Электронные площадки и ЭДО помогают ускорить госзакупки

Как устроена процедура закупок

Закупки малого объема (ЗМО) — это особая группа закупок государственного заказчика и коммерческих организаций, например, нефтегазовых и железнодорожных компаний или предприятий в сфере энергетики.

В зависимости от сферы деятельности заказчика, процедуру ЗМО проводят в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ. В первом случае речь идет о госзаказе, во втором — о закупках коммерческих организаций и компаний с госучастием.

Закупки малого объема — это относительно новая процедура, которая последние несколько лет переживает активные трансформации. В том числе за счет цифровых решений, значительно повышающих прозрачность ЗМО, помогающих экономить бюджет, а иногда — время заказчика и поставщика.

В каких случаях можно и нужно ускоряться

Сроки проведения закупок определяет в первую очередь характер заказа: ЗМО включают товары, работы и услуги.

Наибольший интерес для поставщика представляет сокращение сроков в случае с товарами — ведь оплата поступает после того, как товар окажется у заказчика. Произойдет это за месяц или за неделю — существенная разница для бизнеса.

• Средний срок поставки товаров в ЗМО — около 2 недель.
• Оптимизация помогает сократить сроки поставки в 2–4 раза, в среднем, до 7 дней. В результате поставщик получает прибыль значительно быстрее.

Важное уточнение: это справедливо для продажи товаров, которые есть в наличии. Если речь идет о специфических позициях, изготавливаемых на заказ, оптимизация закупочной процедуры не имеет такого эффекта.

Кроме того, закупки важно классифицировать по типу заказчика. В случае с ЗМО по 44-ФЗ (госзаказ), например, минимальные сроки процедур фиксированы — добиться значительного сокращения не получится.

Цифровые решения помогают оптимизировать весь процесс ЗМО — от подготовки коммерческого предложения до обмена закрывающими документами.

С помощью каких решений можно сократить срок проведения закупок

Цифровизация предоставляет поставщикам мощные инструменты для сокращения сроков участия в закупках малого объема.

Электронные торговые площадки (ЭТП) и электронные магазины (ЭМ)

Платформы вроде СберБизнес (Сбер), ЭТП ГПБ, РТС-тендер, АСТ ГОЗ, B2B-Center, региональные ЭМ (например, ЭМ Москвы на Портале поставщиков) и другие информационные системы предоставляют единую точку входа для поиска закупок, подачи заявок, электронного аукциона (если требуется) и заключения контракта.

Поставщик больше не тратит несколько дней на физический сбор документов, поездки к заказчику или почтовую переписку. Достаточно пройти быструю регистрацию на ЭТП или в ЭМ — и можно заключать контракты.

Пример. Поставщик канцтоваров, аккредитованный в ЭМ или на ЭТП, видит запрос котировок на товар. Через готовый каталог или шаблон он подает ценовое предложение за 5–10 минут. Для сравнения: ранее на подготовку коммерческого предложения, его отправку и согласование уходило не менее 1–2 рабочих дней.

Онлайн-каталоги товаров и услуг

Встроенные каталоги на ЭТП и в ЭМ, корпоративные каталоги крупных заказчиков (Газпром, РЖД, Ростелеком) и платформы-агрегаторы, например Tenderplan, позволяют заранее разместить свои товары с описанием, характеристиками и ценами.

Когда заказчик создает закупку «из каталога», поставщику достаточно просто подтвердить участие или актуальность цены — готовить заявку с нуля не нужно. Это экономит до 90% времени.

Пример. Поставщик ИT-оборудования загружает свои позиции в каталог ЭТП. Когда заказчик публикует заявку, например, на 10 ноутбуков «из каталога», поставщик видит приглашение в личном кабинете и подтверждает поставку в пару кликов, минуя этап составления сложного коммерческого предложения.

Электронный документооборот (ЭДО) и Цифровые шаблоны

Системы Диадок (СКБ Контур), Тензор СБИС, Калуга Астрал, Линкс ЕДО, встроенные сервисы различных ЭТП, а также шаблоны УПД, договоров и спецификаций полностью исключают бумажный оборот.

Поставщик подписывает контракт, акты, УПД, счета-фактуры квалифицированной электронной подписью мгновенно и отправляет их заказчику онлайн. Сроки согласования и подписания документов сокращаются до нескольких часов. Кроме того, готовые цифровые шаблоны документов предотвращают ошибки.

Пример. По данным Портала поставщиков, ЭДО помогает сократить трудозатраты на стороне как поставщиков, так и заказчиков. Так, пользователям больше не приходится вручную вносить в бухгалтерские программы данные и первичную документацию — хотя ранее на эту процедуру уходило до 80% времени специалистов по закупкам.

Инструменты на базе ИИ

Сервисы анализа рынка и подбора закупок (Tenderplan, СберКлик Бизнес Тендеры, «Аналитика» на B2B-Center, «Персональные рекомендации» на Портале поставщиков и другие) автоматически анализируют тысячи закупок и рекомендует поставщику только те, которые максимально соответствуют его профилю, истории участия и возможностям.

Также системы на базе ИИ помогают анализировать цены конкурентов и исторические данные для быстрого определения конкурентоспособной цены.

Пример. Поставщик подключил сервис ИИ-аналитики, и система ежедневно присылает в личный кабинет или на почту 3–5 наиболее релевантных ЗМО от госучреждений и коммерческих компаний в его регионе. Поставщик тратит на отбор закупок 10 минут вместо нескольких часов или даже дней.

Чек-лист: оцениваем успех

Комбинация цифровых решений позволяет поставщикам сократить общее время на участие в ЗМО с нескольких недель до нескольких часов или даже минут, особенно при использовании каталогов и ЭДО. Это напрямую ускоряет получение оплаты и повышает оборачиваемость средств. Однако сроки проведения закупки — не единственное, на что влияют цифровые решения.

• Цифровизация помогает повысить прозрачность процедуры. Поставщики могут свободно присоединяться к процедуре ЗМО через электронные магазины и ЭТП. Теплого личного контакта с крупной компанией или госучреждением больше не требуется.
• С помощью цифровых решений поставщик сокращает расходы. Автоматизация рутины экономит время сотрудников, а инструменты на базе ИИ позволяют изучать рынок и продавать товары по лучшей цене.
• Работа на ЭТП и в электронных магазинах с ЭДО, цифровой аналитикой и другими встроенными решениями помогают снизить риск ошибок. Это очень важно в контексте ЗМО — даже незначительные оплошности, например, ошибки в документах, создают серьезные риски, от попадания в реестр недобросовестных поставщиков до уголовного дела. Цифровизация сводит риски к минимуму, помогает познакомиться с закупочными процедурами. В дальнейшем поставщик может расширять географию сбыта, находить новых заказчиков или участвовать в закупках на более крупные суммы.