90% успеха кроется в общении: как строить эффективные внутренние коммуникации на удалёнке
В условиях бушующей пандемии работники здравоохранения и представители органов власти по всему миру просят бизнес помочь обеспечить безопасность и здоровье общества. Поэтому я постаралась осветить в своем обзоре все ключевые моменты нашей работы в этом направлении: с чего мы начинали и как в итоге организовали удаленную работу, наладили внутренние коммуникации, систему контроля и мониторинга в команде. Штат Acronis насчитывает 1500 человек в 18 странах мира, но, думаю, мои рекомендации могут быть полезны и небольшим компаниям.
Комитет по корпоративному реагированию
В первые же дни после того, как ВОЗ объявила международный режим ЧС, в Acronis создали свой кризисный комитет, который разработал планы действия в условиях эпидемии. Члены комитета собираются два раза в день, в том числе по выходным, чтобы проанализировать последнюю информацию и принять оперативные решения, каким образом компания будет защищать своих сотрудников и изменять свои продукты и услуги. В кризисной ситуации очень важна незамедлительная реакция, и в Acronis стараются оперативно принимать решения и поддерживать связь между сотрудниками.
Компания ежедневно уведомляет международную команду о последних изменениях в ситуации с коронавирусом в мире и принимаемых мерах предосторожности. Каждый филиал получает от местного руководителя актуальную информацию обо всех государственных требованиях и рекомендациях в отношении перемещений за пределами офиса. Так, в первую очередь комитет организовал обеспечение всех отделений защитными масками, дезинфицирующими средствами (в том числе антибактериальным мылом), термометрами, ультрафиолетовыми лампами и т. д.
Вторым шагом стала организация удаленной работы всех сотрудников Acronis. Поскольку наша компания является международной, такая практика не стала для нее новинкой. У нас много распределенных команд – в Сингапуре, Швейцарии, США и новом R&D-центре Acronis в Болгарии, таким образом, эффективность нашей команды не зависит от физического присутствия сотрудников в офисе. Но, поскольку количество удаленных рабочих мест значительно выросло, крайне важно было обеспечить наличие эффективных инструментов и систем для их дистанционной работы в течение всего дня.
Поддержание связи и сотрудничества
При удаленной работе самую главную роль играют связь и согласованность действий: 10% успеха определяются технологиями, а остальные 90% – общением между людьми.
Конечно, переход от регулярного взаимодействия к общению в онлайн-дискуссиях может создать дистанцию между сотрудниками, но в то же время может и укрепить связи. Поскольку члены команд начинают действовать по отдельности, руководители должны структурировать их работу таким образом, чтобы они постоянно могли наверстывать упущенное, согласовывать свои действия и эффективно сотрудничать друг с другом.
Таким образом, нашей первоочередной задачей стало налаживание постоянной связи между сотрудниками всех 33 офисов компании. Это не только позволяет задать нужный ритм работы, но и поддерживает отдельных членов команд. Будем честными: далеко не все смогут сразу же начать работать продуктивно, и это нормально. Частое общение с командой помогает таким сотрудникам не отстать от остальных.
Руководителям команд важно также следить за тем, чтобы все сотрудники поддерживали связь друг с другом на уровне команды. Сейчас существует огромное количество решений, которые можно использовать для постановки задач, а также повышения эффективности сотрудничества и сплочения коллектива. Вот несколько советов на основе нашего опыта.
1. Организуйте ежедневные сеансы связи с членами команды Очень важно общаться один или два раза в день, даже если это занимает всего 15 минут. В Acronis мы установили следующую систему:
-
руководители команд проводят ежедневные сеансы связи в одно и то же время;
-
руководители высшего звена проводят короткие международные сеансы связи для более крупных подразделений, таких как отдел исследований и разработок, отдел продаж, маркетинга и т. д.
2. Постоянное обновление календарей
-
убедитесь, что в них внесены все встречи, сеансы связи и работа в режиме офлайн;
-
создавайте встречи с другими сотрудниками и обновляйте их календари, даже когда планируете короткие внеочередные совещания;
-
спланируйте свой рабочий день и сразу четко обозначьте в календаре время, когда вы будете недоступны (личное время, назначенные встречи и т. д.);
-
обозначьте время, необходимое для достижения конкретных результатов. Например, если вам нужно поработать с документом два часа без перерыва, обозначьте этот отрезок в своем календаре, чтобы вас не отвлекали.
3. Будьте в состоянии постоянной готовности
-
отвечайте на вопросы, присланные по электронной почте, в течение четырех часов;
-
если можете ответить сразу – отвечайте сразу;
-
если не можете ответить сразу – напишите «мне нужно немного времени, отвечу к…» и укажите предполагаемое время полного ответа;
-
не откладывайте задачу надолго, если готовите длинный ответ.
4. Ставьте цели и следите за эффективностью
-
лучше всего ставить цели на день, неделю и месяц и делиться достигнутыми результатами в конце каждого периода;
-
после каждого звонка или обсуждения делайте краткие заметки: что обсуждали, о чем договорились, кто и какие шаги должен предпринять. Рассылайте их после звонка по электронной почте всем участникам, а также создайте специальную папку, где будут храниться протоколы этих встреч.
-
если вы заметили снижение эффективности, постарайтесь незамедлительно принять меры.
Будьте конкретны в своих коммуникациях
Вне зависимости от того, работаете вы удаленно или нет, один из лучших способов связаться с нужными вам людьми и членами команды – отправить им электронное письмо. Следуйте этим восьми правилам, и электронная почта станет для вас самым удобным способом общения:
-
Не пишите длинных писем.
-
Указывайте конкретную тему.
-
Тщательно выбирайте, кому написать письмо, а кого поставить в копию.
-
Обобщайте и выделяйте важные моменты при переадресации или добавлении новых людей.
-
Четко обозначайте людей, которые должны предпринять определенные действия.
-
Указывайте примерное время, необходимое для выполнения задачи или полного ответа на запрос.
-
Планируйте телефонные звонки, если электронное письмо требует подробного обсуждения.
-
Не забывайте о вложениях.
Мониторинг деятельности и производительности
Существует ряд стандартных инструментов сотрудничества и управления временем в команде, чтобы помочь сотрудникам организовать работу. Эти инструменты будут очень полезны в нынешней ситуации с точки зрения сохранения эффективности и связи между членами команд.
-
Для мониторинга деятельности и производительности большинства наших подразделений (отделы технологий, исследований и разработок, центры обработки данных и маркетинговые команды) мы используем Jira. Эта система дает нам более полное представление об отдельных проектах, а также обеспечивает более качественную связь между командами, занимающимися разработкой и реализацией проектов (так как все их члены могут видеть, где начинается и заканчивается выполнение задач). После того как мы внедрили эту систему, наши команды начали демонстрировать более высокую производительность и более эффективный учет рабочего времени.
-
Команды поддержки повышают свою производительность при помощи MightyCall. Это решение обеспечивает функционирование очень полезной и надежной системы виртуальной телефонной связи. Как следствие, IT-команда имеет возможность измерять производительность сотрудников, а также отслеживать и записывать количество сделанных звонков или отправленных электронных писем.
Твой домашний офис – твоя крепость
Для успешной удаленной работы нужно максимально качественно организовать свой домашний офис. Сосредоточиться на важных задачах и оставаться производительным в течение всего дня вам помогут: эргономичные стол и стул, колонки и наушники, веб-камера, стабильное подключение к Интернету.
Поскольку общение и сотрудничество в режиме онлайн теперь осуществляются не в сети компании, для обеспечения безопасной работы необходимо принять ряд мер. Вот несколько полезных советов по защите устройств и персональной информации:
-
Используйте виртуальную частную сеть (VPN). IT-команда может помочь вам установить ее на свой компьютер.
-
Никогда и никому не сообщайте свои пароли – особенно если работаете удаленно.
-
Используйте сложные пароли для домашней сети Wi-Fi.
-
Избегайте фишинговых сообщений. Хотя проходить по незнакомым ссылкам не рекомендуется в принципе, сейчас особое внимание следует обратить на то, чтобы не быть обманутым незнакомыми ссылками с упоминанием коронавируса.
-
Ставьте блокировку на компьютер, когда не работаете на нем, даже дома.
Тренировки и обучение онлайн: как сохранить психическую и физическую форму
Руководство Acronis понимает, что для компании важно сохранять не только производительность сотрудников и руководителей команд, но и их психическое и физическое здоровье. Это, с одной стороны, помогает бороться с вирусом, а с другой – вносит й вклад в продуктивность работы.
В сложившейся ситуации очень важно сохранять устоявшийся режим дня: вставать и принимать душ в определенное время, делать перерывы на зарядку и соблюдать распорядок работы.
Чтобы помочь сотрудникам приспособиться к новым нормам социального дистанцирования, Acronis запустила бесплатные занятия йогой и функциональные тренировки через Zoom. Это прекрасная возможность отвлечься, размяться и в то же время оставаться на одной волне с другими членами команды – быть #CyberFit.
Наконец, если все члены семьи должны оставаться дома в течение долгого времени, то нужно позаботиться и о юном поколении. Мы организовали для детей наших сотрудников онлайн-занятия по программированию, шахматам и английскому языку, чтобы они могли заниматься полезными и важными делами в этот непростой период.
Будьте готовы ко всему. И к худшему тоже
Помните, что пока довольно сложно спрогнозировать, как долго будет сохраняться эта ситуация. До тех пор пока мы не вернемся к работе в привычном режиме, все должны рассматривать свой дом как продолжение офиса и следовать передовым тенденциям в плане безопасности и связи.
К сожалению, в ближайшие 10-20 лет нас могут ждать и другие пандемии. Поэтому нынешний опыт поможет подготовиться к подобным вызовам в будущем. Рассматривайте такое положение как возможность отточить навыки удаленной работы.
Опубликовано 08.05.2020