Мысли вслух

90% успеха кроется в общении: как строить эффективные внутренние коммуникации на удалёнке

| 08.05.2020
Алена Геклер

Алена Геклер

Руководитель кабинета СЕО компании Acronis.

В условиях бушующей пандемии работники здравоохранения и представители органов власти по всему миру просят бизнес помочь обеспечить безопасность и здоровье общества. Поэтому я постаралась осветить в своем обзоре все ключевые моменты нашей работы в этом направлении: с чего мы начинали и как в итоге организовали удаленную работу, наладили внутренние коммуникации, систему контроля и мониторинга в команде. Штат Acronis насчитывает 1500 человек в 18 странах мира, но, думаю, мои рекомендации могут быть полезны и небольшим компаниям.

Комитет по корпоративному реагированию

В первые же дни после того, как ВОЗ объявила международный режим ЧС, в Acronis создали свой кризисный комитет, который разработал планы действия в условиях эпидемии. Члены комитета собираются два раза в день, в том числе по выходным, чтобы проанализировать последнюю информацию и принять оперативные решения, каким образом компания будет защищать своих сотрудников и изменять свои продукты и услуги. В кризисной ситуации очень важна незамедлительная реакция, и в Acronis стараются оперативно принимать решения и поддерживать связь между сотрудниками.

Компания ежедневно уведомляет международную команду о последних изменениях в ситуации с коронавирусом в мире и принимаемых мерах предосторожности. Каждый филиал получает от местного руководителя актуальную информацию обо всех государственных требованиях и рекомендациях в отношении перемещений за пределами офиса. Так, в первую очередь комитет организовал обеспечение всех отделений защитными масками, дезинфицирующими средствами (в том числе антибактериальным мылом), термометрами, ультрафиолетовыми лампами и т. д.

Вторым шагом стала организация удаленной работы всех сотрудников Acronis. Поскольку наша компания является международной, такая практика не стала для нее новинкой. У нас много распределенных команд – в Сингапуре, Швейцарии, США и новом R&D-центре Acronis в Болгарии, таким образом, эффективность нашей команды не зависит от физического присутствия сотрудников в офисе. Но, поскольку количество удаленных рабочих мест значительно выросло, крайне важно было обеспечить наличие эффективных инструментов и систем для их дистанционной работы в течение всего дня.

Поддержание связи и сотрудничества

При удаленной работе самую главную роль играют связь и согласованность действий: 10% успеха определяются технологиями, а остальные 90% – общением между людьми.

img

Конечно, переход от регулярного взаимодействия к общению в онлайн-дискуссиях может создать дистанцию между сотрудниками, но в то же время может и укрепить связи. Поскольку члены команд начинают действовать по отдельности, руководители должны структурировать их работу таким образом, чтобы они постоянно могли наверстывать упущенное, согласовывать свои действия и эффективно сотрудничать друг с другом.

Таким образом, нашей первоочередной задачей стало налаживание постоянной связи между сотрудниками всех 33 офисов компании. Это не только позволяет задать нужный ритм работы, но и поддерживает отдельных членов команд. Будем честными: далеко не все смогут сразу же начать работать продуктивно, и это нормально. Частое общение с командой помогает таким сотрудникам не отстать от остальных.

Руководителям команд важно также следить за тем, чтобы все сотрудники поддерживали связь друг с другом на уровне команды. Сейчас существует огромное количество решений, которые можно использовать для постановки задач, а также повышения эффективности сотрудничества и сплочения коллектива. Вот несколько советов на основе нашего опыта.

1.   Организуйте ежедневные сеансы связи с членами команды Очень важно общаться один или два раза в день, даже если это занимает всего 15 минут. В Acronis мы установили следующую систему:

  • руководители команд проводят ежедневные сеансы связи в одно и то же время;

  • руководители высшего звена проводят короткие международные сеансы связи для более крупных подразделений, таких как отдел исследований и разработок, отдел продаж, маркетинга и т. д.

2.   Постоянное обновление календарей

  • убедитесь, что в них внесены все встречи, сеансы связи и работа в режиме офлайн;

  • создавайте встречи с другими сотрудниками и обновляйте их календари, даже когда планируете короткие внеочередные совещания;

  • спланируйте свой рабочий день и сразу четко обозначьте в календаре время, когда вы будете недоступны (личное время, назначенные встречи и т. д.);

  • обозначьте время, необходимое для достижения конкретных результатов. Например, если вам нужно поработать с документом два часа без перерыва, обозначьте этот отрезок в своем календаре, чтобы вас не отвлекали.

3.   Будьте в состоянии постоянной готовности

  • отвечайте на вопросы, присланные по электронной почте, в течение четырех часов;

  •  если можете ответить сразу – отвечайте сразу;

  • если не можете ответить сразу – напишите «мне нужно немного времени, отвечу к…» и укажите предполагаемое время полного ответа;

  • не откладывайте задачу надолго, если готовите длинный ответ.

4.   Ставьте цели и следите за эффективностью

  • лучше всего ставить цели на день, неделю и месяц и делиться достигнутыми результатами в конце каждого периода;

  • после каждого звонка или обсуждения делайте краткие заметки: что обсуждали, о чем договорились, кто и какие шаги должен предпринять. Рассылайте их после звонка по электронной почте всем участникам, а также создайте специальную папку, где будут храниться протоколы этих встреч.

  • если вы заметили снижение эффективности, постарайтесь незамедлительно принять меры.

img

Будьте конкретны в своих коммуникациях

Вне зависимости от того, работаете вы удаленно или нет, один из лучших способов связаться с нужными вам людьми и членами команды – отправить им электронное письмо. Следуйте этим восьми правилам, и электронная почта станет для вас самым удобным способом общения:

  1. Не пишите длинных писем.

  2. Указывайте конкретную тему.

  3. Тщательно выбирайте, кому написать письмо, а кого поставить в копию.

  4. Обобщайте и выделяйте важные моменты при переадресации или добавлении новых людей.

  5. Четко обозначайте людей, которые должны предпринять определенные действия.

  6. Указывайте примерное время, необходимое для выполнения задачи или полного ответа на запрос.

  7. Планируйте телефонные звонки, если электронное письмо требует подробного обсуждения.

  8. Не забывайте о вложениях.

Мониторинг деятельности и производительности

Существует ряд стандартных инструментов сотрудничества и управления временем в команде, чтобы помочь сотрудникам организовать работу. Эти инструменты будут очень полезны в нынешней ситуации с точки зрения сохранения эффективности и связи между членами команд.

  • Для мониторинга деятельности и производительности большинства наших подразделений (отделы технологий, исследований и разработок, центры обработки данных и маркетинговые команды) мы используем Jira. Эта система дает нам более полное представление об отдельных проектах, а также обеспечивает более качественную связь между командами, занимающимися разработкой и реализацией проектов (так как все их члены могут видеть, где начинается и заканчивается выполнение задач). После того как мы внедрили эту систему, наши команды начали демонстрировать более высокую производительность и более эффективный учет рабочего времени.

  • Команды поддержки повышают свою производительность при помощи MightyCall. Это решение обеспечивает функционирование очень полезной и надежной системы виртуальной телефонной связи. Как следствие, IT-команда имеет возможность измерять производительность сотрудников, а также отслеживать и записывать количество сделанных звонков или отправленных электронных писем.

img

Твой домашний офис – твоя крепость

Для успешной удаленной работы нужно максимально качественно организовать свой домашний офис. Сосредоточиться на важных задачах и оставаться производительным в течение всего дня вам помогут: эргономичные стол и стул, колонки и наушники, веб-камера, стабильное подключение к Интернету.

Поскольку общение и сотрудничество в режиме онлайн теперь осуществляются не в сети компании, для обеспечения безопасной работы необходимо принять ряд мер. Вот несколько полезных советов по защите устройств и персональной информации:

  1. Используйте виртуальную частную сеть (VPN). IT-команда может помочь вам установить ее на свой компьютер.

  2. Никогда и никому не сообщайте свои пароли – особенно если работаете удаленно.

  3. Используйте сложные пароли для домашней сети Wi-Fi.

  4. Избегайте фишинговых сообщений. Хотя проходить по незнакомым ссылкам не рекомендуется в принципе, сейчас особое внимание следует обратить на то, чтобы не быть обманутым незнакомыми ссылками с упоминанием коронавируса.

  5. Ставьте блокировку на компьютер, когда не работаете на нем, даже дома.

Тренировки и обучение онлайн: как сохранить психическую и физическую форму

Руководство Acronis понимает, что для компании важно сохранять не только производительность сотрудников и руководителей команд, но и их психическое и физическое здоровье. Это, с одной стороны, помогает бороться с вирусом, а с другой – вносит й вклад в продуктивность работы.

В сложившейся ситуации очень важно сохранять устоявшийся режим дня: вставать и принимать душ в определенное время, делать перерывы на зарядку и соблюдать распорядок работы.

Чтобы помочь сотрудникам приспособиться к новым нормам социального дистанцирования, Acronis запустила бесплатные занятия йогой и функциональные тренировки через Zoom. Это прекрасная возможность отвлечься, размяться и в то же время оставаться на одной волне с другими членами команды – быть #CyberFit.

Наконец, если все члены семьи должны оставаться дома в течение долгого времени, то нужно позаботиться и о юном поколении. Мы организовали для детей наших сотрудников онлайн-занятия по программированию, шахматам и английскому языку, чтобы они могли заниматься полезными и важными делами в этот непростой период.

Будьте готовы ко всему. И к худшему тоже

Помните, что пока довольно сложно спрогнозировать, как долго будет сохраняться эта ситуация. До тех пор пока мы не вернемся к работе в привычном режиме, все должны рассматривать свой дом как продолжение офиса и следовать передовым тенденциям в плане безопасности и связи.

К сожалению, в ближайшие 10-20 лет нас могут ждать и другие пандемии. Поэтому нынешний опыт поможет подготовиться к подобным вызовам в будущем. Рассматривайте такое положение как возможность отточить навыки удаленной работы.


Журнал: Журнал IT-Expert [№ 05/2020], Подписка на журналы

Acronis


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Другие материалы рубрики

Компании сообщают

Мероприятия