевидно, потому что «автоматизация» прочно ассоциируется у них с длительными, довольно мучительными действиями с непредсказуемым результатом. Доклад Екатерины Баталиной в значительной степени был нацелен развеять эти страхи и показать те конкретные точки применения RPA в HR-процессах, где может быть достигнут максимальный эффект. Панацеей RPA не является и всех остальных технологий автоматизации не заменяет, это тоже было подчеркнуто.
Эксперт PricewaterhouseCoopers привела некоторые впечатляющие факты. Так, средний показатель рентабельности инвестиций (ROI) проектов по роботизации бизнес-процессов (RPA) составляет 300%. Втрое сокращаются сроки оказания услуг в режиме «24×7». Ввод данных, расчет заработной платы, многие функции подбора сотрудников, администрирование персонала, организация обучения, формирование отчетности – во всех этих направлениях есть возможность эффективно применять RPA.
Электронные документы
Вопросы цифровизации кадрового делопроизводства сквозь призму ТК РФ очень подробно рассмотрел Николай Яковлев, юрист по трудовым правоотношениям WatersOAG. Именно ему принадлежит тезис, вынесенный в начало статьи: половину документов нужно пересмотреть и решить, что с ними делать. Рассказывая о практике аудита отдела кадров в крупном федеральном банке, он отметил, что были обнаружены автобиографии сотрудников и заключения службы безопасности банка о том, рекомендованы ли эти люди к найму. Хранение таких документов противоправно, напомнил Николай Яковлев, потому что они содержат избыточные персональные сведения. Он рассказал и о результатах проверок регуляторами крупных российских холдингов, которые показали, что вполне можно заверять многие документы простой электронной подписью, что дешево и просто, а не усиленной квалифицированной, что дорого и сложно.
Николай Яковлев подчеркнул, что общий тренд вполне очевиден: не только трудовые книжки, но и все большее число традиционных кадровых документов становятся электронными, постепенно все процессы управления персоналом и учета кадров уйдут в цифровой вид. Избежать этого нельзя, но можно и нужно извлечь из этого максимум выгоды как для компаний, так и для самих специалистов по кадрам, чья востребованность прямо зависит от знания и умения применять новые технологии и новые инструменты.
* * *
Эксперты Ricoh считают, что сфера ответственности департамента HR расширяется, в нее попадают не только ведение документации, учета, организация обучения и разработка систем мотивации, но и организация удаленных рабочих мест сотрудников, взаимодействие с ними с помощью цифровых инструментов. У вендора широкий набор таких средств, а также связанных с ними услуг. Ricoh демонстрирует желание и готовность рассказывать о своих внутренних процессах, о своем опыте, чтобы заинтересовать потенциальных потребителей новыми подходами в управлении персоналом.
Опубликовано 17.09.2020