Выбираем сканер для офиса
В статье:
Почему в офисе необходимо сканирующее устройство
Что лучше использовать для оцифровки изображений — сканер или МФУ
Почему выбор сканера должен быть осознанным
Почему в офисе необходимо сканирующее устройство
За последнее время спектр офисных задач изменился несильно, а вот документооборот, напротив, трансформировался. Во многих компаниях создаются электронные копии бумажных документов, а в некоторых — большая часть документооборота ведется чисто в электронном виде — распечатываются только бухгалтерские документы.
Но даже если перед организацией не стоит цель полностью перейти на электронный документооборот, наличие устройства сканирования изображений позволит сделать работу более продуктивной. Когда от копии не требуется высокого качества, то с помощью копировального аппарата выполняется копирование на бумагу. Эта процедура крайне архаична — ведь бумажную копию нельзя за несколько секунд передать в другое подразделение, ее легко потерять среди вороха бумаг или вовсе утратить. А вот электронный экземпляр будет храниться любое количество времени (при правильной системе резервирования данных), к нему всегда сможет получить доступ любой сотрудник. Поэтому сканер, интегрированный в систему документооборота, повысит эффективность работы сотрудников, исключив многократные повторения операций ввода и сократив сроки поиска нужных документов.
С другой стороны, наличие в офисе сканирующего устройства позволит не только оптимизировать рутинные действия, но и расширить возможности персонала. Так, при наличии качественного сканера в электронный вид могут быть переведены фотографии с мероприятий, различные буклеты и маркетинговые материалы, полученные на бумажном носителе. Кроме этого, применение технологий сканирования упрощает работу между филиалами организации. Например, пока курьерская служба или «Почта России» доставляет документы, электронные дубликаты могут временно заменить их, став основанием для перечисления средств или начала работ.
Что лучше использовать для оцифровки изображений — сканер или МФУ
Выбрать сканирующее устройство можно из двух категорий техники: МФУ со встроенным сканером либо дискретные сканеры (являющиеся отдельными устройствами). У каждой категории свои плюсы и минусы, поэтому правильный выбор зависит от конкретных потребностей отдела или организации.
Покупка МФУ со встроенным сканером разумна в том случае, если бюджет невелик, требования к функционалу сканера невысоки, а офис необходимо оснастить универсальным устройством, сочетающим функции сканера, принтера и копира. Многофункциональные устройства изначально создавались как унифицированные средства, позволяющие выполнять сразу несколько операций и при этом экономить на начальных вложениях. Но у данной категории техники есть и свои недостатки. Один из них — обратная сторона универсальности. Если в офисе установлено МФУ, то при выходе его из строя организация остается не только без сканера, но и без принтера/копира/факса. Вот почему организациям, чья деятельность зависит от доступности печатающего устройства, не рекомендуется применять для этой цели одно МФУ. Второй недостаток — ограничение допустимой нагрузки. При невысокой цене МФУ, как правило, ограничены в скорости работы и печатающего, и сканирующего устройства. Соответственно, при большом потоке документов, требующих оцифровки, МФУ может замедлить обработку документов и отрицательно повлиять на эффективность рабочего времени. А наличие обеих функций — печати и сканирования — только усугубляет эту проблему, ведь в каждый момент времени устройство выполняет только одну операцию, так что для сканирования документов придется подождать, пока другой сотрудник закончит печатать. Поэтому МФУ при всей их привлекательности подходят главным образом для рабочих групп, функции печати и сканирования для которых вторичны.
По сравнению с МФУ дискретные сканеры обладают рядом преимуществ. Первое из них — более высокое качество и богатый функционал сканирования. Второе — скорость сканирования. У дискретных сканеров она значительно выше, что позволяет выполнять оперативную оцифровку большого количества документов. К тому же среди дискретных сканеров легче найти поддержку форматов А4 и более (самый распространенный формат сканирования для МФУ — А4, но есть и модели формата А3). С другой стороны, сканер – устройство персонального использования (в нем нет сетевого интерфейса). Учитывая все перечисленное, в случае, когда сканирование является важным для компании и используется часто, выгоднее отдельно приобрести принтер и сканер.
Для небольших офисов наиболее востребованными оказываются МФУ с подключением к локальной сети. Подобные модели позволяют сэкономить на инвестициях в технику, обеспечив сотрудников возможностью печати и сканирования. Стандартным набором функций офисного МФУ (принтер, сканер, копир, факс) располагает струйная модель Brother MFC-990CW. Особенность модели – поддержка интерфейсов Ethernet, USB 2.0, Wi-Fi и даже Bluetooth. Она печатает со скоростью до 33 стр./мин в ч/б режиме, сканирует с оптическим разрешением 2400x1200 т/д, а также отправляет/принимает факсы в цвете. Устройство сохраняет отсканированные изображения в файл, в виде вложения в сообщение электронной почты, в виде изображения, в программу оптического распознавания текста, а также на внешние носители (флэш-накопители и карты памяти). Имеется автоподатчик на 15 листов формата А4.
Монохромное лазерное МФУ Сanon i-SENSYS MF4450 сочетает принтер, работающий со скоростью до 23 стр./мин, сканер, способный создавать электронные копии с разрешением 600x600 т/д (до 9600×9600 т/д в режиме улучшенного качества), копир и факс. Для сканирования здесь также есть лоток автоматической подачи листов вместимостью 35 страниц. Кроме того, для экономии бумаги имеется возможность автоматической двухсторонней печати. Приятным бонусом можно назвать пониженное энергопотребление, которое не превышает 3 Вт в режиме ожидания. Это делает МФУ экономичнее в эксплуатации.
Струйное МФУ HP Officejet Pro 8500 Wireless позволяет не только сканировать, но и создавать полноцветные отпечатки фотографического качества (механизм печати использует пигментые чернила). Что касается экономичности, благодаря применению картриджей повышенной емкости, по данным НР, устройства серии Officejet Pro 8500 делают отпечатки даже по более низкой цене, чем недорогие лазерные принтеры. Разрешение сканера составляет до 4800 т/д при глубине цвета 48 бит. Для удобства работы имеется автоподатчик документов для сканирования и модуль подключения к беспроводной сети.
Samsung SCX-4623FN — традиционное лазерное МФУ. Скорость работы печатающего механизма составляет также 22 стр./мин, а разрешение сканирования — 1200×1200 т/д. Процессор, работающий с частотой 360 МГц, способен быстрее выполнять сложные задачи печати и сканирования. Отметим наличие встроенного факса.
Более высоким качеством сканирования обладает модель Xerox Phaser 3100MFP/S. При более низкой скорости печати (до 20 стр./мин) данное лазерное МФУ отличается наличием катриджей высокой емкости (на 3000 и 6000 отпечатков), а также высоким разрешением сканирования (4800×4800 т/д) и встроенным модулем для подключения к сети Wi-Fi.
Профессиональные устройства для сканирования, как правило, используются на одном компьютере, например, у секретаря, если он отвечает за перевод в электронный вид документов, или у дизайнера, который работает с макетами и изображениями. Когда сотрудникам необходимо создавать графические объекты на базе отсканированных материалов, предпочтительнее обеспечить избыточное разрешение сканирования — ведь при обработке, верстке и повторной печати происходит ухудшение качества. Как устройства, созданные для решения одной конкретной задачи, дискретные сканеры отличаются более широкими возможностями.
Недорогой продукт для сканирования фотографий и полиграфии — Epson Perfection V330 Photo. Оптическое разрешение составляет 4800×9600 т/д. Особенность Perfection V330 Photo — «тонкий» дизайн, которого удалось добиться за счет специальной схемы технологии сканирования (Matrix CCD). Сканер отличается и пониженным энергопотреблением, а также постоянной готовностью к началу сканирования (не требует разогрева). Следует отметить, что Perfection V330 Photo в основном предназначен для дизайнеров и оптимизирован для сканирования изображений с высоким разрешением. Предварительное сканирование занимает 7 с, а сканирование страницы А4 с разрешением 300 т/д — 16 с.
Цветной планшетный сканер CanoScan LiDE 700F оснащен блоком сканирования фотопленок и подключается к компьютеру через интерфейс USB 2.0, который обеспечивает в том числе его питание и позволяет сканировать объекты формата А4 с высоким разрешением — до 9600×9600 т/д, а также с разрешением до 4800×4800 т/д, если речь идет о документах с повышенной отражающей способностью. Следует обратить внимание на то, что в характеристиках указано оптическое разрешение — подобные показатели МФУ являются результатом дополнительной обработки изображения программными способами (интерполяции). Например, CanoScan LiDE 700F посредством дополнительной обработки изображения позволяет добиться разрешения 19200 т/д. Глубина цвета, которую можно получить у CanoScan LiDE 700F, составляет 48 бит в цветном режиме и 8 бит в монохромном. Что касается скорости, она составляет 12 с при разрешении 300 т/д — стандартном для сканирования обычных документов. Предварительное сканирование для выбора области оцифровки занимает 9 с. Для удобства работы предусмотрены кнопки быстрого вызова, которые могут инициировать сканирование в стандартную программу, прямой перевод в формат PDF, сканирование и повтор печати на принтере по умолчанию и отправку полученного изображения по электронной почте.
Для перевода документов в электронный вид подойдет также модель HP Scanjet G4050. Она обладает оптическим разрешением до 4800х9600 т/д. Позволяет одновременно сканировать до четырех фотографий формата 10х15 см, а также слайды и негативы и сохранять их как отдельные файлы. Из функций отметим возможность устранения эффекта красных глаз и восстановления цвета.
В тех случаях, когда необходимо сканировать документы большого формата, можно приобрести специальный сканер, такой как Mustek ScanExpress A3 USB 2400 Pro. Он специально создан для небольших рекламных бюро, веб-студий и организаций, которым необходимо работать с большими форматами, сохраняя высокое разрешение. Устройство подключается к компьютеру через интерфейс USB 2.0, получая питание по отельному кабелю от адаптера. ScanExpress A3 USB 2400 Pro сканирует оригиналы размером до 297x420 мм, обеспечивая оптическое разрешение 2400×2400 т/д.
Хотя в любом офисе периодически необходимо переводить в цифровой формат различные документы, выбор сканирующего устройства должен быть осознанным. Для большинства организаций достаточно приобрести лазерное МФУ и настроить его соответствующим образом для работы в сети. Что касается рабочих мест дизайнеров и специалистов по маркетингу и рекламе, для их оснащения можно выбрать один из профессиональных сканеров, обратив внимание на наличие дополнительных функций, разрешение сенсора, а также спектр поддерживаемых форматов. При этом следует помнить, что профессиональные сканеры применяются в качестве персональных устройств и не могут обслуживать всю рабочую группу. Поэтому нередко адекватным решением становится приобретение МФУ для общего пользования и профессиональных сканеров для специалистов.
Опубликовано 14.01.2011