СЭД вполоборота

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) полон технологических и регуляторных трендов, каждый из которых сулит ему новые, необъятные горизонты развития. Но при этом складывается ощущение, что он застыл на распутье: консервативные пользователи не спешат двигаться в ту или иную сторону, присматриваясь и прицениваясь к открывающимся перед ними возможностям.

Прошедший, 2012 год ознаменовался множество интересных трендов на рынке СЭД. По оценке Сергея Плаунова, руководителя практики BPM и ECM компании КРОК, наиболее заметной тенденцией стала полномасштабная автоматизация процесса документооборота. Если пару лет назад компании в основном дополняли бумажный оборот документов электронным учетом, то теперь документооборот становится действительно электронным. Параллельно расширяется область применения СЭД: такие системы перестают быть исключительно документно-ориентированными и приобретают организаторские функции в рамках компании. С их помощью создаются задачи и подзадачи, распределяемые между сотрудниками, а затем контролируется их исполнение. «Например, для одной газодобывающей компании мы дорабатываем уже внедренную СЭД до функционала case-менеджмента. Это позволит сотрудникам управлять ежедневными задачами, требующими участия коллег, а также вести соответствующий архив документов», — комментирует Сергей Плаунов.

Смена ролей

Постепенное погружение СЭД в бизнес-процессы приводит к изменению роли этих систем. Они превращаются в основу информационной среды предприятия, обрабатывающей документы из различных информационных приложений. В связи с этим, по словам Владимира Сизых (департамент маркетинга «РДТЕХ»), растет спрос на проекты, связанные с интеграцией СЭД и других информационных систем между собой. «Одним из основных трендов рынка СЭД является реализация интеграционных модулей для построения сквозных бизнес-процессов между системами документооборота, финансово-учетными системами, корпоративными порталами и другими корпоративными системами», — подчеркивает Татьяна Миляева, старший менеджер компании AT Consulting. Это приводит к тому, что в СЭД циркулирует все более полная и ценная для компаний информация, требующая повышенного внимания к мерам обеспечения безопасности. «При этом необходимо придерживаться рационального подхода, когда затраты на защиту информации или бизнес-процесса напрямую связаны с ценой ущерба от их потери, разрушения или попадания в чужие руки. Такой подход к защите СЭД пока непривычен, но неизбежен», — убежден Валерий Андреев, заместитель директора по науке и развитию компании ИВК.

Генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев прогнозирует, что по мере изменения роли СЭД и их интеграции в бизнес-процессы предприятий неизбежно усиление аналитических возможностей и поисковых технологий таких систем. Кроме того, появится потребность приведения СЭД в соответствие международным стандартам, что будет особенно востребовано в публичных компаниях. «По нашим прогнозам, вырастет спрос на консалтинговые услуги по постановке и организации документационного обеспечения управления при переходе от регистрации и учета к документообороту в электронном виде, а также спрос на сертификацию ISO», — сообщил Андрей Линев.

Цифровой автограф

Одно из важнейших направлений развития СЭД — использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). По мнению Сергея Гикавчука, директора департамента АСУ компании «АстроСофт», рынок развивается в соответствии с жестким трендом, заданным законом об ЭЦП. «С тех пор как наша правовая система начала принимать документы с ЭЦП в качестве оригиналов, дело пошло. С каждым годом процесс набирает все больший оборот, все больше вендоров старается внедрить в свои системы алгоритмы криптозащиты и ЭЦП. Пять лет назад это было только идеей, а сейчас уже реальность», — подчеркивает Сергей Гикавчук.

Однако, по словам Татьяны Миляевой (AT Consulting), несмотря на то, что практически ни один конкурс по внедрению СЭД не обходится без требования о внедрении ЭЦП с полным переходом на безбумажный документооборот, де-факто процент российских компаний, реально использующих цифровую подпись в повседневной деятельности, до сих пор ничтожно мал. «Согласно нашим исследованиям менее 30% организаций использует усиленную электронную подпись даже внутри организации, с собственным удостоверяющим центром. С появлением регламентов и нормативной базы применения электронной подписи для кросс-организационного документооборота эта ситуация будет меняться, но не быстро. Пока же электронная подпись считается на российском рынке «инновационной» технологией, а потому связанной с большими рисками», — констатирует Виктор Шистеров, руководитель продуктового направления «Платформа Docsvision» компании «ДоксВижн».

«Конечно, можно считать за «привычное использование электронной подписи» сдачу электронной отчетности раз в квартал или применение такой подписи на площадке электронных торгов пару раз в месяц. Но для этих целей достаточно буквально нескольких ключей на компанию, даже крупную. Что же касается применения ЭЦП во внутрикорпоративном документообороте при визировании документов и работе с проектами, то такая модель применения пока больше распространена среди государственных организаций», — отмечает Андрей Балабанов, генеральный директор компании «КС-Консалтинг». По его словам, в коммерческих компаниях внедрение ЭЦП тормозится в основном из-за достаточно хлопотного и дорогого администрирования ее легитимного применения — необходимости четкой регламентации использования ЭЦП, регулярного перевыпуска каждой подписи, а также своевременных действий при компрометации ключа.

Для кардинального изменения ситуации, по оценке Сергея Плаунова (КРОК), нужно создать среду для использования ЭЦП. Особенно это касается внешнего взаимодействия между компаниями и организациями: следует развивать судебную практику, а также выстраивать механизм технической экспертизы.

Холостой обмен

В последние годы государство приложило массу усилий для ускорения перехода на юридически значимый электронный документооборот. К началу 2012 года было практически завершено формирование фундамента нормативной базы для отказа от ряда важнейших бумажных документов, а в мае произошло историческое событие — в России был выставлен и отправлен первый электронный юридически значимый счет-фактура. С этого момента все хозяйствующие субъекты страны получили возможность отказаться от бумажных документов и полностью перевести «первичку» и счета-фактуры в электронный вид. «Это очень важное событие, особенно для крупных розничных компаний. Удобство и простота использования электронного счета-фактуры очень востребовано, но есть целый ряд вопросов, которые пока не решены: например, использование электронных документов на таможне», — подчеркивает Юрий Шойдин, управляющий партнер ООО «1С-Эффективность», член правления СоДИТ.

Эти сложности пока препятствуют массовому распространению электронных счетов-фактур. По словам Татьяны Миляевой (AT Consulting), в ближайшее время переходить на электронную форму обмена счетами-фактурами крупные компании не планируют. «На данный момент практика применения электронного документооборота между организациями только начинает свое развитие, хотя появление нормативных актов и придали некоторый импульс. Медленное развитие связано как с низкой распространенностью электронной подписи в России, так и с большими рисками, которые остаются, несмотря на принятые законы, поскольку фактического применения юридически значимой формы электронного документа, в частности, в судебной практике, пока не существует», — поясняет Виктор Шистеров («ДоксВижн»).

По оценке Андрея Балабанова («КС-Консалтинг»), основным препятствием является то, что обмен счетами-фактурами предполагает схему «многие ко многим». Самые крупные компании могут себе позволить поставить перед фактом своих клиентов и партнеров, что будут направлять им счета-фактуры в электронном виде, но остальным игрокам будет сложно договориться со всеми участниками процесса как и о самом факте перехода на электронный обмен, так и о том, какой именно сервис использовать. «Мы очень медленно, но верно движемся к безбумажному юридически значимому делопроизводству. Это очень трудный и долгий процесс. В Европе уже встречаются банки, где документы подписываются с помощью планшета, на котором сотрудник вводит свою подпись. Документы приходят ему на почту, бумажные экземпляры отсутствуют. Технологически российские ИТ-компании готовы поставлять такие решения, но рынок пока не обладает достаточной степенью зрелости и утверждение формы юридически значимого электронного счета-фактуры приблизит нас к тому светлому будущему, когда для заключения сделки не понадобится принтер», — резюмирует Владимир Сизых («РДТЕХ»).

Облако без штанов

Массовая популяризация концепции облачных вычислений, о которых в последние несколько лет не говорит разве что ленивый, не могла не отразиться на индустрии СЭД: один за другим разработчики выводят на рынок решения для электронного документооборота, способные функционировать в облаке по модели SaaS. Однако такие решения пока не нашли отклик в кругу потенциальных клиентов.

«Массового перехода российских компаний к облачным технологиям для электронного документооборота пока нет, поскольку не все до конца уверены в защите конфиденциальных данных. Кроме того, для России крайне актуальная проблема низкого уровня проникновения каналов связи и отсутствия стабильности в их работе», — отмечает Андрей Панагушин, вице-президент по работе с ключевыми клиентами группы компаний MAYKOR.

По словам Виктора Шистерова («ДоксВижн»), несмотря на интерес к облачным технологиям, российский бизнес не готов перейти на них в ближайшей перспективе. Использование СЭД по модели SaaS может удовлетворить только небольшие компании, которым для организации документооборота зачастую достаточно и неспециализированных, бесплатных сервисов. Для средних же и крупных организаций на первый план выходят вопросы безопасности, и модель SaaS пока не рассматривается ими, поскольку воспринимается как неоправданный риск. Также в данном случае возникает проблема интеграции всех используемых в организации систем автоматизации в единый комплекс, которая хотя и разрешима теоретически, но все же связана с большими рисками и дорогостоящими проектами.

«Мы не используем облачные сервисы, поскольку руководство компании не готово размещать документы вне офиса. Кроме того, пока для нас выгоднее СЭД, установленная на сервере в офисе», — рассказывает Петр Баглай, директор по ИТ компании «ГСА-груп». По его мнению, основным плюсом облачных СЭД является масштабируемость, которая позволяет при необходимости быстро увеличить используемые ресурсы, не заостряя внимания на аппаратной части проекта. Данная модель, по оценке Петра Баглая, оправдана и при наличии распределенной структуры офисов и филиалов, поскольку для подключения новой точки к системе нужно только обеспечить канал связи. К недостаткам же этой модели Петр Баглай относит слабую информационную безопасность, сложную схему доступа к данным при аварийных ситуациях, а также дополнительное звено в лице провайдера облачного сервиса. «Для облаков еще не выработана общепринятая методика построения полной модели угроз, без которой на практике может получиться, что компания тратит все силы на защиту парадного входа в дом, оставляя заднюю дверь открытой», — констатирует Валерий Андреев (ИВК).

Облачный парадокс

Однако, несмотря на недоверие к облачным технологиям, на рынке электронного документооборота возник любопытный парадокс. «Российские компании заявляют, что не готовы применять облачные решения из-за недоверия к хранению персональной информации на внешних ресурсах. Но при этом почти все используют для обмена документами такие бесплатные облачные сервисы, как Gmail, и никаких вопросов не задают», — констатирует Юрий Шойдин (СоДИТ).

По оценке Андрея Балабанова («КС-Консалтинг»), все компании в той или иной степени давно используют элементы облачных СЭД. Жонглируя терминами подобным образом, можно прийти к тому, что если несколько сотрудников в компании хранят свои таблицы Excel или документы Word на таких сервисах, как SkyDrive или Dropbox, то это значит, будто компании уже не обходятся без облачных технологий при работе с документами. «Как показывает практика, массово компании пока не готовы использовать СЭД по модели SaaS и полагаться в ключевых бизнес-процессах на сервис-провайдеров. Причем для в территориально распределенных организациях довольно часто имеются серверы СЭД и удаленная работа ведется с системой через Интернет, в том числе и без установки клиентского ПО», — отмечает Андрей Балабанов. По его словам, подобные проекты, которые принято называть частным облаком, появились на российском рынке еще в начале 2000-х годов.

Валерий Андреев (ИВК) убежден: несмотря ни на что, у облачных СЭД большое будущее, поскольку к преимуществам этой модели относятся простота внедрения, перевод затрат в категорию операционных расходов, возможность работать с СЭД из любой операционной системы, а также снятие с заказчика всех сложностей обслуживания системы (например, резервного копирования и восстановления данных, а также масштабирования инфраструктуры). Однако пока выходит так, что чем более «облачной» является СЭД, тем сложнее организовывать защиту информации в ней, особенно если эта защита должна отвечать принятым в государстве требованиям руководящих документов по обеспечению безопасности информации. Вот почему сегодня многие организации стоят перед выбором: снизить уровень информационной безопасности в системе, но повысить эффективность электронного документооборота или наоборот.

Мобилизация СЭД

Один из глобальных трендов на рынке СЭД, по мнению его участников – развитие решений для обеспечения мобильного электронного документооборота. По прогнозам аналитической компании Gartner, к 2016 году мобильные устройства для работы будут использовать более 40% сотрудников любых компаний. По словам Сергея Гикавчука («АстроСофт»), мобильность ключевых лиц компаний и удаленный доступ к бизнес-информации посредством мобильных устройств – одна из важнейших задач для современного бизнеса. Поэтому компания «АстроСофт» в начале 2013 года приступила к разработке клиентов для оперативного управления и отчетности на платформе Microsoft Windows 8. «Ранее мы вывели на рынок ряд решений для Android и iOS. Уже более года наши клиенты интересуются наличием мобильного клиента различного функционала, поэтому во всех наших продуктах, новых или адаптируемых под свежие версии платформ, мы учитываем возможность создания такого сервиса», — отмечает Сергей Гикавчук.

Все большее количество компаний проявляет интерес к мобильным рабочим местам для СЭД на базе популярных операционных систем для смартфонов и планшетов. Связано это с лавинообразным ростом популярности мобильных технологий. Мобильные рабочие места в СЭД обеспечивают пользователям возможность всегда быть в курсе важных бизнес-процессов, участвовать в принятии управленческих решений в любое время и в любом месте. Они удобны, отличаются лаконичным и интуитивно понятным интерфейсом, предоставляют самые необходимые функции работы с документами в мобильном режиме», — рассказывает Андрей Линев («ИнтерТраст»). По его прогнозам, в перспективе мобильные рабочие места будут востребованы не только среди руководителей, но и среди специалистов всех уровней, участвующих в основных бизнес-процессах компании, то есть оказывающих непосредственное влияние на повышение ее добавочной стоимости.

По словам Михаила Захарова, руководителя продуктового направления АРМ компании «ДоксВижн», мобильность — один из основных трендов развития любых бизнес-приложений, и его влияние на архитектуру СЭД очень велико. Во-первых, архитектура должна поддерживать выделение части СЭД, работающей с мобильными клиентами, в так называемую демилитаризованную, то есть особо выделенную зону, поскольку открывать доступ к внутренней системе извне, даже если она тщательно протестирована, довольно рискованно. Доступ к внутренним ресурсам из демилитаризованной зоны должен быть закрыт. Во-вторых, любой мобильный клиент должен обеспечивать возможность работы в офлайн-режиме. «Именно поэтому использование веб-интерфейса в качестве мобильного клиента непопулярно и не находит широкого применения», — отмечает Михаил Захаров. В-третьих, для мобильного доступа к СЭД должен быть обеспечен высокий уровень безопасности, с поддержкой жесткой авторизации и шифрования соединения. «Кроме того, мобильные устройства имеют еще одну неприятную особенность: их можно потерять. И если пользователь СЭД имеет локальную копию данных, а это крайне важно для его работы, то нужно эти данные защищать как минимум с помощью шифрования на самом устройстве. В идеале же надо иметь возможность дистанционного удаления данных на потерянном устройстве из административной консоли СЭД», — комментирует Михаил Захаров. Наконец, в-четвертых, работа мобильных клиентов, которые поддерживают офлайн-режим, всегда асинхронна. Это накладывает дополнительное требование к архитектуре СЭД: в частности, в нее должен быть заложен функционал разрешения конфликтов данных, поскольку вероятность одновременного изменения одного и того же объекта СЭД несколькими пользователями достаточно высока.

Временный стационар

По словам Сергея Плаунова (КРОК), мобильный клиент уже стал базовой опцией всех современных СЭД. Однако на практике такими решениями пользуются лишь единицы. «Сегодня мобильный СЭД нужен единичным сотрудникам, которым требуется в командировке оперативный доступ к документам», — констатирует Петр Баглай, директор по ИТ компании «ГСА-груп».

По оценке Владимира Сизых («РДТЕХ»), мобильный доступ к СЭД пока мало распространенное явление в компаниях, поскольку его обеспечение внутри организации требует затрат на обновление систем и закупку дополнительного оборудования. Михаил Захаров («ДоксВижн») подчеркивает, что поддержка мобильного документооборота не играет ключевую роли при выборе СЭД, в первую очередь из-за низкого уровня вовлечения мобильных устройств в бизнес-процессы. «Заказчик попросту не всегда видит выгоду от их использования. Также пока на рынке отсутствует наработанная практика администрирования мобильных платформ, вот почему проникновение мобильных устройств в бизнес-процессы началось с собственных гаджетов сотрудников», — добавляет Михаил Захаров.

Тем не менее, участники рынка сходятся во мнении, что постепенно наличие функциональности работы с мобильными устройствами будет приобретать все большую важность. Основным фактором, который разжигает интерес компаний к этому функционалу, является все большее проникновение мобильных устройств в повседневную жизнь. Причем заказчикам зачастую нет необходимости приобретать их, поскольку они уже есть у сотрудников.

Действие и противодействие

Несмотря на радужные оценки перспектив и многочисленных путей развития рынка СЭД его участниками, в России до сих пор остается целый пласт предприятий и организаций, которые не только не спешат переходить на электронный документооборот, но и противятся этому по объективным и субъективным причинам. К объективным причинам относится специфика деятельности: к примеру, оборонная промышленность оперирует документами с грифами «Для служебного использования», «Секретно» и т. д. «Пока в оборонных предприятиях будет доминировать Microsoft Windows и не будет разработана собственная, российская операционная система для локальных станций и серверных платформ, перевод стратегически важных документов в электронный вид не только невозможен, но и очень опасен для национальной безопасности», — подчеркивает Николай Бутусов, член Spb CIO Club.

К субъективным же причинам относится противодействие со стороны отдельных руководителей компаний. «Централизованное ведение операционного документооборота на стандартизированном программном обеспечении будет способствовать увеличению прозрачности деятельности предприятий и лишит их руководство возможности манипуляции с документами, что для многих нежелательно. Как и сокращение персонала, к которому неминуемо ведет любая автоматизация рутинной работы», — отмечает Николай Бутусов.

По оценке Андрея Балабанова («КС-Консалтинг»), рынок СЭД в России формируется в основном государственными и муниципальными заказчиками, и значительный вклад в его развитие в течение 2013 года тоже внесут именно они. «Для них, судя по всему, год пройдет под знаменем наработки реальной практики электронного взаимодействия, причем не только в части оказания госуслуг», — уверен Андрей Балабанов. «Я не ожидаю глобальных изменений на рынке, хотя его рост, по моему мнению, продолжится и составит 20–25%. Наибольшее влияние на развитие СЭД оказывает государство, которое неплохо осведомлено о том, что нужно сделать для прогресса электронного документооборота в России», — убежден Андрей Панагушин, вице-президент по работе с ключевыми клиентами группы компаний MAYKOR.

ЦИТАТЫ:

Владимир Сизых, департамент маркетинга «РДТЕХ»:

«Отмечу нарастающий интерес рынка к новому классу продуктов — DOCCM (Document Output for Customer Communications Management) — решениям для создания, форматирования, персонализации и распространения контента с целью взаимодействия с заказчиками и улучшения качества обслуживания».

Татьяна Миляева, старший менеджер компании AT Consulting:

«До сих пор бумажные документы с «живыми» подписями пользуются большим доверием, чем электронные с ЭЦП».

Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании КРОК:

«Возможность электронного обмена юридически значимыми документами между компаниями может значительно ускорить бизнес-процессы и повысить эффективность взаимодействия контрагентов».

Валерий Андреев, заместитель директора по науке и развитию компании ИВК:

«Темп фактического внедрения юридически значимого электронного документооборота все еще слишком отстает от потребностей реальной жизни».

Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст»:

«Технологически поставщики и потенциальные пользователи облачных СЭД готовы к их массовому внедрению: нужно лишь преодолеть стойкие стереотипы о низком уровне безопасности подобных решений».

Сергей Гикавчук, директор департамента АСУ компании «АстроСофт»:

«По нашим оценкам к переходу на облачные сервисы СЭД не готова ни одна компания из среднего и крупного сегментов рынка». 

Виктор Шистеров, руководитель продуктового направления «Платформа Docsvision» компании «ДоксВижн»:

«В 2013 году можно ожидать существенного роста предложений СЭД по моделям SaaS и PaaS».

Юрий Шойдин, управляющий партнер ООО «1С-Эффективность», член правления СоДИТ:

«Для компаний с развитой системой контроллинга использование мобильных приложений СЭД стало необходимостью».

Андрей Панагушин, вице-президент по работе с ключевыми клиентами группы компаний MAYKOR:

«Потребность в мобильном доступе к СЭД на рынке, несомненно, есть, особенно с учетом тренда BYOD, но заказчики еще плохо осознают ее, они еще не «созрели».

Андрей Балабанов, генеральный директор компании «КС-Консалтинг»:

«Рынок СЭД в России формируется в основном государственными и муниципальными заказчиками, и основной вклад в его развитие в течение 2013 года тоже внесут именно они»