Роботы и люди: как оптимизировать работу HR-отдела за три шага
Изображение создано нейросетью Pikaso, www.freepik.com
Чем занимается отдел HR?
Если кратко, то всем жизненным циклом работника в компании. Начиная с той стадии, когда сотрудник откликается на вакансию, до увольнения:
- Подбор персонала: сотрудники получают информацию о необходимой вакансии, оформляют ее и размещают на специальных платформах. После этого собирают отклики и проводят первичные собеседования.
- Адаптация принятых сотрудников: новых коллег важно плавно включать в рабочий процесс, чтобы они сразу не сбежали от обилия задач или не заскучали. От этого может зависеть весь будущий успех сотрудника и темп работы всего отдела.
- Performance Review: после адаптации HR-отдел в целом следит за результатами как новичка, так и всех остальных сотрудников. По критериям эффективности работы можно построить дальнейшие планы компании или скорректировать размер заработной платы. Не менее важен процесс оценки компетенций: HR-сотрудники с помощью разных методов оценивают как успехи на рабочем месте, так и другие компетенции. Например, софт-скилс.
- Увольнение: здесь ситуация схожа с адаптацией. Сотрудника необходимо вывести из процесса максимально плавно и безболезненно для всех. А также подобрать нового человека на замену. 5. Кадровый документооборот: в HR также входит отдел кадров. Его сотрудники занимаются всеми документами: трудовыми договорами, необходимыми справками, заявлениями на отпуск. Нередко HR включает в себя и службу АХО, чтобы у сотрудников всегда было комфортное рабочее место.
Какие сложности могут возникать
HR-отдел ежедневно сталкивается с разными и часто нестандартными задачами. Проблемы могут возникнуть везде — например, при подборе персонала.
- HR-директор видит, что отдел работает плохо
Бывает, что вакансии закрываются медленно или новые сотрудники жалуются, что они не получили онбординг. У этого всегда есть причина, и иногда из-за отсутствия четкой аналитики увидеть ее сложно.
- Вакансии закрываются очень медленно
Если до финального собеседования доходит два человека из ста, значит, что-то точно идет не так. В этой ситуации начальство может ставить под сомнение работу сотрудника, а тот в свою очередь – потерять всю мотивацию закрыть позицию. При этом причина не всегда кроется в недостаточной работе рекрутера, но доказать это затруднительно.
Затраты на рекрутинг слишком высокие
Рекрутинг — это всегда дорого. Если вакансия долго не закрывается, компания теряет деньги. Ускорить этот нелегкий процесс можно благодаря автоматизации. Например, оптимизировать рутинные процессы — скачивание резюме и его перенос во внутреннюю систему, выдачу доступов и базы знаний, согласование и подписи документов. Всё это позволит HR глубже занимались тем, в чем они хороши, — работой с людьми.
Что с этим делать?
Многие проблемы решают систематическая аналитика и отчетность отдела, а также те инструменты, позволяющие экономить время на рутинных задачах. Например, можно определить, на какой из стадий чаще всего выбывают кандидаты на вакансию. А затем пойти дальше — посмотреть, как этот этап организован, кто за него отвечает и кто раньше был за него ответствен. Эта информация поможет разобраться, что идет не так, если позиция закрывается медленно.
Особенно важно это становится для руководителей HR-отдела. Когда команда сталкивается с рабочей проблемой, все подозрения руководителей чаще всего падают именно на сотрудников. Однако проблема может заключаться совсем не в плохой работе.
А еще аналитические данные можно предоставить вышестоящему начальству, чтобы согласовать дальнейшие меры: дополнительное обучение, расширение штата или изменение системы премий.
Однако просто так внедрить эти инструменты нельзя. Что следует сделать в начале:
-
Первый шаг — определить, в каком состоянии находится HR-отдел: какие основные проблемы, на что жалуются сами сотрудники отдела, что говорят другие коллеги. Важно понять, на каком этапе вы находитесь: всё нормально и вы просто медленно работаете, или в отделе хаос. После этого нужно начать вручную или с помощью системы накапливать данные, с которыми уже потом можно будет работать.
-
Когда подтверждения вашей теории скопились, можно приступать к оптимизации. Оптимизация процессов — это не когда система что-то делает за сотрудников, а когда руководителю необходимо сесть и подумать, какие шаги, может быть, надо исключить, изменить или добавить. Например, почему в цепочке согласований десять человек, когда необходимо всего три?
-
После первичной оптимизации можно принимать более кардинальные решения, в том числе встраивать автоматизацию процессов. Для того чтобы эти инструменты работали, необходимо к ним подготовиться и «сделать уборку» в отделе, насколько это возможно. Решения могут быть разными, но важно, чтобы ими было удобно пользоваться. Сейчас можно наблюдать тренд на платформенность программного обеспечения: когда в одном месте собраны все необходимые инструменты. Например, в одной системе можно организовать ведение проектов, работу с заявками во всех подразделениях (ИТ, HR, АХО, бухгалтерии) и автоматизацию других внутренних процессов, например подбора и адаптации для HR-департамента.
Хорошо. А как теперь донести до всех, что оптимизация действительно нужна?
Кажется, что достоинства организации и внедрения инструментов очевидны. Но при этом такой процесс может быть встречен с недоверием как со стороны высшего начальства, так и со стороны самих сотрудников HR-отдела. Что с этим можно сделать?
- Что изменится: если внедрить единую систему автоматизации, все отклики будут собраны в одном месте и ничего не потеряется. А еще автоматизация снижает количество ошибок, сокращает общение через звонки и помогает лучше планировать рабочий день. Руководителям проще контролировать и оценивать работу подчиненных.
- Объяснить, что делать: расскажите, что автоматизация –– это несложный инструмент из ИТ-отдела. Для HR процесс упрощен, и больших сложностей с освоением возникнуть не должно. Делать что-то специфичное не нужно – сотрудникам необходимо просто запомнить базовые действия с заявками.
- Предложить план действий: четкая последовательность задач и сроков поможет коллегам понять, когда и что нужно сделать. Если разбить весь процесс на небольшие этапы, то будет яснее видна цель всей работы.
* * *
Оптимизация работы HR отдела — продолжительный процесс. Если вы понимаете, что что-то идет не так, важно действовать последовательно. Наведение порядка в процессах отдела не только станет прочной основой для дальнейших изменений, но и поможет быстро восстановить эффективность работы.
Опубликовано 15.08.2024
