Сравнительный анализ систем бизнес-моделирования и успешное внедрение
В данной статье проведем сравнительный анализ программных продуктов класса «Бизнес-моделирование», предназначенных для описания и оптимизации бизнес-процессов, проектирования и развития бизнес-архитектуры и ИТ-архитектуры организации.
В самом начале обращаем внимание, что необходимо различать «описательные» системы (Business Process Modeling, рассмотрены в этой статье) и «исполнительные / управляющие» системы (Business Process Management Suite, например ELMA, DIRECTUM), которые имеют совершенно разный функционал и предназначение, но хорошо взаимодополняют друг друга (интегрируются).
Одно из главных предназначений системы бизнес-моделирования – разработать комплексную цифровую модель организации, которая является основой (фундаментом) для любых проектов и задач по организационному и стратегическому развитию, оптимизации деятельности, автоматизации и цифровой трансформации. Именно с разработки комплексной цифровой модели необходимо начинать активное развитие организации, доводя её до совершенства с каждой новой версией. Всё больше организаций приходят к пониманию такого подхода, необходимости описания и постоянной актуализации бизнес-процессов. Поэтому растёт спрос на системы бизнес-моделирования и квалифицированных бизнес-аналитиков (специалистов по организационному развитию).
Для сравнительного анализа выделено 4 группы критериев (методология и решаемые задачи, технологические возможности, общие критерии, стоимость), которые суммарно содержат 42 критерия. Выбраны 4 программных продукта (ПП), которые являются самыми известными в России в данном классе: Business Studio, ARIS (иностранный ПП, приведенный в целях сравнения), Бизнес-инженер, Sila Union. Несколько независимых экспертов, имеющих опыт работы в разных ПП из сравнения, проставили баллы по каждому критерию для каждого ПП на основе следующих источников:
-
информация с официальных сайтов ПП и документация;
-
видео-фильмы и презентации по функционалу ПП;
-
открытые пресс-релизы, отчёты, отзывы организаций-пользователей по внедрению ПП (из сети Интернет);
-
личный опыт работы в ПП.
Использовалась следующая шкала баллов для оценки критериев (параметров):
-
0 баллов – ПП полностью не соответствует критерию;
-
1 балл – ПП соответствует критерию частично;
-
2 балла – ПП полностью соответствует критерию.
Средние оценки занесены в таблицу Excel (Рис. 1, 2, 3), все суммарные баллы и рекомендуемый выбор рассчитаны автоматически (Рис. 4). Файл со всеми формулами доступен для скачивания и использования в работе по ссылке [5]. Данную таблицу можно скорректировать, например, добавить новые критерии сравнения, изменить веса групп критериев или баллы (оценки), тогда итоговые результаты пересчитаются автоматически. На основе таблицы можно разработать техническое задание на выбор и внедрение системы бизнес-моделирования, обосновать выбор конкретной системы.
Рис. 1. Группа критериев «Методология и решаемые задачи»
Рис. 2. Группа критериев «Технологические возможности»
Рис. 3. Группы критериев «Общие» и «Стоимость»
Рис. 4. Итоговые значения по группам критериев и выбор
В результате сравнительного анализа наибольшее количество баллов набрала система Business Studio (компания-производитель «Современные технологии управления»), которая опережает другие ПП по всем 4 группам критериев. Параллельно был сделан сравнительный анализ с проставлением весов для групп критериев (Рис. 4), где максимальный вес проставлен для группы «Стоимость». С учётом весов также первое место заняла система Business Studio.
Второе место и третье места с одинаковым количеством баллов заняли системы: ARIS (продукт иностранного производителя IDS-Scheer Германия, локализован в России) и российская система Бизнес-инженер (компания-производитель «Битек»). Четвёртое место занимает российская система Sila Union, т.к. она самая «молодая» и только несколько лет назад появилась на рынке.
Объективные причины полученного результата заключаются в том, что Business Studio:
-
развивается непрерывно с 2004 года и является старейшей системой в своём классе, а например один ПП из сравнения развивается менее 5 лет от момента выпуска;
-
имеет большую высококвалифицированную команду разработчиков, в то время как у нескольких ПП из сравнения разработкой занимаются только 2-3 человека;
-
является самой распространённой в России и успешно используется во всех отраслях экономики (более 3000 организаций-пользователей);
-
имеет большое количество кейсов, отчётов, докладов (о результатах применения) от известных экспертов на ежегодных конференциях и федеральных конкурсах в области процессного управления и проектирования бизнес-архитектур.
Для получения более детальной информации по сравнительному анализу систем бизнес-моделирования, консультациям, внедрению или обучению по работе с ПП рекомендуется обращаться к автору статьи по контактам, указанным на данной странице. Обучение по работе с ПП и методологиям процессного управления (организационного развития) также можно осуществить самостоятельно на основе учебно-практических материалов [1-4], ссылки на которые приведены в конце статьи.
Факторы успеха для внедрения и применения системы бизнес-моделирования
Иногда при внедрении системы бизнес-моделирования в организациях встречаются такие ситуации.
-
Не могут полноценно и масштабно внедрить систему. Например, в системе работают только 2-3 человека из 20 пользователей, на которых закуплены лицензии.
-
Не могут задействовать весь функционал системы, а пользуются только несколькими самыми популярными или самыми простыми функциями.
-
Систему внедрили успешно, активно применяли в течение некоторого времени, но потом постепенно про неё забывают.
Чтобы преодолеть или предотвратить эти проблемы, рекомендуется проработать следующие факторы успеха:
-
Задействовать максимальное количество подразделений для работы в системе. Например, назначить бизнес-аналитиков в подразделениях, которые сами будут описывать и оптимизировать свои бизнес-процессы. Каждое подразделение должно понять, какую выгоду и какие преимущества оно получит от использования системы. Например, отдел операционных рисков сможет более эффективно управлять рисками, службы внутреннего контроля и аудита смогут более эффективно проводить проверки и аудиты, департамент персонала сможет автоматически формировать электронную базу знаний для обучения персонала, а также актуальные должностные инструкции и положения о подразделениях, ИТ-департамент сможет спроектировать и оптимизировать ИТ-архитектуру организации, связать её с бизнес-процессами и эффективно проработать автоматизацию процессов, департамент продуктов (или бизнес-подразделения) смогут быстрее разрабатывать новые продукты (услуги) и выводить их в продажу, департамент финансов сможет рассчитать себестоимость бизнес-процессов, найти способы снижения издержек и так далее.
-
Разработать всю необходимую документацию, сопровождающую внедрение и использование системы. Соглашение по бизнес-моделированию, положение о бизнес-процессах, положение о корпоративной архитектуре, приказы, анкеты, планы проектов и т.д. Чтобы сэкономить время и применить успешные практики, рекомендуется использовать сборники готовых типовых документов и моделей [1].
-
Обучить максимальное количество сотрудников по работе в системе (практические семинары на компьютерах). Предоставить полный комплект учебно-практических материалов, включая видео-фильмы и методики.
-
Заручиться поддержкой высшего руководства. Все руководители должны быть активными пользователями единого центра управления организацией (Портал), который создаётся с помощью системы бизнес-моделирования.
-
Включить применение системы в стратегию развития организации и целевую ИТ-архитектуру.
-
При возможности и наличии закупить для системы типовые отраслевые (эталонные) модели, чтобы сотрудники смогли увидеть, как всё это работает в других организациях, и каких результатов они достигли. Как альтернатива – провести внутреннюю презентацию бизнес-кейсов (опыта, отчётов) внедрения системы в других организациях отрасли (из открытого доступа).
-
Регулярно обновлять систему, устанавливать новые версии (несколько раз в год), конвертировать базы данных (если требуется).
-
У системы должен быть внутренний владелец – подразделение, ответственное за её функционирование и применение. Обычно это процессный офис (управление бизнес-процессов) или департамент (управление) бизнес-архитектуры.
-
Интегрировать систему с другими ИТ-системами организации. Обеспечить постоянный обмен данными, синхронизацию.
-
Система должна быть обеспечена надёжными и достаточными аппаратными ресурсами, чтобы у всех пользователей было высокое быстродействие всего функционала.
-
Проработать системы материальной и нематериальной мотивации (стимулирования) для пользователей в зависимости от результатов их трудов.
-
Обеспечить защиту от потери или удаления информации. Регулярное резервное копирование данных (бэкапы). Даже если в организации полностью сменится команда бизнес-аналитиков, новые специалисты смогут быстро найти и восстановить результаты всех проделанных ранее трудов.
Рекомендуемые материалы и источники информации
[1] Сборники регламентирующих документов, моделей процессов и рабочих материалов для бизнес-аналитиков и системных аналитиков https://orgstudio.ru/documents/
[2] Книги и практические пособия для бизнес-аналитиков и системных аналитиков https://orgstudio.ru/knigi/
[3] Учебные видео-фильмы и видео-отчёты (кейсы) по процессному управлению и организационному развитию https://www.youtube.com/user/isaevbanking
[4] Телеграм-канал «Сообщество бизнес-аналитиков, системных аналитиков, специалистов по рискам и ИТ». Крупнейшая коллекция учебно-практических материалов в открытом доступе сети Телеграм, которая постоянно пополняется https://t.me/process_risk_IT
[5] Excel-таблица (файл) по сравнительному анализу систем бизнес-моделирования https://disk.yandex.ru/i/55ANUBZO5tywvw
Опубликовано 16.10.2023
