Как оптимизировать систему печати в компании?
Офисы бывают разные
Печатная техника – незаменимый помощник практически любого офисного сотрудника. Отсканировать документ, сделать копию, быстро напечатать приглашения или таблички с именами, анкету соискателя или пакет документов – задач огромное количество. Только кажется, что принтеры или МФУ все одинаковые, – как и в любой технике, тут есть нюансы. Разберем основные форматы офисов и оптимальные решения по их оснащению.
Офис для приема клиентов
Этот вид или отдел офиса характерны для крупных компаний, имеющих большой поток посетителей. Например, операционный зал банка, отделения МФЦ, налоговой инспекции – все они нацелены на максимально быстрое обслуживание клиентов. Часто в таких местах устанавливают большие «коридорные» принтеры, себестоимость печати на которых существенно ниже, чем у более компактных устройств. Однако эта экономия часто приводит к тому, что аппаратом просто перестают пользоваться. Среди основных причин, по которым это происходит:
- Неудобно пользоваться. Чтобы распечатать или отсканировать любой документ, приходится идти вглубь офиса. При обслуживании одного клиента такое может повторяться неоднократно. В итоге посетитель недоволен, что тратит много времени, сотрудники устают, а в коллективе возникает нервозная, некомфортная атмосфера.
- Обходится дорого. Чрезмерное время, затраченное на обслуживание клиента, в конечном счете приводит к тому, что продуктивность работы падает. Чтобы обслуживать необходимое количество посетителей, часто приходится нанимать дополнительного сотрудника, и его зарплата однозначно перекрывает всю экономию на печати.
- Печать на общем компьютере может нарушать закон о защите персональных данных. Если документы множества людей печатают на одной машине, возможны ситуации, когда кому-то из сотрудников приносят чужие бумаги либо эти бумаги просто лежат в общей стопке и доступны всем. Таким образом, может происходить грубое нарушение закона – персональные данные могут быть похищены или использованы другим человеком.
- Увеличивается риск заболеваемости. Одно большое общее устройство неизбежно становится центром притяжения сотрудников, которые, ожидая своей очереди, обсуждают какие-то вопросы с коллегами. Если кто-то из них окажется болен, то велика вероятность распространения инфекции.
Рекомендация
Для офисов такого плана необходимо компактное многофункциональное устройство, на котором любой сотрудник, не покидая рабочего места, сможет отсканировать, копировать и распечатывать необходимые документы. Здесь не нужно устройство с большим ресурсом, поскольку вряд ли кто-то будет печатать ежедневно сотни и тысячи страниц.
Офис для проектной группы
Это могут быть аналитический отдел, какие-то административные группы или творческая лаборатория. Заботливый руководитель и здесь готов обеспечить каждого сотрудника индивидуальным рабочим местом с принтером, а то и МФУ. Какие сложности ждут работодателя в данном случае?
- Это обойдется в кругленькую сумму, даже если будут просто принтеры без дополнительного функционала. Скорее всего, придется покупать и общее МФУ, чтобы иметь возможность сканировать документы и делать копии.
- Загруженность пространства. Шесть-семь принтеров плюс общее МФУ в одном помещении могут создавать чрезмерную насыщенность комнаты техникой и мебелью.
- Сложность обслуживания. Обеспечение техникой рабочего места каждого из сотрудников часто осуществляется хаотично, в итоге для обслуживания требуются расходники для разных моделей от разных производителей.
Рекомендация
Для такого помещения наиболее оптимален вариант установки одного МФУ мощностью от 40 страниц в минуту. Это не потребует больших затрат, но обеспечит полноценную работу всего отдела: аппарат не будет простаивать, а себестоимость печати будет ниже, чем в случае персональных принтеров. Такое решение можно организовать в помещении практически любого размера.
Офис отдела кадров
К этой категории можно отнести подразделения, сотрудникам которых приходится очень много централизованно печатать, – отделы кадров, бухгалтерия, бэк-офисы банков. Нередко здесь можно встретить тот же подход, что и в предыдущем случае, только вместо небольших индивидуальных принтеров используются уже средние по габаритам МФУ, поскольку печатать необходимо много и регулярно. Минусы будут аналогичные, не будем на них еще раз останавливаться.
Рекомендация
Именно в этих условиях и пригодятся те огромные «коридорные» машины, о которых мы упоминали в первой части статьи. Здесь они подходят в полной мере: картриджи с огромным ресурсом на десятки тысяч страниц, быстрая печать, низкая себестоимость. При этом нет проблем с доступом к документам со стороны посторонних лиц и чрезмерной концентрацией сотрудников из других отделов.
Резюме
В каждом офисе, на каждом рабочем месте потребности в устройствах для печати и другой обработки бумажных документов могут быть индивидуальными и, как следствие, требовать соответствующих решений. Но нужно помнить, что любое офисное пространство можно сегментировать на две зоны – ту, где идет прием людей, и ту, где выполняются автономные функции. Стоит также понимать и объективно оценивать объем работы в каждом департаменте, чтобы не переплачивать за избыточное решение, которое никогда не окупится.
Опубликовано 22.11.2023
