Персонализация или стандартизация? Выбор между заказной разработкой и готовым продуктом

Факторы, которые следует учитывать при выборе между заказной разработкой и готовым решением

Функционал

Для начала вы должны понимать, какие ставите задачи и какие процессы надо автоматизировать. Это может быть электронный документооборот, автоматизация продаж или логистики, а может быть ERP-система, которая поможет управлять ресурсами всего предприятия. Для любой системы нужно составить список требований, т.е., что она должна уметь.

Готовое решение – это фиксированный набор функциональных модулей. Оно может не обладать всем необходимым вам функционалом, либо, наоборот, содержать лишние функции, за которые придется платить. Индивидуальная разработка позволит создать ПО с учетом всех ваших требований: от дизайна до функционала. Это гибкое решение, в котором можно учесть перспективы дальнейшего развития и легко масштабировать.

Сроки

Как раз благодаря тому, что индивидуальная разработка будет подстроена под вас, вам придется пройти все этапы от составления ТЗ до тестирования и внедрения. Это может занять от 3 месяцев до нескольких лет в зависимости от задачи.

Готовое решение уже опробовано и требует только внедрения. Обычно это занимает от нескольких дней до нескольких недель. Если сроки для вас играют первостепенную роль, то выбирайте готовое решение.

Этапы

По сути этот пункт тоже про сроки. Готовое решение чаще всего внедряется сразу на все отделы и всех сотрудников, которые будут работать в программе. Стоит закладывать время на обучение и риски просадки эффективности на этапе адаптации.

Разработку заказного решения часто делят на этапы, исходя из бюджета и приоритетных задач. Благодаря этому сотрудники постепенно переходят на работу в новой программе и есть время подготовить их к переменам.

Безопасность

Здесь стоит подробнее рассмотреть оба варианта готового решения. Облачная версия означает, что все данные хранятся на сервере поставщика. Если его взломают или он прекратит работу в нашей стране, вы можете потерять все данные.

Коробочное решение разворачивается на ваших серверах и за безопасность данных будете отвечать вы. Если решение имеет уязвимости, о которых известно злоумышленникам, они могут этим воспользоваться. Стоит отметить, что вы приобретаете лицензию на использование продукта, но не становитесь его владельцем.

Заказная разработка позволяет создать ПО с высоким уровнем безопасности, при этом система будет принадлежать вам. Это особенно важно, когда вы храните данные личных кабинетов клиентов или поставщиков. Можно разработать дополнительный контур защиты, который находится под контролем службы безопасности.

Интеграция

В случае необходимости интеграции с другими системами у облачных решений могут возникнуть сложности. Если у этой платформы нет готовых решений под вашу задачу, поставщик может отказать.

Коробочные решения имеют стандартную конфигурацию. Их изменение или интеграция с другим ПО потребует привлечение специалистов, а в каких-то случаях может быть невозможна. Зачастую коробочные варианты предлагают модули под разные бизнес-процессы, и вы можете добавлять их по мере необходимости, не прибегая к сторонним сервисам.

Однако, если у вас уже используются какие-то решения, то новое ПО может потребовать отказаться от них. Тогда придется переносить уже отстроенный функционал и работу сотрудников в новое решение.

ПО, разработанное индивидуально, может включать абсолютно любой функционал. Это значит, что разработчики сами реализуют автоматизацию какого-то процесса, либо учтут те решения, которые уже внедрены и стабильно работают и встроят новый продукт в общую схему. При этом функционал можно добавлять поэтапно.

Бюджет

Облачное решение предполагает использование готового решения по подписке. Тариф чаще всего зависит от количества пользователей. Плюс такого решения в том, что вам не нужны аппаратные мощности (серверы). Сопровождением и развитием также занимается поставщик, а значит не нужен квалифицированный специалист в штате.

Коробочное ПО приобретается единовременно, а цена фиксирована. Стоимость будет зависеть от выбранного функционала. Также заложите затраты на установку, внедрение и поддержку – они могут быть выше стоимости самого продукта.

Индивидуальное решение, как правило, обходится дороже, так как создается с нуля. Стоимость будет зависеть от выбранного функционала и сложности архитектуры системы. Для размещения и функционирования, как и в случае коробочного решения, могут понадобиться дополнительные затраты на инфраструктуру.

Риски

Готовое решение обычно проверено, можно найти отзывы или пообщаться с тем, кто его использовал. Кроме того, такие продукты, как правило, имеют демоверсию или тестовый период и можно посмотреть ПО изнутри.

Индивидуальное решение – это всегда риск. Важно найти компетентных специалистов, которые не только правильно выстроят архитектуру, но и доведут дело до конца – запустят проект в разработку и доделают при выявлении недочетов.

Основные преимущества и недостатки у индивидуальных и стандартных решений

В данном случае то, что является преимуществом одного решения, становится недостатком другого.

Общие затраты на внедрение и поддержку заказной разработки по сравнению с готовым решением

Как уже говорилось выше, прежде чем внедрять какое-то ПО, необходимо определиться с функционалом. От этого и будет зависеть стоимость.

Коробочное решение имеет фиксированную цену и если вы не будете его кастомизировать, то практически со 100% вероятностью вы будете знать, во сколько обойдется ПО. Модули могут содержать функции, которые для вас не актуальны, а нужные функции распределены по разным модулям. Таким образом, есть вероятность приобрести продукт, который не будет использоваться полностью.

Важный момент – заранее просчитывайте стоимость внедрения. Тот же 1С:ERP стоит около 500 тыс.руб, а стоимость его внедрения доходит до 10 млн.руб, С индивидуальной разработкой все иначе. Вы заказываете только то, что вам необходимо, соответственно платите только за то, что будете использовать. При этом внедрение проходит проще, так как ПО учитывает ваши рабочие процессы. В итоге индивидуальная разработка может оказаться даже дешевле.

Цена чаще всего зависит от человекочасов, которые уйдут на разработку. Но невозможно дать точную оценку, тем более, если нет ТЗ с выстроенной архитектурой. Неважно, какое решение вы выберете, учтите, что затраты будут зависеть от масштаба проекта и от того, насколько качественно смоделированы бизнес-процессы в вашей компании.

Насколько легко масштабируются заказные решения по сравнению с готовыми?

Масштабирование – это развитие компании, расширение сферы влияния и увеличение эффективности. Обычно оно подразумевают перестройку структуры компании и важно вписать имеющиеся бизнес-процессы в новую структуру.

Соответственно, любое ПО, которое вы используете для автоматизации бизнеса должно быть гибким и иметь возможность подстроиться.

Готовые решения обычно менее масштабируемы, поскольку они разработаны для удовлетворения потребностей широкого круга организаций. Это значит, что вы не сможете внести небольшие доработки в продукт.

Предположим, компания ведет производство в некой MES-системе. Процессы отлажены, но вы решили, что для большей эффективности нужно отслеживать, на каком этапе случается больше брака, а ваше ПО не имеет таких возможностей. Выхода два: вести этот учет в отдельной системе, либо покупать новое ПО, которое имеет такой функционал. Новое ПО означает перенос уже отработанного процесса в другую систему. Это затраты, время и не всегда возможные интегрции.

Заказное ПО пишется с учетом требований конкретной компании. Еще на этапе разработки вы закладываете возможности для масштабирования и когда придет время плавно дополняете систему необходимым функционалом. Таким образом, вам не надо перестраивать всю архитектуру и нарушать рабочие процессы.

Вопросы безопасности, которые возникают при использовании заказных и готовых решений

При внедрении нового ПО могут возникнуть различные проблемы безопасности. Например, система не защищена от атак и вредоносных программ или содержит в себе уязвимости. Она также может быть несовместима с другим ПО или с имеющейся в компании политикой безопасности. Невозможно сказать, какое решение безопаснее для компании, так как проблемы могут возникнуть с любым ПО.

Готовое решение уже какое-то время используется компаниями и, возможно, злоумышленники знают его слабые места и используют их для атак на систему.

Часто поставщики готовых решений прекращают поддержку своих решений после определенного периода и не выпускают обновления для них. Такое ПО становится объектом атак.

При разработке заказного решения, вы можете сделать особый упор на безопасности продукта. Здесь вопрос будет заключаться в уровне квалификации разработчиков.

В некоторых компаниях есть свои стандарты безопасности и не всегда получается подобрать готовое ПО, которое им отвечает. Например, сейчас гос сектор может использовать только российское ПО с особым уровнем защиты от взлома и утечки данных.

Проблемы с безопасностью могут возникнуть также при интеграции продукта с другими системами компании. Но если при разработке своего решения это можно заранее предусмотреть, либо исправить в процессе, то с готовым решением придется привлекать специалистов и отдельно решать этот вопрос.

Как оба подхода соответствуют отраслевым стандартам и регулированиям?

Сегодня на рынке появляется все больше готовых отраслевых решений. Так есть системы для медицины, ресторанов, строительных компаний, банковского сектора и др. Все они предполагают, что в компаниях из одной сферы деятельности примерно одинаковые бизнес-процессы и потребности. В широком смысле, так и есть.

Такие решения обычно разрабатываются с учетом специфики отрасли, а их поддержка и обновление предполагают соответствие принятым в ней стандартам.

Однако на практике мы сталкиваемся с нехваткой решений, которые бы в полной мере покрывали потребности отрасли.

Индивидуальная разработка хороша тем, что ПО будет соответствовать вашим потребностям. Однако если у вас есть особые отраслевые запросы, необходимо обращаться к командам, у которых уже есть опыт работы в данной сфере, либо быть готовым максимально участвовать в разработке архитектуру системы.

Проблемы проектного управления

Как и любые изменения в компании, автоматизация – процесс трудоемкий и предполагает участие большой команды.

Неважно, какое решение вы выберете, в проекте должны быть задействованы директор, сотрудник, ответственный за то направление, которое подвергнется изменениям, IT-специалист, а также команда со стороны разработчика.

Для достижения максимальной эффективности необходимо поставить четкие цели, задачи, желаемые сроки и приблизительный бюджет.

Начните с моделирования бизнес-процесса. Четко расписанный процесс позволит определиться с функционалом для вашего ПО, что облегчит выбор.

При внедрении ПО вы можете столкнуться с проблемами:

1. увеличение сроков.

• при внедрении готового решения может оказаться, что ваша инфраструктура требует дополнительных изменений, покупки оборудования и т.д. 
• при индивидуальной разработке вы можете не учесть всех нюансов, либо столкнуться с тем, что первоначальный вариант не самый удобный и можно сделать лучше.

2. недостаток ресурсов и неэффективные коммуникации.

• внедрение любого проекта требует времени и плотной работы персонала: чем лучше разработчик понимает ваши задачи и чем плотнее вы участвуете в проекте, тем больше шансов на успех.
  

3. изменение объемов проекта.

• внедрение готового решения может повлечь изменение работы других структур или необходимость добавления новых функций.

•  объем проекта индивидуальной разработки зависит от степени проработанности ТЗ: чем лучше вы понимаете бизнес-процесс и задачи, тем меньше шансов, что объем изменится.

4. саботаж персонала 

на любые изменения в компании найдутся недовольные. Ваша задача подготовить сотрудников, обучить и показать преимущества работы в новой системе. 

5. отсутствие контроля.

• недостаточный контроль или непонимание могут привести к перерасходу времени и бюджета.

***

Принято считать, что индивидуальные решения лучше подходят для организаций с уникальными требованиями, которые готовы платить больше и ждать дольше, чтобы получить программное обеспечение, которое идеально им подходит. Стандартные решения лучше подходят для организаций с более ограниченным бюджетом и сроками, а также для тех, кто не нуждается в уникальных функциях.

В действительности все зависит от конкретного проекта. На данный момент на рынке множество предложений, и вы можете обратиться в несколько компаний для решения своей задачи. Также есть независимые ИТ-эксперты, которые проведут анализ вашей компании и дадут свои рекомендации по внедрению ПО. Главное не стоять на месте и заняться вопросом автоматизации компании.