ПрактикаКак это сделать

Как гибридный офис становится новой реальностью

Станислав Мешков | 26.07.2021

Как гибридный офис становится новой реальностью

Станислав Мешков, CEO компании UnSpot, разрабатывающей решения для организации гибридного офиса, рассказывает, почему бизнесу выгодна эта модель. И не только с экономической точки зрения.

Три аргумента в пользу гибридного офиса

Пандемия коронавируса трансформировала мир, и многие изменения прочно вошли в нашу жизнь. Так, компании больше не обязаны держать часть коллектива на удалёнке. Но на смену дистанционному формату пришел гибридный, когда одни сотрудники работают онлайн, а другие – офлайн и каждый может выбрать, где он будет трудиться сегодня – в офисе или дома. Почему такой вариант стал популярен?

1. Нежелание сотрудников возвращаться в офис

В январе 2021 года, когда эпидемиологическая ситуация начала стабилизироваться и в Москве было отменено требование об удаленной работе 30% сотрудников компаний, портал SuperJob провел исследование. Его результаты показали, что больше половины москвичей (52%) не желают возвращаться в офис.

Удалёнка привлекает людей прежде всего возможностью работать в своем графике (67%), а также экономией времени и денег на поездках в офис (18%). К такому выводу пришли эксперты TalentTech и FL.ru, опросив фрилансеров, которые работают в таком режиме всегда. Самоизоляция помогла оценить эти преимущества и штатным сотрудникам. Однако, как показали результаты опроса JLL, совсем отказаться от офисной жизни они не готовы – 50% хотят трудиться в комбинированном графике. Этот тренд подтверждают и сотрудники российского ИТ-гиганта Mail.ru Group: работать в гибридном формате хотят 65% из них, компания уже начала переход на гибридную модель.

Гибридный офис – единственно правильный ответ бизнеса на новый запрос специалистов. Можно дать людям возможность работать дома и посещать офис по желанию или необходимости (приезжать на встречи с клиентами, мозговые штурмы с командой и т. д.).

Компаниям действительно выгодно думать о комфорте своих сотрудников. Так, ученые Университета Warwick (Великобритания) еще в 2015 году обнаружили прямую связь между счастьем и продуктивностью: у счастливых людей она на 12% выше. Дополнительный бонус: за счет уменьшения количества сотрудников в офисе можно оптимизировать площади, добавив в них больше жизни. Например, коллектив наверняка оценит зону отдыха, мягкие кресла и игровую приставку.

2. Необходимость сокращения издержек

Пандемия и связанные с ней ограничения больно ударили по компаниям самых разных отраслей. Согласно исследованию Forbes и НАФИ, каждая пятая организация (22%) была вынуждена сократить бюджеты, а каждая четвертая (24%) – уменьшить количество филиалов или точек продаж. С падением спроса столкнулись две трети компаний (66%), а с сокращением выручки – 76%.

Всё это побуждает бизнес искать способы сэкономить, и снижение стоимости аренды – один из них. Как в этом поможет гибридный офис? Очень просто: поскольку одновременно в помещении будет находиться гораздо меньше людей, можно уменьшить количество рабочих столов и сократить занимаемую площадь, а значит, и арендную плату. По данным UnSpot, экономия на этой статье может составить до 50%.

3. Тренд на цифровизацию

Безликие опенспейсы с их графиком 5/2 становятся пережитком прошлого, и пандемия только усилила этот тренд. Если компания заинтересована в привлечении молодых талантов, она должна соответствовать их ожиданиям. И не только зарплатным, но и касающимся формата работы и технической оснащенности рабочих мест.

Для реализации концепции гибридного офиса необходимы как минимум современные компьютеры, поддерживающие функции удаленного рабочего места: чтобы сотрудник мог на любом устройстве ввести логин и пароль и увидеть свой рабочий стол с необходимыми файлами и программами.

Hot Desking как основа гибридного офиса

Реализовать концепцию гибридного офиса и сэкономить на аренде помогает внедрение Hot Desking-решения. Термин можно перевести как «горячие столы». Принцип очень прост: когда сотрудник хочет поработать в офисе, он заходит в приложение на своем смартфоне или на сайт и в пару кликов бронирует любой свободный стол на виртуальной карте офиса. При этом места сотрудников, которые работают в офисе постоянно, будут закреплены за ними и недоступны для бронирования.

img

У такого подхода много плюсов и помимо уменьшения расходов на аренду:

  • Больше воздуха. Ежедневно в офисе присутствует только часть коллектива, а работать, когда никто не вторгается в личное пространство, гораздо комфортнее.

  • Соблюдение санитарных требований. Дезинфицировать поверхности проще, когда они свободны.

  • Хорошая атмосфера в коллективе. Сидя каждый раз с новым коллегой, сотрудники знакомятся. Это положительно сказывается на эффективности работы: иногда в процессе обсуждения задачи с человеком из другого подразделения рождается нестандартное решение.

  • Минимализм. Сотрудники не размещают на столах личные вещи (для этого должны быть предусмотрены специальные хранилища), и офис перестает быть захламленным.

Приятный бонус: внедрение Hot Desking позитивно влияет и на продуктивность. Британский психолог Крейг Найт (Craig Knight) пришел к выводу, что возможность выбора рабочего места может повысить производительность умственного труда на 25% и даже более.

От бронирования переговорок – к бронированию столов

Первым шагом на пути к Hot Desking может стать внедрение в компании системы бронирования переговорных комнат. По оценкам UnSpot, это позволит добиться экономии на аренде до 20%.

Сотрудникам не придется осуществлять бронирование через секретаря – всё можно сделать самостоятельно с компьютера, смартфона или планшета, размещенного у входа в каждую переговорную комнату. Таким образом, исключается человеческий фактор и компания забывает о ситуациях, когда переговорка оказывается забронирована двумя людьми на одно и то же время.

Перенос процесса бронирования переговорных комнат в «зону ответственности» технологий позволит бизнесу грамотно управлять помещениями: оценить востребованность каждой переговорки, увеличить плотность ее использования и отказаться от планов по расширению или вовсе от нескольких помещений и тем самым уменьшить арендную плату.

Вызов № 1: сохранить эффективность коммуникации

Пожалуй, главный вопрос, который встает перед компанией, переходящей на гибридный офис: как сделать это без потери эффективности коммуникации между сотрудниками, находящимися на рабочем месте, и теми, кто в этот день работает из дома?

На помощь придут сервисы видео-конференц-связи, и использовать их можно не только для обсуждения рабочих вопросов. Например, в PayPal появились виртуальные пространства, в которых люди, находящиеся в разных местах, могут встречаться «за чашкой кофе». А в Mail.ru Group разработали онлайн-платформу, чтобы сотрудники могли повеселиться на дне рождения компании.

Будущее гибридного офиса

В сегодняшних реалиях гибридный офис – наиболее перспективный формат как для работодателей, так и для сотрудников. Как показали результаты опроса, проведенного аналитическим центром «Битрикс24», внедрить его планируют 53% российских компаний.

Пока такой подход к рабочему графику для многих в новинку. Но можно уверенно говорить, что за ним будущее. И предпринимателям, которые зациклены на присутствии сотрудников в офисе по восемь часов пять дней в неделю, лучше пересмотреть свои взгляды, чтобы успеть подготовиться к новой реальности и не упускать талантливых специалистов.

Гибридная работа Удаленная работа

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 07/2021], Подписка на журналы

Об авторах

Станислав Мешков

Станислав Мешков

Генеральный директор (CEO) Umbrella IT. 

Выпускник Южного федерального университета, MBA «Сколково». Начинал карьеру в 2008 году в качестве разработчика. Затем перешел на уровень project management и быстро понял, что на рынке мало клиентоориентированных компаний, занимающихся диджитализацией. Это перспективное направление в 2009 году легло в основу компании Umbrella IT.


Поделиться:

ВКонтакт Facebook Google Plus Одноклассники Twitter Livejournal Liveinternet Mail.Ru

Также по теме

Другие материалы рубрики

Мысли вслух

Год назад обстоятельства сложились так, что мы все некоторое время посидели дома.
Согласно прогнозам Gartner, к 2022 г. 75% организаций, использующих инфраструктуру как сервис (IaaS), будут реализовывать продуманную мультиоблачную стратегию, в то время как в 2017 г. доля таких компаний составляла 49%.
Все жалуются на нехватку времени. Особенно обидно, что его не хватает на самые важные вещи. Совещания, созвоны, подготовка внутренних отчетов, непонятно, насколько нужных, но которые начальство требует так, как будто это именно то, ради чего мы работаем.

Компании сообщают

Мероприятия

Конференция Admitad Expert
Loft Hall. Ленинская слобода 26, стр 15
5 500 руб
17.09.2021
10:00–23:59
Гильотина для устаревших процессов бизнеса
Москва, The St. Regis Moscow Nikolskaya, Никольская улица, 12
Бесплатно
21.09.2021
10:00–11:30
Форум по цифровизации АПК Forum.Digital Agro 2021
ОНЛАЙН
Бесплатно
22.09.2021
11:00–16:30