Как поддержать электронный обмен документов с контрагентами после 1 сентября 2023 года?
Как перестроить процессы для работы с МЧД?
Изменить привычный формат работы нужно всем сотрудникам, которые используют Усиленную Квалифицированную Электронную Подпись (УКЭП) для выполнения тех или иных операций от имени организации: подают электронную отчётность, подписывают документы с контрагентами, участвуют в госзакупках и т. д., кроме лиц, имеющих право подписи от имени организации согласно уставу. Они должны получить подпись физического лица в аккредитованных центрах. А затем использовать её при подписании документов от имени организации в связке с машиночитаемой доверенностью.
Машиночитаемую доверенность подписывает генеральный директор, который предварительно получает в ФНС подпись юридического лица. Эта подпись не может быть передана другим лицам, как и подпись физического лица. Поэтому в МЧД фиксируются полномочия, которыми наделяется сотрудник или группа лиц.
Самое сложное – это научиться работать с МЧД внутри организации при подписании и при получении документов от контрагентов, адаптировать ИТ-системы под эти изменения. Кажется, что работать с МЧД просто, но враг кроется в мелочах.
Когда 1 сентября сотрудник от имени организации подписывает электронный документ, то контрагент получает пакет данных, который содержит сам документ, сведения об КЭП и МЧД (в виде приложенного файла или номера МЧД). Принимающая сторона должна убедиться в валидности ЭП и МЧД на момент подписания. А если МЧД отозвали из-за смены должности сотрудника? Тогда есть риск принять подписанный документ, не имеющий юридической силы. Чтобы минимизировать такие риски, Минцифры создаёт единый реестр МЧД. Проверить валидность МЧД можно в этом реестре. Поэтому при организации инфраструктуры для работы с МЧД необходимо обеспечить хранение МЧД, интеграцию с этим реестром и помнить про проверку валидности.
Что нужно для работы с МЧД?
ИТ-система при работе с МЧД должна поддержать следующие бизнес-процессы:
-
Создание реестра кода полномочий.
-
Создание, согласование и подписание МЧД. Возможен выпуск МЧД на несколько сотрудников и фиксация различных полномочий
-
Хранение МЧД.
-
Передача данных МЧД в единый реестр.
-
Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.
-
Процедура передоверия и отзыва.
Также необходимо внести изменения в интерфейс нанесения (выбор необходимой МЧД) и верификации (проверка кода полномочий и валидности МЧД) подписи
До начала осени 2023 года все организации должны реализовать достаточно крупные изменения в своих ИТ-системах, чтобы продолжить работать с электронной подписью после 1 сентября в новом формате.
Что рынок предлагает для работы с МЧД?
Машиночитаемая доверенность – это новый документ и новая практика для компаний и для государственных органов. На рынке есть первопроходцы, но массовой практики пока не сложилось. Нормативная база не успевает ответить на все вопросы.
Некоторые операторы ЭДО уже поддержали новые требования. Какие функции реализовали операторы ЭДО:
-
Создание доверенностей и управление ими.
-
Ведение локального справочника кодов полномочий.
-
Механизмы нанесения и верификации подписи в новом формате.
-
Передача информации о выпущенных доверенностях в единый реестр.
-
Проверка валидности получаемых МЧД.
Этих возможностей достаточно, чтобы быстро ответить на новые правила и не тратить много на обновление инфраструктуры. Но их недостаточно для работы компаний со сложной структурой.
Ограничения при работе с операторами ЭДО:
-
Сервис ЭДО имеет определённый набор функциональности и не может адаптироваться под управление сложными процессами за границами типовых задач.
-
Использование сервисов ЭДО для подписания документов контрагентам создаёт «информационный» разрыв с внутренними процессами, уже автоматизированными на базе внутрикорпоративных систем, СЭД.
Учитывая эти моменты, корпорации со сложной организационной структурой лучше поддержать работу с МЧД в корпоративной СЭД. Если компания автоматизирует работу с документами на базе российского решения, то ей достаточно перейти на актуальную версию продукта, которая поддерживает новые законодательные требования. Плюс настроить интеграции с сервисами, которые обеспечивают взаимодействие с единым Реестром МЧД и ЕСНСИ, возможно, произвести дополнительные настройки процессов управления МЧД. Данные работы требуют времени и финансовых ресурсов. Зато обеспечат интеграцию всех функций обработки документов «в одном окне», возможность произвольной кастомизации процессов и учёта требований конкретной организации.
Опубликовано 04.07.2023
