Кейс проекта автоматизации процессов регламентированного учета
Заказчик: ООО «Мега-Мастер». Исполнитель: ООО «Константа-НН».
В перечне ИТ задач ООО «Мега-Мастер» была выделена потребность в обновлении информационной системы бухгалтерского и управленческого учёта. Раньше учет велся на платформе «1С: Управление производственным предприятием». Ввиду предстоящего прекращения ее поддержки, появилась необходимость внедрения альтернативного обновляемого решения. Для реализации данной задачи была выбрана платформа «1С: Комплексная автоматизация».
Старая система поддерживалась и непрерывно развивалась специалистами предприятия на протяжении 11 лет. За это время система, с одной стороны, была гибко подстроена под текущие бизнес-процессы (эти функции системы необходимо было сохранить), с другой, накопила существенный объем архаизмов (от них нужно было отказаться).
В процессе разработки целевой модели учета были актуализированы потребности клиента, а также выявлен целый реестр доработок функционала новой системы (более 20 новых возможностей, отчетов и форм). В результате сейчас система включает в себя только те функции, которые действительно нужны.
Задачи проекта:
Перевести с имеющейся системы на платформу «1C: Комплексная автоматизация» процессы регламентированного учёта, учета заработной платы и управления персоналом в ООО «Мега-Мастер», ООО «ИМЭКС», ИП Тищенко в соответствии с целевой моделью регламентированного учета со следующими разделами:
1. Учет ОС и НМА,
2. Учет спецодежды,
3. Учет ТМЦ на складах
4. Учет закупок
5. Учет продаж ГП и услуг
6. Учет банковских и кассовых операций
7. Учет подотчетников
8. Учет путевых листов
9. Учет производства
10. Кадровый учет
11. Расчет и учет заработной платы
12. Закрытие периода
13. Учет прямых и косвенных затрат
14. Учет НДС
15. Бухгалтерская отчетность и статистика
Ключевые особенности проекта:
1. Лидирование проекта функциональным заказчиком с опциональной поддержкой ИТ со стороны клиента
Объединение ролей функционального заказчика и руководителя проекта в одном человеке – не самая типичная для проектов автоматизации ситуация, потому что эти роли имеют разную специфику и несут самостоятельную ценность для проекта.
Руководство данным проектом взял на себя главный бухгалтер предприятия, являясь также и первым заинтересованным в изменениях лицом. То есть выстраивание «пути победы» и организация работ происходили на основе действительно глубокого понимания желаемых результатов и нацеленности на них.
Такой подход удалось реализовать, учитывая, что проект был довольно локальный и до каждого участника можно было «дотянуться рукой». Но благодаря этому был обеспечен высокий уровень контроля исполнимости задач на стороне предприятия. Любые возникающие вопросы разрешались оперативно и не тормозили дальнейший ход проекта.
2. Обучение через самостоятельное тестирование функций системы специалистами на местах
Обычно этап обучения включает себя проведение демопоказов работы с системой по учетным участкам, а также ответы на вопросы пользователей. Формат обучения, когда интегратор самостоятельно демонстрирует клиенту готовый функционал в лекционном формате, существенно затрудняет процесс запуска системы в работу в дальнейшем.
В данном случае в рамках подготовки к запуску команда Константы выдавала задания пользователям со стороны Заказчика касаемо того или иного функционала системы. Таким образом тестировался и прорабатывался каждый бизнес-процесс. Специалисты на местах должны были решить задачу и далее продемонстрировать способ решения. Если возникали вопросы, консультанты на них отвечали, и специалист уходил на доработку.
Благодаря этому к моменту запуска каждый сотрудник на стороне клиента был полностью готов к работе в новом формате.
Результаты проекта и эффекты от внедрения:
Внедрена современная флагманская информационная система бухгалтерского и управленческого учёта «1С: Комплексная автоматизация», которая поддерживается разработчиками головной компании «1С» (выпускаются новые релизы конфигурации для своевременных обновлений системы). Благодаря этому:
1. Произошло снижение времени по закрытию периода, по расчету заработной платы и формированию отчетности.
2. Сокращена стоимость поддержки ИТ-системы за счет снижения требований к уровню квалификации специалистов, на которых можно возложить решение этой задачи. Компетенции, которые необходимы для поддержки системы на платформе 1С:УПП, имеют только опытные специалисты, стоимость часа работы которых довольно высока. Современные решения имеют более широкое распространение среди ИТ-специалистов и знания для их поддержки не являются уникальными. Доработки внедренной системы реализованы путем добавления расширений, что снижает затраты на обновление информационной системы.
3. Управленческая отчетность по компании стала более информативной, в связи с более обширной функциональностью внедренной системы. Данные и ранее были консолидированы в единой системе, но функционал 1С:УПП имел ограниченные возможности по сравнению с современным флагманским решением «1С: Комплексная автоматизация». Например, был разработан отчет для анализа EBITDA (аналитического показателя, который равен объёму прибыли до вычета расходов по выплате процентов, налогов, износа и начисленной амортизации).
Также настроен обмен документами между двумя ИТ-системами путем интеграции, что позволило:
1. Сократить трудозатраты на обработку первичных документов по выпуску продукции и списанию сырья.
2. В режиме настоящего времени осуществлять контроль и управление остатками на складах.
3. Оперативно, на ежедневной основе оформлять движение ТМЦ по складам (от поступления, до выбытия), несмотря на территориальную удаленность производства от офиса.