УправлениеИТ в бизнесе

Как проходила модернизация парка печатной техники на Кировском заводе

Ольга Мельник | 09.12.2020
Роман Привалов

Роман Привалов

Директор по ИТ ПАО «Кировский завод»

Данила Небеснов

Данила Небеснов

Начальник отдела технической поддержки ПАО «Кировский завод»

Результатом работы группы стал проект, который вышел за рамки простого обновления устройств и сокращения затрат на поддержку печатной среды и превратился в проект управления парком печатной техники.

Любая крупная организация вынуждена печатать множество документов. Если часть из них – чертежи и проектная документация, задача усложняется. Вряд ли есть ИТ-директор, который не хотел бы сэкономить на печати и максимально сократить расходы на поддержание МФУ в рабочем состоянии, причем одновременно не потерять в качестве и оперативности. Кировский завод смог решить эту задачу. Как именно – рассказывают директор по ИТ ПАО «Кировский завод» Роман Привалов и начальник отдела технической поддержки Данила Небеснов.

Какие типы документов чаще всего и в наибольшем объеме печатаются? Есть ли какие-то дополнительные требования, например секретность или большие форматы? 

Р. П.: Кировский завод – одна из крупнейших российских промышленных групп компаний машиностроительного профиля с развитой металлургической базой. Основными направлениями ее деятельности являются производство сельскохозяйственной техники (марка «Кировец»), металлургическое производство, энергетическое и промышленное машиностроение. Безусловно, учитывая масштаб деятельности предприятия, существовал огромный бумажный документооборот. Это как финансовые, организационно-распорядительные, так и технические документы. В общей сложности объем печати до реализации проекта составлял более 300 тыс. бумажных копий в месяц (формата от А4 до А0).

Основная проблема, с которой мы столкнулись при использовании сетевой печати, – необходимость соблюдения требований информационной безопасности и исключение попадания конфиденциальных документов в руки посторонних. Также значительные затраты были связаны с сервисом печати – поддержанием в работоспособном состоянии разнородного парка печатного оборудования (более 70 моделей разных вендоров) и закупкой расходных материалов. При наличии большого парка оборудования проблема состоит в невозможности контроля расходов на печать и неоптимальном использовании принтеров. Например, пользователи могут направлять на маломощные или цветные принтеры большие объемы документов, что приводит к образованию очередей и увеличению расходов на печать.

Были и сопутствующие проблемы: парк устройств частично устарел и не поддерживал работу с современными операционными системами, большое количество офисных помещений, а также масштабы заводских помещений и их неравномерное территориальное распределение требовали индивидуального подхода к каждому объекту, а значит, и высокой трудоемкости. Последнее для нас особенно критично, поскольку все работы по обслуживанию вычислительной и оргтехники выполняются силами сотрудников дирекции по информационным технологиям (ДИТ). Мы не используем аутсорсинг и привлекаем подрядные организации только при отсутствии компетенции в нашей службе.

Какие задачи стояли перед проектом модернизации среды печати?

Р. П.: Кировский завод – крупное предприятие, на котором трудятся несколько тысяч человек. По количеству пользователей внутренней корпоративной сети и информационных систем мы сопоставимы со многими производственными компаниями, поэтому вызовы, с которыми мы столкнулись, знакомы многим. Например, проблемы старения и своевременной модернизации оборудования (парк состоял из устаревших аппаратов, выработавших свой ресурс), неоптимальной загрузки оборудования (уровень локальной печати превышал 80%), непрогнозируемые выходы из строя, длительное ожидание расходных материалов и ЗИП.

Вообще, перед нами, как внутренней ИТ-службой, всегда стоят две задачи: с одной стороны, обеспечить наших пользователей современными, удобными цифровыми сервисами, соответствующими самым высоким требованиям качества и безопасности, с другой – за счет внедрения информационных и цифровых технологий существенно сократить операционные затраты на поддержание бизнес-процессов. Поэтому для решения указанных задач на предприятии инициирован проект по оптимизации системы печати ПАО «Кировский завод», создана рабочая группа, состоящая из специалистов ДИТ, а также консультантов и сотрудников российского офиса компании Ricoh.

Перед рабочей группой было поставлено несколько задач: выяснить, какой объем печати в месяц производится на предприятии, рассчитать совокупную стоимость владения и стоимость одного отпечатка. Требовалось снизить совокупную стоимость владения за счет оптимизации количества печатающих устройств и сокращения до минимума разнообразия их типов и моделей. Следовало обеспечить доступность сервисов печати и сканирования для всех сотрудников на всей территории предприятия, сохраняя удобство и безопасность пользования сервисами печати и сканирования. И наконец, необходимо было уменьшить уровень прямых затрат на 20%, а совокупную стоимость владения – на 30%.

Результатом работы группы стал проект, который вышел за рамки простого обновления устройств и сокращения затрат на поддержку печатной среды и превратился в проект управления парком печатной техники. В ходе его реализации принимались во внимание: стоимость обновления всего парка печатной инфраструктуры с учетом оптимизации и рекомендаций по расстановке, обеспечение уровня безотказности работы системы, надежность, бесшумная работа моделей, удобство в использовании, простота замены расходных материалов, экологичность. Оптимизация печати потребовала единой системы мониторинга и аутентификации для организации печати на всей территории завода с использованием карт допуска СКУД.

Какую технику вы заменяли и по каким критериям?

Д. Н.: Мы заменили все 229 единиц множительной техники (около 70 разных моделей) на 76 единиц новой техники четырех типов. Прежде чем приступить к замене, сняли показания печати за несколько месяцев и зарисовали все это на планах этажей. Таким образом, мы увидели реальную нагрузку, а точнее, ее перекосы. Во время проектирования новой инфраструктуры печати мы старались загружать аппараты и расставлять их в основных местах нагруженной печати. Учитывая объективные ограничения архитектуры наших зданий и пожарные требования, смогли организовать несколько точек общей печати по пропускам. Это позволило обеспечить отказоустойчивость и достаточно мягко «отобрать» у сотрудников принтеры «на расстоянии вытянутой руки».

Почему вы не применили аутсорсинг печати?

Р. П.: Мы постоянно рассматриваем все возможные стратегии сорсинга. Главный критерий – экономическая эффективность и наличие конкурентного рынка услуг. На данном этапе, с учетом существующих объемов печати и полученных эффектов от централизованной системы управления печатью, аутсорсинг обслуживания сервиса печати считаем преждевременным. Возможно, в будущем мы подойдем к данному решению при условии формирования рынка услуг и значительного снижения объемов печати из корпоративных систем. Пока же для нас схема обслуживания выглядит так: первая линия – внутренняя служба технической поддержки ДИТ, вторая линия – сервисная компания, сертифицированная производителем, а третья – сам производитель Ricoh.

Каковы счетные результаты проекта? Какие факторы оказались ключевыми для успеха?

Р. П.: Мы считаем проект действительно успешным. Ключевой фактор – уход от локальной печати в пользу сетевой. Все локальные принтеры выведены из эксплуатации. 100% оставшихся устройств являются сетевыми и подключены к единой системе управления печатью Streamline NX, что позволило организовать мониторинг и аутентификацию для организации печати на всей территории завода с использованием карт допуска СКУД и предоставить нашим пользователям сервисы, соответствующие самым высоким требованиям качества и безопасности.

Затраты на печать объективно снизились, даже в условиях растущего курса евро, при этом качество печати выросло, поскольку используются только оригинальные расходные материалы. Мы с уверенностью можем сказать, что управляем стоимостью и качеством печати. Стоимость ч/б печати не превышает 5 рублей за страницу формата А4. Отмечаем рост доступности сервисов печати, копирования и сканирования для всех сотрудников предприятия. При этом дополнительная функция – распознавание текстов (OCR) – оказалась на 100% востребованной большинством пользователей.

Д. Н.: Увеличена надежность и непрерывность сервисов. За все время эксплуатации длительный простой (не по вине системы) случался только дважды: из-за попадания инородных предметов в МФУ и проведения сопутствующего ремонта и замены деталей. При этом для пользователей печать оставалась доступной на любом другом устройстве организации благодаря реализованной функции Follow Me.

В ходе проекта приходилось решать самые разные задачи: от построения политик печати и глобальной конфигурации до разъяснения пользователям их выгод от изменений печатной инфраструктуры. В результате мы с коллегами создали легко масштабируемую и гибко настраиваемую систему, которая не только удовлетворяет текущие потребности, но и легко может быть изменена в соответствии с будущими потребностями завода. Используемый продукт Streamline NX очень гибок и имеет обширный функционал. Мы рассчитываем на дальнейшее совместное совершенствование документооборота на заводе и в дочерних компаниях.

Как пойдет масштабирование в дочерних обществах? 

Р. П.: Мы рассматриваем тиражирование системы оптимизации и управления печатью как коммерческий проект. Расчеты показывают эффективность проекта тиражирования для дочерних обществ: срок окупаемости – менее года, снижение операционных затрат на печать – в 2,5 раза. У нас уже есть планы тиражирования данной системы в ряде организаций группы на несколько лет вперед. К 2022 году рассчитываем подключить к данной системе все ключевые дочерние общества.

Д. Н.: Ведутся подготовительные работы по проекту тиражирования для одного из дочерних обществ. Провели демонстрацию возможностей новой инфраструктуры и системы, показали первичный вариант возможной расстановки нового оборудования. Видим интерес руководителей и сотрудников. Думаем, что данная система будет востребована и другими организациями группы.

Реален ли на вашем предприятии безбумажный документооборот?

Р. П.: Мы видим тенденцию к снижению объемов печати. Считаем, что ключевой фактор в этом – безбумажные цифровые технологии. Если говорить про организационные процессы, то в ПАО «Кировский завод» уже внедрены и эксплуатируются системы электронного делопроизводства, подготовки и согласования договоров, широко используется электронный документооборот между предприятиями группы и контрагентами, ведется повсеместное внедрение электронной подписи. В производственной практике широко используются CAD/CAM-системы. Конечно, пока сохраняется дублирующий бумажный документооборот, полностью отказаться от него мешают существующие производственные и бизнес-процессы, а также требования регуляторов. Очень надеюсь, что запущенный на предприятии процесс цифровой трансформации позволит нам в ближайшей перспективе перейти на полностью безбумажный документооборот.

Ricoh Цифровизация Печать Управление печатью Модернизация инфраструктуры

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 12/2020], Подписка на журналы


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Мы много и часто говорим о том, что "ИТ меняют наш мир". Посмотрим, как это происходит в Китае с применением конкретных инструментов и затрагивает сотни миллионов человек.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Apple Tech Business Week
Санкт-Петербург, IT-пространство для бизнеса Resonance Space
22.06.2021 — 24.06.2021
VI Конференция ЦИПР-2021
Нижний Новгород, ул. Совнаркомовская, дом 13, «Нижегородская Ярмарка»
15 000 руб
23.06.2021
Выставка «EXPO-RUSSIA KAZAKHSTAN 2021»
Республика Казахстан
23.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
ЖКХ Будущего. Актуальные вопросы и решения
ОНЛАЙН
10 500 руб
24.06.2021 — 25.06.2021
10:00–18:00
XII форум инновационных технологий InfoSpace 2021
Москва, Космодамианская наб., 52/7, «Центр Цифрового Лидерства»
25.06.2021
09:00