Электронный документооборот. Как одновременно обеспечить удобство, надежность и безопасность
Иллюстрация: Shutterstock.ai
Обеспечение удобства в системе электронного документооборота
Выбирая систему ЭДО, важно ориентироваться на возможность ее интеграции. То есть провайдер системы должен грамотно подключиться к ПО, которое использует организация для ведения бухгалтерского учета. Также не менее важно и техническое сопровождение разработчика ЭДО. Для компаний, где работа идет беспрерывно, это особенно актуально, поскольку скорость устранения ошибок и различных сбоев напрямую влияет на результаты деятельности бизнеса.
Самый очевидный критерий для определения удобства ЭДО — интуитивно понятный интерфейс. Например, если в системе есть быстрое автоматическое создание документов; архивация всего пакета ЭД, поиск, просмотр по архивам; возможность поддержания сразу нескольких пользователей — это зеленый свет! Такие программы помогут значительно ускорить процесс, довести всю работу ЭДО до автоматизма и не потратить лишних нервов. Помимо этого, благодаря удобному интерфейсу можно исключить человеческий фактор и минимизировать риск появления ошибки.
Обеспечение надежности и безопасности в системе электронного документооборота
Для начала лучше разобраться, чем может быть опасна ненадежная система ЭДО. Это риск случайных или умышленных утечек данных, нарушение их целостности, утраты или повреждения из-за банальной невнимательности.
Поэтому при выборе системы нужно обращать внимание, как шифруются информация, есть ли дополнительное шифрование; имеется ли независимый аудит и сертификат, подтверждающий это; какие гарантии указаны в договоре и есть ли они вообще. Также для лучшего обеспечения безопасности ЭДО, следует обратить внимание на реализацию двухфакторной аутентификации. Это помогает контролировать доступ к системе.
Кроме того, существует множество критериев для выбора наиболее надежной системы: передача информации по защищенным протоколам HTTPS; регулярное протоколирование; наличие и использование ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Какие стандарты и сертификации следует учитывать при выборе системы электронного документооборота?
Переход с бумажного документооборота на ЭДО требует учитывать следующие законы и стандарты:
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- 152-ФЗ «О персональных данных»;
- 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
При этом ЭДО в ИT-сфере не так строго регламентируется. Хотя, конечно, за разглашение коммерческой или государственной тайны предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Какие критерии следует учитывать при выборе системы?
Проследите, какими документами компания пользуется чаще всего, по каким маршрутам проходят внутренние (между сотрудниками) и внешние документы (с контрагентами), какие процессы нужно автоматизировать, на каких участках документооборота часто возникают ошибки, какой примерный объем документооборота у компании в месяц.
В своей практике я встречала много разных клиентов. Но в основном самым главным критерием остается автоматизация переноса первичной документации с контрагентами в системы, в которых происходит основной учет. В 90% случаев это «1С».
Поэтому при выборе оператора большинство опирается на «1С-ЭДО», так как на основании входящих электронных документов в регламентированном формате в базе автоматически создаются документы учета. У некоторых сторонних операторов есть обработки, позволяющие переносить документы в «1С», но это стоит денег. И не малых.
Поскольку ЭДО необходим, чтобы упростить и автоматизировать работу бухгалтеров, перенос со сторонней программы в «1С» вручную — абсолютно неэффективный труд, который ничем не отличается от бумажного документооборота, усложняет работу и растрачивает время, ресурсы.
И тут у клиента появляется выбор: либо платить оператору за ЭДО и плюс за обработку, либо просто использовать «1С-ЭДО», не доплачивая за нее. Мне скажется, выбор очевиден.
Но, конечно, подобрать одну систему для любого бизнеса нельзя. В зависимости от ниши, от способа ведения документации появляются различные нюансы. Выбирайте с умом, и тогда эффективность вашей бухгалтерии повысится в несколько раз!
Опубликовано 29.01.2024
