Электронный документооборот «на вырост»
Государственные заказчики отличаются от коммерческих тем, что при внедрении систем электронного документооборота нужно в первую очередь автоматизировать делопроизводство, а затем, как правило, требуется автоматизация проектной деятельности. Что такое делопроизводство? Это хорошо регламентированная область, которая оптимизирует канцелярскую работу. Рынок СЭД существует уже не один десяток лет, и сегодня сложно найти организацию, которая нуждается в автоматизации работы с документами с нуля. У многих организаций что-то уже установлено, что-то автоматизировано. Проблема обычно состоит в качестве внедрения и объеме внедрения и в ряде случаев, системы электронного документооборота автоматизируют только процесс ведения учетных журналов, описывающих состояние документа в тот или иной период времени. Такие решения нельзя в полной мере считать системами электронного документооборота. Автоматизация учетных журналов лишь первая эволюционная ступень развития электронного документооборота, и если организация, приобретая современную многофункциональную СЭД, останавливается только на этом этапе – то это сравнимо со стрельбой из пушки по воробьям. Конечной целью, которую должны перед собой ставить все заказчики является переход на полностью безбумажный документооборот и работы здесь еще непочатый край.
Требуются организационные изменения
При внедрении систем автоматизации делопроизводства и документооборота необходим очень гибкий подход. У каждого заказчика, несмотря на наличие стандартных регламентов, есть немало нюансов, не предусмотренных поставщиками «коробочных» решений. Нужны системы, учитывающие любые специфические пожелания заказчика, поэтому при внедрении СЭД, разработчикам и интеграторам приходится много времени уделять организационным процессам, включающим настройку взаимодействия с заказчиком, формирование центров компетенций и т. д. Иными словами, необходимы определенные консалтинговые мероприятия, которые помогут заказчику получить наиболее качественный результат в процессе внедрения и эксплуатации системы. Гибкость, которая должна быть заложена в архитектуру внедряемой системы, является в подобной ситуации серьезным подспорьем. В конечном итоге такие усилия направлены на то, чтобы организация обрела зрелый безбумажный электронный документооборот и полностью смогла отказаться от рудиментарных бумажных бизнес-процессов.
Платформа имеет значение
Политика импортозамещения в сфере информационных технологий, обязывающая государственных заказчиков использовать вместо западных отечественные ИТ-решения при наличии в них необходимых функций, оказала и продолжает оказывать влияние на рынок. В первое время, в 2014–2015 годы, на рынке ощущался явный дефицит СЭД, построенных отечественных компонентах либо на OpenSource-платформах. Однако ситуация меняется в лучшую сторону, и одной из таких систем можно считать «RS: Система электронного документооборота», созданную компанией RedSys. История компетенции, которая позволила создать этот продукт достаточно солидная. На начальном этапе ее развития, в уже далеком 2007 г. специалистами компании было создано ряд решений для разных заказчиков, в основе которых лежала платформа Oracle Collaboration Suite. Ввиду ряда ограничений платформы, спустя всего год, было принято решение по переходу на OpenSource стек (сервер приложений, база данных). Таким образом, в компании накоплен десятилетний опыт разработки и внедрения решений, построенных полностью на ПО с открытым кодом, либо на отечественных программных компонентах.
Гибкость для госструктур
В будущем разработчики намерены обеспечить поддержку более современной BPM, взяв за основу также решение с открытым исходным кодом Camunda. Это позволит реализовать ряд функций, которые позволят компании RedSys создать гибкую систему «на вырост», способную учитывать не только текущие, но и грядущие потребности заказчиков. Технологии и подходы к государственному управлению стремительно меняются. Процессы цифровой трансформации сегодня интенсивно идут в бизнесе, а рано или поздно они затронут и государственные структуры.
Одним из наиболее известных и востребованных сценариев, иллюстрирующих этот процесс, можно назвать автоматизацию обработки и маршрутизации входящих обращений, основанной на технологии интеллектуального анализа и обработки текста. В крупных организациях обработка обращений граждан – это своеобразный конвейер, требующий, тем не менее, огромной ответственности в силу своей социальной значимости. Применяя специальные инструменты, при работе с потоком обращений, можно весьма успешно их классифицировать, определить тематику, подобрать вариант ответа и переадресовать нужному специалисту. Разработчики «RS: Система электронного документооборота» сегодня трудятся над реализацией такого рода функций и сейчас находятся в стадии пилотного тестирования. Но уже сегодня в систему включен модуль, обеспечивающий передачу данных о ходе и результатах рассмотрения обращений граждан в портал ССТУ (сетевой справочный телефонный узел).
Кроме этого, поддерживаются все современные форматы взаимодействия со СМЭВ и МЭДО, а также возможность автономной работы в распределенной среде. Автономность особенно актуальна для мобильных пользователей, которые в данный момент работают на планшетных компьютерах и способны в полном объеме решать свои повседневные задачи в системе электронного документооборота.
Заключение
Сегодня СЭД от RedSys успешно работает в ряде крупных территориально распределенных госструктур, в том числе в Ростехнадзоре (39 территориальных управлений) и Пенсионном Фонде РФ. В ПФР уже автоматизировано более 80 отделений, в ближайшем будущем планируется развертывание системы в нескольких тысячах управлениях.
Владимир Недобой, директор Центра интеграционных решений компании Редсис
Опубликовано 07.10.2018