Пять способов завалить проект внедрения СЭД
Сама по себе тема внедрения систем электронного документооборота не нова. Она довольно часто обсуждалась и в прессе, и в кулуарах разных организаций, как внедряющих у себя СЭД, так и занимающихся внедрением. При этом мой многолетний опыт разработки, внедрения и поддержки различных СЭД в крупных компаниях показывает, что каждый раз и заказчики, и интеграторы-исполнители наступают практически на одни и те же грабли. Что же не так? И на что все-таки надо обратить внимание, чтобы проект внедрения СЭД стал успешным?
Автоматизируйте бумажный документооборот
Автоматизировать бумажный документооборот можно, но это самый верный способ сделать систему малоэффективной. Скорее всего, такая автоматизация успешно решит учетно-контрольную функцию канцелярии, значительно минимизировав потерю документов, поступающих в компанию, и затраты на их обработку (регистрация, сканирование, передачу, печать, поиск), но не позволит правильно организовать совместную работу всех сотрудников компании с электронными документами.
Так что если вас устраивает существующий документооборот и бумажки хорошо «бегают» из кабинета в кабинет — не начинайте проект внедрения СЭД только потому, что это модно или конкуренты уже автоматизировали процесс. Вы потратите деньги и получите систему, которой будут недовольны все — и руководители, и пользователи, и ИТ-службы.
Если же вы хотите стать эффективнее и использовать СЭД не только для учета и движения документов, но и для принятия управленческих решений — не бойтесь меняться и строить новые процессы. Смотрите на электронный документооборот шире, забыв про стандарты и ограничения бумажного оборота.
Делайте все, как было в старой СЭД
Поверьте, реализовать можно все — это лишь вопрос денег, сроков и целесообразности. Помните, как в мультфильме про мужика, который из одной шкуры захотел сшить сразу восемь шапок? Портной-то с задачей справился, но вот только ни одна из них на голову мужика не налезала. Так и с внедрением СЭД — как бы вместо новой хорошей системы, не получить две плохо работающие.
Начиная проект внедрения с целью заменить уже существующую и по ряду причин не устраивающую систему электронного документооборота, весьма важно подавить великое желание сделать всё, как было в старой СЭД. При этом очень часто мы пытаемся забрать из старой СЭД не актуальное и ценное, а мелочи, к которым привыкли — расположение меню, кнопок, специфичный для данной платформы функционал. Функции старой платформы, в свою очередь, могут накладывать некие ограничения на решения бизнес-задач в новой СЭД. Эти «недоработки», к которым пользователи привыкли, могут быть перенесены на новую платформу, так как разработчики не рассмотрят новых вариантов решения задачи. Не забывайте о глобальных целях, напоминайте себе о предстоящих задачах, не упускайте из виду проблемы, имеющиеся в действующей системе.
Попытайтесь понять, что к новому облику вы быстро привыкнете, а вот со старыми проблемами в новой СЭД будет жить тяжело.
Распределите ответственность за внедрение между подразделениями
Система без одного ответственного заинтересованного бизнес-заказчика как дитя у семи нянек, всегда без глаза.
Система обязана и может решать задачи различных подразделений и разных людей, но непременно должен быть тот, кто берет на себя ответственность и принимает итоговое решение в спорных ситуациях. Ни одна внешняя компания не решит ваши внутренние вопросы. Исполнитель может и должен советовать, подсказывать плюсы и минусы различных бизнес-идей и их реализуемость, непротиворечивость, но финальное решение всегда нужно принимать кому-то одному в вашей компании. При этом важно, чтобы этот человек был грамотным и способным слышать аргументы всех заинтересованных сторон.
Еще на старте проекта определите одного бизнес-заказчика, отвечающего за общий результат, и наделите его необходимыми полномочиями.
Кастомизируйте по-максимуму
Кастомизация — верный способ загнать себя в угол. Высокая стоимость внедрения и дальнейшей поддержки вам обеспечены, как бывает у любого уникального продукта на рынке. Ведь все уникальное требует соответствующих специалистов и услуг, но вам их смогут предложить далеко не все.
Всегда есть огромное желание сделать особенное решение — под себя, сильно изменив базовый функционал СЭД или платформы, которую выбрали для внедрения. Старайтесь избегать этого и из нескольких предложенных вариантов выбирайте тот, где понадобится меньше кастомизации. Со временем вы оцените данный выбор и сможете даже «посчитать» его в стоимости услуг по поддержке или при переводе системы на более новую версию.
Используйте максимум возможностей СЭД и учитывайте ее ограничения. Помните о цели внедрения и не фиксируйтесь на мелочах.
Не доверяйте исполнителю
Еще один верный способ завалить проект внедрения СЭД — недоверие к исполнителю и желание переложить всю ответственность за результаты внедрения на него.
Если вы или специалисты вашей компании знают, как сделать правильно и лучше — делайте сами без привлечения внешних подрядчиков и полностью отвечайте за результат.
Если все-таки вашей экспертизы недостаточно, выполняйте проект с теми, кому верите, кого считаете профессионалами и к кому готовы прислушиваться. Важно, чтобы ваше доверие было обоюдным и уже на старте проекта вы начали обсуждать возникающие проблемы и открыто могли озвучивать риски и существующие ограничения. Очень часто, как в игре «испорченный телефон», исполнитель получает на вход не задачу, которую надо осуществить, а придуманный уже кем-то способ ее реализации. Вслепую решая проблему, можно получить неожиданный результат.
Необходимо понять, что это ваш общий проект и что без вашего участия, ваших знаний, скорее всего, получится как в басне Крылова про лебедя, рака и щуку — все хотят сделать хорошо, усилий тратится много, а результата нет.
Вместо вывода
Количество способов гораздо больше, чем пять, и данную тему можно продолжить. Причем, скорее всего, это распространяется и на внедрение других крупных систем, которые пронизывают всю компанию. В каждом проекте есть свои нюансы, но все их объединяет одно — они либо успешные, либо нет.
Для компаний, выполняющих внедрение, очень важно анализировать каждый проект и фиксировать уроки — и положительные, и отрицательные, стараясь сделать следующий проект лучше, эффективнее и полезнее. Очень важно на старте проекта тратить время на объяснение и разъяснение решений, которые вы предлагаете. Это вы заняты не первым проектом на данной платформе и знаете, почему нельзя сделать так и к какие негативные последствия возможны. Объясняйте заказчику, ищите совместные решения, честно рассказывайте об ограничениях, озвучивайте риски, предлагайте различные варианты. Там, где нужно, обращайтесь к прототипам — иногда лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. И главное, не опускайте руки и никогда не думайте, что «я предупреждал, не услышали, их проблемы». Поверьте, проблемы будут общие, и хорошо, если и решать придется их именно вам, а не другому исполнителю, так как вы потеряете доверие. Будьте профессионалами и добивайтесь высоких результатов.
Опубликовано 25.03.2015